Programa de gestión del cambio: acompañamiento, formación y comunicación

Según McKinsey, el 70% de los proyectos de gestión del cambio fracasan, principalmente debido a la resistencia de los empleados.

Como vimos en el artículo anterior de esta serie, antes de ser organizativo, el cambio es ante todo humano y cultural. ¿Cómo lograr, entonces, que los empleados sean impulsores y garantes de un cambio efectivo?

En esta segunda entrega de una serie de tres artículos, Lemon Learning expone las tres claves de una gestión del cambio exitosa: el acompañamiento, la formación y la comunicación. El objetivo es ofrecerte consejos prácticos para construir un sistema de gestión del cambio eficaz.

Identificar las necesidades de los empleados y establecer un sistema de acompañamiento a medida

Para ofrecer un acompañamiento personalizado, primero hay que detectar las necesidades reales de los empleados. El punto de partida es un estudio de impacto: un análisis de los microcambios que genera el proyecto para cada una de las personas implicadas. Cada microcambio deberá ir acompañado de una acción concreta: un eje de comunicación, una acción formativa, la puesta en marcha de nuevos procesos, etc.

En una lista exhaustiva, enumera los cambios por departamento siguiendo esta tipología:

• Cambios en las competencias: ¿qué conocimientos y capacidades técnicas necesitarán los empleados?
• Cambios en los procesos: ¿qué dinámicas y procedimientos se transformarán como resultado del cambio?
• Cambios en los puestos de trabajo: ¿qué funciones se verán afectadas? ¿Cuáles surgirán de nuevas?
• Cambios en los KPI: ¿cómo afectará el proyecto a la evaluación del rendimiento de cada empleado?
• Cambios en las herramientas: ¿qué herramientas desaparecerán o emergerán en el día a día? ¿Cuáles se sustituirán?
• Cambios culturales: ¿se verán afectados la cultura y los valores corporativos?
• Cambios de comportamiento: ¿qué actitudes y formas de trabajar habrá que fomentar para que el cambio sea duradero?
• Cambios de poder: ¿será necesario modificar o adaptar la estructura jerárquica o de gestión de la organización?

Anticipar la resistencia al cambio y preparar un plan de comunicación

Uno de los principales retos de cualquier proyecto de gestión del cambio es la necesidad de comunicar sobre una realidad todavía incierta, con variables que pueden alterar el proyecto en cualquier momento: riesgos, retrasos, imprevistos. Por eso, aunque es fundamental contar con un plan de comunicación bien estructurado, este debe diseñarse con suficiente flexibilidad para adaptarse a la evolución del proyecto.

La comunicación es uno de los factores clave del éxito. Mantén conversaciones periódicas con los empleados a lo largo de todo el proceso, a través de cuestionarios regulares o de reuniones organizadas por los responsables operativos. Esto te permitirá identificar resistencias y responder a ellas con mensajes y cifras clave preparados de antemano.

Para comunicar de forma óptima con los distintos interlocutores, diversifica los formatos y canales:

• En el lanzamiento del proyecto, elabora un kit de comunicación que explique los beneficios del cambio, el papel de cada persona y las fechas clave.
• Organiza talleres con grupos reducidos antes y después del lanzamiento. Formados por un panel representativo de empleados, estos grupos sirven para contrastar hipótesis antes de desplegarlas a gran escala.
• Comunícate con los usuarios directamente en sus herramientas gracias a las notificaciones y los tooltips de Lemon Learning. Puedes enviar mensajes en el momento adecuado y a la categoría de usuarios correcta, logrando así una comunicación específica y personalizada.

Preparar la puesta en marcha y crear planes de formación adaptados

Una vez identificadas las necesidades de los empleados y las posibles resistencias, el plan de formación es el paso final para garantizar la durabilidad del cambio. Es esencial determinar las necesidades formativas de cada departamento afectado en tres dimensiones:

• Conocimientos teóricos: ¿qué elementos culturales o de contexto tendrán que asimilar los empleados?
• Competencias técnicas: ¿qué capacidades operativas son necesarias para poner en marcha el cambio?
• Competencias personales: ¿qué comportamientos o formas de pensar hay que integrar para que el cambio sea sostenible en el tiempo?

El 36% de los empleados afirman no saber dónde se encuentra la información necesaria para realizar su trabajo (Fuente: Dynamic Signal).

En un contexto en el que proliferan las modalidades formativas, Lemon Learning ofrece una solución que aborda los problemas de formación y adopción de software en las organizaciones. Proporciona a los usuarios el contenido formativo adecuado en el momento oportuno, integrado directamente en las herramientas de uso cotidiano. Con planes de formación personalizados y soporte en situaciones reales, Lemon Learning ayuda a millones de usuarios a apropiarse de sus herramientas digitales.

¿Quieres profundizar en las fases de la gestión del cambio? Consulta nuestra guía sobre las claves para una gestión del cambio exitosa en la empresa.