Le iniziative di trasformazione digitale impongono spesso una scelta diretta tra due potenti categorie di software: il Business Process Management (BPM) e l'Enterprise Resource Planning (ERP). In sintesi, l'ERP funge da sistema di riferimento per i dati aziendali, mentre il BPM governa i flussi di lavoro e le decisioni che fanno avanzare le attività all'interno dell'organizzazione. Risolvono problemi diversi e molte aziende traggono vantaggio dall'utilizzo di entrambi.
Questa guida illustra nel dettaglio cosa fa ciascun sistema, in cosa differiscono, come si confrontano quando si aggiunge il CRM e come decidere quale soluzione è più adatta alla tua organizzazione in questo momento.
Il BPM è una disciplina e una categoria di software incentrata sulla progettazione, l'automazione, il monitoraggio e il miglioramento dei flussi di lavoro che guidano le attività all'interno di un'organizzazione. Una piattaforma BPM consente ai team di modellare visivamente un processo, assegnare attività e approvazioni alle persone o ai sistemi giusti, monitorare l'esecuzione in tempo reale e identificare i colli di bottiglia per un miglioramento continuo.
I punti di forza principali di un sistema BPM includono:
Il BPM generalmente non archivia dati master (registrazioni finanziarie, conteggi delle scorte, contratti dei dipendenti). Il suo compito è orchestrare i dati che risiedono in altri sistemi.
Il software ERP integra le funzioni operative principali di un'azienda in un'unica piattaforma con un database condiviso. I moduli ERP tipici coprono finanza e contabilità, risorse umane, approvvigionamento, supply chain e magazzino, produzione e gestione dei progetti.
La caratteristica distintiva di un ERP è la centralizzazione dei dati. Quando ogni reparto scrive e legge dallo stesso sistema di riferimento, i dati duplicati vengono eliminati, la reportistica diventa coerente e l'analisi interfunzionale diventa possibile. Un'implementazione ERP completa offre anche capacità di pianificazione e previsione, consentendo ai team finanziari di modellare scenari utilizzando dati operativi in tempo reale.
I principali punti di forza dell'ERP includono:
Il compromesso è la rigidità. I flussi di lavoro ERP sono generalmente progettati attorno al modello di best practice del fornitore, e personalizzarli è costoso e dispendioso in termini di tempo. È qui che il BPM aggiunge valore.
ERP e BPM sono complementari, non intercambiabili. Il modo più chiaro per comprendere la distinzione è esaminare tre dimensioni: cosa gestiscono, l'ampiezza della loro influenza e la loro funzionalità principale.
| Dimensione | BPM | ERP |
|---|---|---|
| Scopo principale | Orchestrare e ottimizzare i flussi di lavoro tra sistemi e team | Centralizzare e gestire i dati aziendali e le transazioni |
| Ruolo dei dati | Sposta e trasforma i dati tra i sistemi; non archivia i dati master | Funge da sistema di riferimento; database condiviso unico |
| Ambito del processo | Flussi di processo end-to-end e interdipartimentali | Funzioni dipartimentali (finanza, HR, supply chain, ecc.) |
| Flessibilità | Alta; i processi possono essere riprogettati rapidamente | Inferiore; la personalizzazione è costosa e può influire sugli aggiornamenti |
| Casi d'uso tipici | Flussi di approvazione, processi di conformità, onboarding dei clienti, richieste HR | Chiusura finanziaria, buste paga, gestione delle scorte, approvvigionamento |
| Approccio all'integrazione | Collega più sistemi; si posiziona sopra ERP e CRM | Consolida più funzioni all'interno di un'unica piattaforma |
| Velocità di cambiamento | Rapida; gli strumenti low-code consentono ai business analyst di riprogettare i flussi | Lenta; le modifiche richiedono spesso il supporto del fornitore o attività di sviluppo |
Un ERP centralizza i dati di un'azienda in un unico database, rendendolo la fonte autorevole per i dati finanziari, il numero di dipendenti, i livelli delle scorte e le metriche operative. Il BPM, al contrario, si occupa di come i dati fluiscono tra persone, macchine e sistemi. Il BPM non standardizza l'archiviazione dei dati; facilita la trasmissione e la trasformazione dei dati man mano che il lavoro avanza attraverso un processo definito.
