Il vostro ufficio acquisti è attrezzato per affrontare le sfide future? In un mondo in cui il cambiamento è l'unica costante, i team di approvvigionamento devono dimostrare flessibilità e agilità per far fronte alle perturbazioni.
Un tempo considerato un'unità aziendale focalizzata sulla riduzione dei costi e sulle transazioni, l'approvvigionamento è oggi uno dei processi più strategici all'interno di un'organizzazione. I servizi di approvvigionamento identificano le principali aree di spesa, qualificano i fornitori in linea con gli obiettivi aziendali, stabiliscono relazioni cruciali e gestiscono negoziazioni strategiche. Ma non è tutto.
Secondo KPMG, stiamo assistendo a una "nuova ondata dell'approvvigionamento". Non sorprende che i servizi di approvvigionamento siano considerati i nuovi garanti della crescita nella loro ricerca di:
Per questo motivo, gli strumenti che utilizzate, i processi che mettete in atto e il modo in cui collaborate con le altre unità aziendali sono più importanti che mai. Grazie ai numerosi progetti di e-procurement supportati fino ad oggi, Lemon Learning dispone di una grande esperienza nelle problematiche di approvvigionamento. Offriamo un supporto completo su un'ampia gamma di software di e-procurement, che siano basati su cloud, in modalità SaaS o on-premise. Ciò include Coupa, SAP Ariba, Ivalua, Oracle, Sage, Infor, Synertrade e ServiceNow.
Di seguito condividiamo le nostre chiavi e i nostri consigli per restare competitivi in questa nuova ondata e migliorare i vostri processi di acquisto.
In qualità di responsabile degli acquisti, affrontate sfide costanti per razionalizzare processi complessi, ottenere risultati, ridurre i costi e risparmiare tempo. La trasformazione digitale ha accelerato la necessità di adottare le tecnologie di approvvigionamento in modo più efficace per rispondere a queste pressioni.
Le principali sfide che i responsabili degli acquisti devono affrontare includono:
Se non risolti, questi problemi possono degenerare in perdite costose, aumento dei costi e un impatto diretto sul ritorno sull'investimento.
Gli strumenti di approvvigionamento inefficienti costano alle aziende negli Stati Uniti e in Canada 1,5 miliardi di dollari all'anno, equivalenti a 32 milioni di ore di lavoro perse.
Fonte: Topline Strategy Group
La buona notizia? Esistono chiavi, consigli e una soluzione di adozione digitale specifica per superare queste sfide.
Una piattaforma di adozione digitale (DAP) è specificamente progettata per supportare i vostri utenti e i vostri strumenti. Grazie a procedure guidate interattive, i team degli acquisti, sia interni che esterni, possono integrarsi, formarsi e lavorare contemporaneamente. Avete identificato dei processi inefficienti? Create e inviate guide personalizzabili per qualsiasi processo di approvvigionamento. I vostri utenti sono poco coinvolti? Con guide attivate dall'azione e un approccio "learning by doing", potete migliorare rapidamente la loro padronanza degli strumenti.
Come spiega Laure Diserens, Digital Learning manager di HR Path: "Una piattaforma di adozione digitale è un po' come un GPS applicativo, che guida gli utenti attraverso i processi."
Ogni volta che si qualifica un nuovo fornitore, è necessario eseguire lunghe procedure di sicurezza e compliance. Costruire nuove relazioni con ciascun fornitore è un compito complesso che comporta rischi di alto livello: mitigarli fin dall'inizio richiede di definire le migliori pratiche per l'integrazione dei fornitori.
Create un processo strutturato che vi aiuti a:
Effettuate periodicamente un'analisi SWOT del vostro ambiente e utilizzate i rischi emersi per aggiornare le politiche di approvvigionamento esistenti. Partire da politiche già consolidate vi aiuterà ad allineare i nuovi standard alle esigenze aziendali reali.
Una comunicazione coerente con i team garantisce che tutte le parti interessate siano allineate e contribuisce a un successo duraturo. Ascoltate i vostri collaboratori e i vostri fornitori per identificare punti deboli e procedure inefficienti non appena si manifestano: ordini accidentali, errori di inserimento, mancanza di fiducia con alcuni fornitori. In questo modo è possibile affrontare i problemi prima che si aggravino. Le relazioni con i fornitori sono reciprocamente vantaggiose e devono essere curate con continuità: in caso di perturbazione o conflitto imprevisto, una relazione solida può minimizzare l'impatto sulla catena di approvvigionamento.
Consiglio di Lemon Learning: con una piattaforma di adozione digitale, potete inviare notifiche push in tempo reale, direttamente nello strumento di approvvigionamento.
Considerate il vostro inventario come parte diretta della vostra redditività. Una gestione efficace delle scorte significa non avere né troppe né troppo poche scorte per soddisfare la domanda in un determinato momento. Il modo più preciso per gestire le scorte consiste nell'investire in strumenti dedicati, scelti in base alle specifiche esigenze della vostra azienda, per ridurre al minimo gli errori umani su ordini, scorte e materie prime. Sebbene possa sembrare opportuno immagazzinare di più per superare la domanda, questo approccio comporta anche un aumento dei costi di stoccaggio e immobilizza preziosi flussi di cassa.
Lo sapevate? La regola dell'inventario 80/20 stabilisce che l'80% dei profitti deve provenire dal 20% dell'inventario.
Centralizzare e standardizzare le informazioni è uno dei modi più efficaci per far risparmiare tempo ai vostri utenti. In qualsiasi posizione, trovare e condividere informazioni può richiedere minuti preziosi ogni giorno, che si traducono in ore perse nel lungo periodo.
I dipendenti trascorrono in media 1,8 ore al giorno, ovvero 9,3 ore a settimana, a cercare e raccogliere informazioni.
Fonte: McKinsey
Una soluzione di acquisto centralizzata evita ai vostri team di destreggiarsi tra più strumenti contemporaneamente, migliorando produttività e concentrazione.
I processi standardizzati rappresentano uno strumento prezioso per risparmiare tempo e migliorare la conformità. Applicabili a tutte le unità aziendali, stabiliscono linee guida e riferimenti chiari per monitorare i risultati. Nel campo degli acquisti, i processi interni comuni riducono significativamente gli errori umani su inserimento dati e transazioni. Rappresentano inoltre un ottimo modo per garantire una selezione trasparente ed equa dei fornitori.
Consiglio di Lemon Learning: prima di standardizzare il processo di approvvigionamento, analizzate dove e su quali attività i vostri utenti trascorrono più tempo.
Gli strumenti di approvvigionamento con funzionalità di automazione possono sembrare complessi, ma il beneficio concreto è misurabile. Sfruttare l'assistenza automatizzata per le attività ripetitive può far guadagnare giorni di lavoro nel corso di un anno.
Il 51% delle aziende ha indicato che la principale strategia consisteva nell'investire in tecnologie che automatizzano il processo di approvvigionamento. Le aziende che lo hanno fatto hanno ridotto il costo dalla richiesta all'ordine del 48% e dimezzato il tempo di ciclo delle transazioni.
Fonte: Aberdeen Group
A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, l'integrazione di un nuovo fornitore nel sistema di approvvigionamento può richiedere dai 30 giorni fino a 6 mesi. A differenza della maggior parte degli altri strumenti aziendali, il software di acquisto non viene utilizzato quotidianamente, il che rende necessaria una soluzione di formazione più flessibile e continuativa.
Consiglio di Lemon Learning: potete integrare la formazione direttamente nel vostro strumento di acquisto, consentendo agli utenti di praticare il "learning by doing" a ogni accesso.
Una piattaforma di adozione digitale forma e integra gli utenti in modo autonomo, in tempo reale e ovunque si trovino, tramite guide interattive e un'assistenza disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Le fasi principali includono: identificazione del fabbisogno, selezione e qualifica dei fornitori, negoziazione e stipula dei contratti, emissione degli ordini, ricezione e verifica dei beni o servizi, e infine pagamento e valutazione delle prestazioni del fornitore.
Quali sono gli obiettivi della pianificazione dell'approvvigionamento?+La pianificazione dell'approvvigionamento mira a garantire la disponibilità dei materiali o servizi necessari nei tempi e nelle quantità giuste, minimizzare i costi, ridurre i rischi di fornitura e allineare gli acquisti agli obiettivi strategici dell'organizzazione.
Quali sono le principali strategie di approvvigionamento?+Le strategie più comuni comprendono la diversificazione della base fornitori, la centralizzazione degli acquisti, la standardizzazione dei processi, l'automazione delle attività ripetitive e l'adozione di strumenti digitali di e-procurement per migliorare efficienza e controllo.
Lukas Joseph guida la strategia di inbound marketing e di digital adoption di Lemon Learning. Esplora gli usi concreti delle piattaforme di adozione digitale in azienda e le tendenze emergenti del settore, unendo marketing di prodotto, crescita B2B e formazione degli utenti.