¿Por qué Forvis Mazars eligió Lemon Learning?

En Forvis Mazars, la necesidad surgió de una simple observación: nuestro método de formación interna se había quedado obsoleto. Teníamos un formador especializado en TI que incorporaba a los nuevos empleados mediante presentaciones de PowerPoint de 80 diapositivas. En un entorno como el nuestro, caracterizado por una rotación sana pero elevada, sobre todo en auditoría y consultoría, este formato ya no era eficaz. Era demasiado rígido, lento de mantener y, sobre todo, poco adecuado para una generación acostumbrada a la fluidez de la tecnología digital.

Cuando este empleado dejó la empresa, decidimos replantearnos nuestro enfoque. El objetivo era claro: formar a los usuarios directamente dentro de las herramientas, en el momento en que necesitaran ayuda. Con esta idea en mente, nos pusimos en contacto con Lemon Learning.

¿Cómo empezó a trabajar con Lemon Learning?

Primero lanzamos una prueba de concepto (POC) en nuestra aplicación de gestión de compras (USE). El objetivo era doble: probar la herramienta en un entorno real y fomentar la adopción interna. En la prueba participaron 50 usuarios y algunas guías iniciales. La respuesta fue muy positiva y allanó rápidamente el camino para un despliegue completo.

En la actualidad, Lemon Learning está implantado en siete de nuestras principales aplicaciones, incluidas Salesforce, Acuteo, ServiceNow, CJ DeLoupe y otras herramientas internas estratégicas. Esto supone un claro cambio con respecto a nuestros métodos anteriores: los empleados ya no tienen que buscar información en documentos estáticos o en la intranet. La ayuda está ahora disponible directamente en las herramientas que utilizan.

¿Cuáles son los beneficios concretos para Forvis Mazars?

Aunque aún no disponemos de KPI formales, hemos observado una disminución significativa de las solicitudes de asistencia por parte de los equipos de gestión de proyectos y de soporte. Los usuarios son más autónomos, la información fluye más fácilmente y las preguntas teóricas han disminuido considerablemente. Esto ha transformado nuestro enfoque de la formación: ya no dirigimos a los usuarios a manuales en PDF, sino a guías contextualizadas integradas en la interfaz.

Además, la comunicación ha sido un motor clave de la adopción: boletines informativos, notificaciones push integradas en las herramientas y esfuerzos continuos por armonizar la experiencia del usuario en todas las aplicaciones. Esta coherencia ayuda a impulsar la adopción y a crear gradualmente hábitos entre los usuarios.

¿Cómo se organiza la producción de contenidos?

Hemos adoptado un modelo híbrido. Para contenidos delicados o complejos, trabajamos con los equipos de Lemon Learning en proyectos contratados. Esto nos permite avanzar rápidamente con entregas fiables. Para otras necesidades, hemos formado a miembros del equipo interno, como Marine y Clélias, que pueden crear o actualizar guías según sea necesario. Este modelo nos da una agilidad real, incluso con herramientas complejas. En dos semanas somos capaces de producir contenidos pertinentes y eficaces.

¿Cuáles son las perspectivas de futuro?

El despliegue de Lemon Learning en Francia ha sido rápido. A largo plazo, esperamos extender la herramienta a todo el grupo y a otros países. Algunas regiones ya utilizan soluciones similares, pero estamos trabajando para dar a conocer Lemon Learning internamente y construir un enfoque más global.

¿Cómo apoyan el cambio con los usuarios?

La adopción requiere repetición y coherencia. Ver aparecer guías e información sobre herramientas en varias herramientas ayuda a reforzar los hábitos de los usuarios. También hemos dado prioridad a la comunicación regular y visible. Estos esfuerzos son los que marcan la diferencia día a día, ayudándonos a pasar de la dependencia de la línea directa a una cultura de autonomía del usuario.