Un ERP è progettato per coinvolgere ogni reparto dell'organizzazione. Il suo obiettivo è garantire che i dati corretti siano disponibili dove necessario, tra HR, finanza, operazioni e altro ancora. Il BPM si concentra sulla coesione tra gli utenti e i loro strumenti, supervisionando come ogni processo si svolge passo dopo passo, che si tratti di un processo che attraversa due reparti o dieci.
Un ERP accompagna le attività operative quotidiane di un'azienda e fornisce l'infrastruttura dati da cui dipendono tali attività. Il BPM mira ad armonizzare i processi aziendali semplificandoli, eliminando i colli di bottiglia e automatizzando le attività ripetitive. Laddove l'ERP impone un modello di transazione standard, il BPM fornisce alle organizzazioni gli strumenti per riprogettare continuamente il modo in cui il lavoro viene svolto.
Quando le organizzazioni valutano il proprio panorama software, il confronto si estende spesso ai sistemi CRM (Customer Relationship Management). Ecco come si relazionano tra loro tutte e tre le categorie.
| Sistema | Focus principale | Utenti principali | Relazione con gli altri |
|---|---|---|---|
| ERP | Centralizzazione dei dati operativi e finanziari | Finanza, HR, operazioni, approvvigionamento | Sistema di riferimento; CRM e BPM si collegano ad esso |
| CRM | Gestione delle relazioni con i clienti, dei lead e delle pipeline di vendita | Vendite, marketing, customer success | Alimenta i dati sui ricavi dei clienti nell'ERP; i flussi di lavoro sono gestiti dal BPM |
| BPM | Orchestrazione di flussi di lavoro e approvazioni interfunzionali | Operazioni, IT, conformità, qualsiasi responsabile di processo | Si posiziona sopra ERP e CRM; regola il modo in cui il lavoro si sposta tra di essi |
Un modo utile per pensarci: l'ERP è dove risiedono i tuoi dati, il CRM è dove vengono gestite le relazioni con i clienti e il BPM è il livello che governa come il lavoro si sposta tra persone e sistemi. Per un'analisi dettagliata della relazione specifica tra CRM ed ERP, consulta il confronto tra sistemi CRM e ERP.
Sì, e questo è lo scenario più comune nella realtà. L'integrazione tra ERP e BPM consente alle organizzazioni di combinare l'affidabilità dei dati di un ERP con la flessibilità dei flussi di lavoro di una piattaforma BPM. Ad esempio, un flusso di lavoro per l'approvazione di un ordine di acquisto può essere modellato e automatizzato in uno strumento BPM, mentre l'ordine approvato viene registrato e monitorato nell'ERP. Il livello BPM gestisce il processo decisionale umano e il routing; il livello ERP gestisce la registrazione finanziaria.
Questo schema di integrazione è particolarmente prezioso quando i flussi di lavoro dell'ERP sono troppo rigidi per soddisfare un requisito aziendale specifico. Invece di personalizzare il core dell'ERP (il che crea rischi durante gli aggiornamenti), le organizzazioni costruiscono il flusso di lavoro flessibile nel BPM e lo collegano all'ERP tramite un'API o un livello di integrazione.
La scelta giusta dipende dalla tua principale sfida aziendale.
Scegliere il sistema giusto è solo il primo passo. Il motivo più comune per cui i progetti ERP e BPM non raggiungono i risultati attesi non è una scelta tecnologica sbagliata, ma una scarsa adozione da parte degli utenti. I dipendenti che non capiscono come utilizzare un nuovo sistema tornano alle vecchie abitudini e i miglioramenti di processo attesi non si concretizzano mai.
"Si tratta di portare gli strumenti all'azienda per aiutarla a fare propri gli strumenti che andremo a mettere in atto."
Sebastien Ponel, DSI, CFAO Healthcare, nel podcast di Lemon Learning
Lemon Learning è una piattaforma di adozione digitale (DAP) che si integra direttamente con le applicazioni web, incluse le piattaforme ERP e BPM. Fornisce guide interattive e flussi di lavoro passo dopo passo ai dipendenti all'interno degli strumenti che già utilizzano, nel momento del bisogno, senza richiedere loro di uscire dall'applicazione. Che la tua organizzazione stia implementando un nuovo ERP, riprogettando i processi in uno strumento BPM o gestendo un più ampio programma di gestione del cambiamento, Lemon Learning aiuta gli utenti a sviluppare fiducia e competenza più rapidamente.
L'ERP non è né un sistema CRM né un sistema BPM, sebbene possa sovrapporsi a entrambi. Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) centralizza i dati e gestisce le funzioni aziendali principali come finanza, risorse umane, acquisti e supply chain. Un sistema CRM (Customer Relationship Management) si concentra sulla gestione delle interazioni con i clienti e delle pipeline di vendita. Un sistema BPM (Business Process Management) governa i flussi di lavoro, le approvazioni e l'ottimizzazione dei processi tra i reparti. Molte organizzazioni utilizzano tutti e tre insieme, impiegando l'ERP come sistema di riferimento, il BPM per gestire i flussi di lavoro interfunzionali e il CRM per gestire i processi rivolti ai clienti.
Qual è la differenza tra SAP e BPM?+SAP è un prodotto software ERP specifico (e una suite software aziendale più ampia) sviluppato da SAP SE, l'azienda tecnologica tedesca. Il BPM, o Business Process Management, è una disciplina e una categoria di software incentrata sulla modellazione, l'automazione e il miglioramento dei flussi di lavoro aziendali. SAP include alcune funzionalità di gestione dei processi integrate, ma una piattaforma BPM dedicata offre una flessibilità molto maggiore per la progettazione, il monitoraggio e l'ottimizzazione dei processi end-to-end su più sistemi, incluso SAP stesso.
Cosa è meglio, BPO o BPM?+Il BPO (Business Process Outsourcing) e il BPM (Business Process Management) hanno scopi diversi e non sono sostituti diretti. Il BPO consiste nell'affidare funzioni aziendali specifiche a un fornitore terzo. Il BPM è una disciplina gestionale e una categoria di software che aiuta un'organizzazione a modellare, automatizzare e migliorare continuamente i propri processi interni. Le organizzazioni utilizzano talvolta gli strumenti BPM per standardizzare i processi prima o durante un'operazione di BPO, quindi i due approcci possono essere complementari anziché in competizione tra loro.
Quanto è difficile il BPM?+La curva di apprendimento del BPM dipende dalla piattaforma e dalla complessità dei processi gestiti. La maggior parte delle moderne piattaforme BPM utilizza designer di flussi di lavoro visivi, low-code o no-code, che consentono agli analisti aziendali di mappare e automatizzare i processi senza una profonda conoscenza della programmazione. La sfida maggiore è tipicamente organizzativa: ottenere il consenso degli stakeholder su come dovrebbero funzionare i processi, mantenere la documentazione dei processi nel tempo e favorire l'adozione da parte degli utenti dei nuovi flussi di lavoro. L'implementazione tecnica è generalmente più semplice rispetto a un'implementazione ERP completa.
Sarah supervisiona tutte le attività di inbound marketing, esplorando i numerosi utilizzi aziendali e gli argomenti legati all'adozione digitale. Le sue esperienze precedenti includono il marketing B2C e di prodotto nel settore del social listening, con l'individuazione di tendenze emergenti del settore.