Aprendizaje Digital: las 4 mejores soluciones para formar a tus empleados en software

En las empresas actuales conviven múltiples herramientas digitales: espacios de trabajo digital, HRIS, ERP, sistemas de información de compras, CRM... Sin embargo, no todas son dominadas por los empleados, y muchas quedan en el olvido por simple desconocimiento.

Con la transformación digital en pleno apogeo, dominar estas herramientas es más importante que nunca. Las soluciones de aprendizaje digital ofrecen alternativas innovadoras para capacitar a los usuarios en el uso de software corporativo. Estas son las cuatro principales:

1. Plataforma de Adopción Digital (Digital Adoption Platform, DAP)
2. Sistema de Gestión del Aprendizaje (LMS)
3. Plataforma de E-learning
4. Plataforma de Experiencia de Aprendizaje (LXP)

A continuación, analizamos cada una para que puedas elegir la que mejor se adapta a tus necesidades.

1. Plataformas de Adopción Digital (DAP)

Si el nombre no te resulta familiar, conviene conocer en qué consiste esta solución.

Las Plataformas de Adopción Digital (DAP) son soluciones que permiten formar a los usuarios paso a paso en diferentes herramientas digitales gracias a guías interactivas integradas directamente en el software.

Con ellas, los empleados aprenden a utilizar sus herramientas desde dentro de las propias aplicaciones. Usando una plataforma de adopción digital, dominar herramientas como Salesforce CRM, Workday HRIS o Dynamics 365 ERP resulta mucho más sencillo: el usuario dispone de guías paso a paso durante todo el recorrido, sin salir de la aplicación.

Las características de las DAP

Estas son las cinco características más importantes de las Plataformas de Adopción Digital:

1. Formación accesible desde las propias herramientas: los usuarios se forman directamente en su software con guías interactivas integradas.
2. Formación en tiempo real: las guías están disponibles bajo demanda (24/7), en el momento exacto en que el usuario las necesita.
3. Comunicación integrada: los usuarios reciben la información adecuada en el momento oportuno mediante notificaciones emergentes.
4. Fácil de actualizar y personalizar: los responsables de formación pueden actualizar y adaptar el contenido en pocos clics.
5. Mejora de la adopción digital: el diseño interactivo y personalizado acorta el proceso de adopción y mejora el uso de las herramientas a largo plazo.

En definitiva, las DAP combinan el apoyo personalizado al usuario con la optimización de la formación digital en términos de coste y tiempo. Son la solución ideal para configurar y mejorar la formación en herramientas como el espacio de trabajo digital, el SIRH, el CRM, el ERP o el sistema de información de compras.

Caso práctico: formación de usuarios en software corporativo

Lo que debes saber sobre las DAP: aunque son la solución más adecuada para la formación en software, no cubren competencias ajenas a las herramientas digitales. No obstante, pueden aplicarse en paralelo con otros sistemas formativos, como la formación presencial, en lo que se conoce como aprendizaje combinado o blended learning.

2. Learning Management System (LMS)

El LMS (Sistema de Gestión del Aprendizaje) es una solución que permite gestionar todos los cursos de formación y hacer un seguimiento del progreso de los empleados desde una única plataforma.

Las características de los LMS

Entre sus principales funcionalidades, el LMS permite:

• Gestionar la estrategia de formación y todos sus aspectos administrativos (presupuesto, planificación, informes, etc.).
• Centralizar todo el contenido formativo (módulos, herramientas de evaluación, etc.).
• Reunir a todos los implicados en la formación (formadores, alumnos, gestores) para un seguimiento más eficaz.
• Fomentar la comunicación y colaboración entre las partes interesadas (comunidad virtual, mensajería, blog).

En resumen, el LMS permite gestionar toda la estrategia de formación de principio a fin.

Caso práctico: gestión de la estrategia de formación dentro de la empresa

Lo que debes saber sobre los LMS: están diseñados para gestionar cursos a distancia en los que los alumnos adquieren conocimientos teóricos de forma autónoma (incorporación, seguridad, formación obligatoria). No son, por tanto, el sustituto idóneo para la formación en habilidades técnicas prácticas. Al igual que las DAP, pueden combinarse con otros módulos formativos mediante un enfoque de blended learning.

3. Plataformas de E-learning

La plataforma de E-learning es una solución de formación en línea que permite a los empleados o estudiantes formarse a distancia y de forma personalizada.

Las características del E-learning

Las plataformas de E-learning permiten:

• Ofrecer una amplia gama de cursos a distancia, disponibles en cualquier momento.
• Gestionar el progreso de los estudiantes a través de la plataforma.

En definitiva, estas plataformas favorecen la formación a distancia, autónoma y personalizada.

Caso práctico: formación de empleados en conocimientos teóricos y/o fundamentos de una disciplina.

Lo que debes saber sobre el E-learning: aunque ofrecen una solución adecuada en muchos ámbitos, no son la mejor opción para el aprendizaje de software, ya que la formación se realiza fuera de las propias herramientas digitales. Además, mantener actualizados los contenidos y conseguir la implicación de los empleados requiere un esfuerzo adicional, lo que puede restar eficiencia a la inversión en formación.

4. Learning Experience Platforms (LXP)

Las Learning Experience Platforms son soluciones de aprendizaje personalizadas cuyo objetivo es mejorar la experiencia del empleado, permitiéndole gestionar con autonomía su proceso de aprendizaje mediante la creación, gestión y recomendación de contenidos educativos.

Las características de los LXP

Las principales características de las LXP son:

• Una interfaz centrada en el usuario (intuitiva y personalizada, con recomendaciones basadas en aprendizaje adaptativo y aprendizaje social).
• Una variedad de formatos de contenido educativo (artículos, vídeos, podcasts, etc.).

Si hubiera que comparar las LXP con plataformas conocidas, el mejor ejemplo serían Netflix o YouTube: al igual que ellas, ofrecen una experiencia que se adapta a las interacciones de cada usuario. Así, todos los empleados, usando la misma plataforma, obtienen una experiencia diferente.

Caso práctico: formar a los empleados en habilidades según sus intereses.

Lo que debes saber sobre las LXP: aunque están diseñadas para satisfacer mejor las expectativas de los empleados, un exceso de autonomía puede llevar a que algunos descuiden los contenidos teóricos esenciales para su función.

Comparativa de soluciones de aprendizaje digital: casos de uso

¿Todavía no tienes claro qué solución de aprendizaje digital elegir? La siguiente tabla resume los principales casos de uso de cada plataforma: