Comment créer une formation au SIRH efficace ?

Erreurs de saisie sur le SIRH, mauvaise utilisation des fonctionnalités ou encore abandon du logiciel… Les problématiques qui peuvent survenir à la suite de la mise en place d’un SIRH sont nombreuses. Pour les pallier, la formation est indispensable : elle permet aux utilisateurs de mieux prendre en main et adopter le logiciel RH, et elle vous permet de pérenniser votre projet SIRH.

Mais, comment s’y prendre concrètement ?

Pour créer une formation SIRH efficace, il faut procéder étape par étape.

1. Définissez les objectifs de votre formation au SIRH. 
2. Récoltez les contenus nécessaires à la conception de la formation.
3. Concevez le(s) module(s) de formation.
4. Testez, ajustez et déployez le(s) module(s) de formation au SIRH.
5. Mesurez le ROI de la formation mise en place.

On vous explique tout ci-dessous. (Petit bonus en fin d’article : on vous explique comment intégrer votre formation à votre SIRH !)

Définir les objectifs de votre formation SIRH

La première étape pour créer une formation SIRH efficace consiste à définir les objectifs de votre formation. La raison ?

Ce n’est qu’en définissant clairement les objectifs de votre formation au SIRH que vous pourrez les atteindre.

Et pour cause, les objectifs fixés vous permettront de mettre en place un accompagnement adapté selon vos enjeux et ceux des utilisateurs finaux. Mais, comment s’y prendre concrètement ?

Posez-vous une question simple : à quel enjeu doit répondre votre formation au SIRH ? Il peut s’agir d’enjeux pour les utilisateurs de l’outil mais aussi pour le Département Formation.

Les enjeux de la formation au SIRH centrés sur les utilisateurs finaux :

• Améliorer l’onboarding des nouveaux utilisateurs sur le système d’information.
• Former les collaborateurs au SIRH efficacement pour qu’ils soient opérationnels plus rapidement.
• Accompagner les utilisateurs face aux mises à jour régulières sur le SIRH (en mode SaaS).
• Favoriser l’uniformisation des processus RH. 

Les enjeux de la formation au SIRH centrés sur les Responsables Formation :

• Réduire le temps consacré à la création et la mise à jour des contenus de formation au SIRH.
• Rendre la formation au SIRH plus efficace et engageante.
• Réduire les coûts en formation au SIRH.

Autant d’objectifs auxquels votre formation peut répondre selon les enjeux de votre entreprise et des collaborateurs.

Exemple : définir les objectifs de votre formation au SIRH Workday

Parce qu’un exemple vaut mille explications, essayons de définir les objectifs d’une formation pour le SIRH Workday. Si vous deviez définir les objectifs de votre formation au SIRH Workday, vous pourriez par exemple vous poser les questions suivantes.

• Quelles sont les principales problématiques des collaborateurs sur le SIRH Workday ? 
• Quelles sont les fonctionnalités indispensables de Workday que les collaborateurs doivent maîtriser ? 
• Quelles sont les fonctionnalités qui posent systématiquement un problème aux collaborateurs lors de l’utilisation du SIRH ? 

Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous pourrez définir des modules de formation à créer pour chaque problématique et fonctionnalité identifiées. Par exemple, vous pourrez créer des modules pour répondre à des difficultés de prise en main sur les fonctionnalités suivantes de Workday : 

• La mise à jour de contrats, 
• La modification des données personnelles,
• La proposition de rémunération à l’embauche, 
• l’affectation d’une convention collective. 

Ce qui nous amène à notre deuxième point : la conception de votre formation au SIRH. 

2. Concevoir votre formation au SIRH pas à pas

Vous souhaitez créer un module efficace pour former vos collaborateurs à votre logiciel SIRH ? Alors faites simple.

1. Récoltez les contenus 

Commencez par consulter les différentes équipes afin de récolter d’éventuels contenus déjà créés. Ces derniers pourront vous aider lors de la création de votre module de formation. 

2. Concevez votre module de formation

Une fois que vous avez récolté les contenus nécessaires, vous pouvez passer à la conception. Pour cela, expliquez le processus à suivre étape par étape. Il s’agit de guider vos collaborateurs pas à pas dans la prise en main de leur SIRH. Mais, ce n’est pas tout. 

3. Testez votre module de formation

Une fois votre module de formation créé, il est temps de le tester. Pour cela, faites-le essayer à un groupe de collaborateurs qui vous feront remonter les éventuelles optimisations. Vous pourrez alors l’ajuster avant de le diffuser auprès de l’ensemble des utilisateurs du SIRH au sein de l’entreprise. 

3. Mesurer le ROI de votre formation

Vous pensiez que c’était fini ? Pourtant, il reste encore… le ROI ! Pour mesurer l’efficacité de votre formation, il est essentiel d’en mesurer les retombées. Pour cela, commencez par définir des indicateurs de performance (KPI). Ces derniers vous permettront de mesurer l’efficacité de votre formation au SIRH de façon précise après sa mise en place.

Entre autres, la mesure du ROI de votre formation vous permettra de répondre aux questions suivantes.

• Est-ce que la formation répond aux objectifs fixés ?
• Est-ce qu’il y a des ajustements à faire sur les différents modules de formation ? Si oui, lesquels ? 
• Est-ce que les collaborateurs utilisent mieux leur SIRH ?

En somme, cela vous permettra d’identifier des axes d’amélioration précis pour optimiser votre formation au SIRH en continu. 

Vous l’aurez compris, une formation au SIRH efficace doit répondre à des objectifs précis, être évaluée et ajustée au fil du temps. Mais, ce n’est pas tout.

4. Créer une formation intégrée au SIRH

Une formation au SIRH efficace, c’est aussi une formation personnalisée, actualisée et accessible. Pour ce faire, rien de tel qu’une formation directement intégrée au SIRH. Vous vous demandez comment c’est possible ? On vous explique tout dans cette partie bonus.

Créer une formation intégrée au SIRH avec Lemon Learning

Avec Lemon Learning, vous pouvez mettre en place une formation au SIRH efficace en toute simplicité. Le principe ? De votre côté, vous créez des modules de formation au SIRH directement depuis ce dernier en quelques clics. De leur côté, les utilisateurs se forment pas à pas au SIRH en temps réel grâce à des guides interactifs accessibles directement depuis le SIRH. Et les avantages sont nombreux. 

À la clé ? 

• Une formation disponible directement depuis le SIRH.
• Une formation simple, ludique et rapide avec les guides interactifs embarqués. 
• Un onboarding utilisateur instantané, accessible dès la première utilisation du SIRH. 
• Une formation au SIRH accessible en temps réel. 
• Des contenus personnalisables selon populations d’utilisateurs. 
• Une documentation facile et rapide à mettre à jour.
• Une réduction du temps de formation et des coûts.

Besoin d’un exemple concret ? 

Formation intégrée au SIRH : l’exemple des guides interactifs sur Talentsoft

Vous souhaitez expliquer à vos collaborateurs comment s’inscrire à une séance de formation, revoir un entretien, assigner des objectifs à son équipe, ou encore mettre à jour ses souhaits de mobilité sur Talentsoft ?

Avec Lemon Learning, il suffit de quelques clics pour créer un guide interactif ! Depuis votre SIRH, il vous suffit de créer les étapes de votre guide pas à pas, en suivant les étapes chronologiques du processus que vous voulez expliquer. Le grand plus ? L’interaction !

Grâce à notre solution, vous pouvez dynamiser vos modules de formation avec des contenus tels que des images, des GIFs ou encore des vidéos. Mieux, vous pouvez créer des notifications push et y intégrer des sondages pour communiquer directement avec vos utilisateurs ! Autre chose ? Vous pouvez adapter votre guide au profil de vos utilisateurs en personnalisant la langue, le département ou encore le rôle de vos collaborateurs. 

Résultat ? Votre formation au SIRH est vraiment efficace, car elle répond aux enjeux de vos collaborateurs et aux vôtres, à la fois en matière de formation et d’outils !

C’est d’ailleurs ce qu’a réussi à faire DPD qui a simplifié l’utilisation de son SIRH Octime et réduit de 70 % ses demandes en support grâce à Lemon Learning. 

Simple et à la portée de tous, la création d’une formation au SIRH peut changer le quotidien de vos collaborateurs sur leur outil. Grâce aux plateformes d’adoption digitale comme Lemon Learning, vous pouvez désormais former vos collaborateurs directement depuis leur SIRH. Plus besoin de sortir de l’outil, l’information est à l’endroit exact où ils se trouvent ! A la clé ? L’adoption de votre SIRH !