8 chiavi per migliorare il processo di approvvigionamento

Il vostro ufficio acquisti è attrezzato per affrontare le sfide future? In un mondo in cui il cambiamento è l'unica costante, i team di approvvigionamento devono dimostrare flessibilità e agilità per far fronte alle perturbazioni.

Un tempo considerato un'unità aziendale focalizzata sulla riduzione dei costi e sulle transazioni, l'approvvigionamento è oggi considerato uno dei processi più strategici all'interno di un'organizzazione. I servizi di approvvigionamento identificano le principali aree di spesa, qualificano i fornitori in linea con gli obiettivi aziendali, stabiliscono relazioni cruciali e gestiscono negoziazioni strategiche. Ma non è tutto...

La nuova ondata dell'approvvigionamento

Secondo KPMG, stiamo assistendo a una "nuova ondata dell'approvvigionamento". Non sorprende che i servizi di approvvigionamento siano considerati i nuovi garanti della crescita nella loro ricerca di:

• Rafforzare la collaborazione con le unità aziendali e i fornitori
• Puntare sulla creazione di valore duraturo
• Ottimizzare le opportunità per la funzione di approvvigionamento

Per questo motivo, gli strumenti che utilizzate, i processi che mettete in atto e il modo in cui collaborate con le altre unità aziendali sono più importanti che mai. Grazie ai numerosi progetti di e-procurement che abbiamo supportato finora, disponiamo di una grande esperienza in materia di problematiche di approvvigionamento. Da Lemon Learning, offriamo un supporto completo su un'ampia gamma di software di e-procurement, che siano basati su cloud, in modalità SaaS o on-premise. Ciò include Coupa, SAP Ariba, Ivalua, Oracle, Sage, Infor, Synertrade e ServiceNow.

Condividiamo le nostre chiavi e i nostri consigli per restare competitivi in questa nuova ondata e migliorare i vostri processi di acquisto.

Quali sono le sfide dell'approvvigionamento?

In qualità di responsabile degli acquisti, affrontate sfide costanti per razionalizzare i processi di approvvigionamento e acquisto complessi, ottenendo al contempo risultati, riducendo i costi e risparmiando tempo. Da quando la crisi ha accelerato la trasformazione digitale, ha anche evidenziato la necessità di sfruttare meglio e adottare le tecnologie di approvvigionamento per affrontare queste sfide.

Le principali sfide che i responsabili degli acquisti devono affrontare:

• Processi inefficienti e ad alta intensità di manodopera (nonostante l'investimento in strumenti di acquisto adeguati)
• Mancanza di processi standardizzati
• Formazione interna ed esterna inefficace
• Integrazione e supporto complessi per gli utenti occasionali
• Processi di approvvigionamento incoerenti
• Gestione difficile dei fornitori (identificazione del fornitore giusto, monitoraggio delle prestazioni dei fornitori, garanzia di un approvvigionamento stabile di prodotti di qualità, supervisione della base fornitori)

Se non risolti, i problemi possono degenerare in perdite costose, aumento dei costi e un impatto diretto sul vostro ritorno sull'investimento.

Gli strumenti di approvvigionamento inefficienti costano alle aziende negli Stati Uniti e in Canada 1,5 miliardi di dollari all'anno, equivalenti a 32 milioni di ore di lavoro perse.

Source: Topline Strategy Group

La buona notizia? Esistono chiavi, consigli e una particolare soluzione di adozione digitale per superare queste sfide dell'approvvigionamento.

8 modi per migliorare il processo di approvvigionamento

1. Investite in una piattaforma di adozione digitale

Esiste una piattaforma per risolverli tutti! Una piattaforma di adozione digitale (DAP) è specificamente progettata per i vostri utenti e i vostri strumenti. Grazie a procedure guidate interattive, i team degli acquisti (interni ed esterni) possono integrarsi, formarsi e lavorare contemporaneamente. Avete identificato dei processi inefficienti? Create e inviate guide personalizzabili per qualsiasi processo di approvvigionamento. I vostri utenti sono disimpegnati? Con guide attivate dall'azione e un approccio "learning by doing", potete migliorare rapidamente la loro padronanza degli strumenti. Aspettatevi ulteriori informazioni sul DAP distribuite nel corso dell'articolo.

2. Definire politiche di acquisto strategiche

Ogni volta che si qualifica un nuovo fornitore, è necessario eseguire lunghe procedure di sicurezza. Si pensi ora al secondo più grande rivenditore al mondo con 2.800 fornitori in tutto il mondo. Costruire nuove relazioni con ogni fornitore è un compito arduo che comporta molteplici rischi di alto livello, e mitigare questi rischi richiede molte risorse. Invece, attenuateli fin dall'inizio definendo le migliori pratiche per l'integrazione dei fornitori.

Create un processo completo di passaggi per aiutarvi a:

• Formalizzare la pianificazione dell'intero processo (standardizzare i processi, monitorare i dati e ottimizzare le prestazioni)
• Effettuare la dovuta diligenza (evidenziare i criteri del fornitore, verificare la storia del fornitore, gestire i contratti)
• Formare e integrare i fornitori (formare i fornitori sulla vostra piattaforma, standardizzare l'onboarding, comunicare in modo coerente)

Effettuate una nuova analisi SWOT del vostro ambiente e utilizzate i rischi per modificare le politiche di approvvigionamento esistenti. Lavorare a partire da politiche esistenti vi aiuterà ad allineare le nuove politiche alle esigenze aziendali.

3. Comunicate con i vostri team

La comunicazione è fondamentale! Una comunicazione coerente con i vostri team può contribuire a un successo duraturo, garantendo che tutte le parti interessate siano sulla stessa lunghezza d'onda. Ascoltate i vostri team e i vostri fornitori per identificare i loro punti deboli e le loro procedure inefficienti non appena si manifestano. Ad esempio, ordini accidentali o errori, oppure una mancanza di fiducia con alcuni fornitori: in questo modo è possibile affrontare i problemi prima che si aggravino. Queste relazioni sono reciprocamente vantaggiose e devono essere curate su base professionale. In caso di perturbazione o conflitto imprevisto, la vostra relazione potrebbe contribuire a minimizzare l'impatto sulla vostra catena di approvvigionamento o sul vostro settore di attività.

🍋 Consiglio di Lemon Learning: con una piattaforma di adozione digitale, potete inviare notifiche push in tempo reale, direttamente nello strumento di approvvigionamento.

4. Gestire l'inventario

Provate a considerare il vostro inventario come parte della vostra redditività. Una gestione efficace delle scorte significa non avere né troppe né troppo poche scorte per soddisfare la domanda in un determinato momento. Il modo più preciso per gestire le scorte consiste nell'investire in strumenti di gestione delle scorte. Selezionate gli strumenti adatti alla vostra azienda per contribuire a ridurre al minimo gli errori umani: ordini, scorte, materie prime, ecc. Sebbene possa sembrare opportuno immagazzinare di più e superare la domanda, ciò comporta anche un aumento dei costi di stoccaggio, immobilizzando preziosi flussi di cassa.

🍋 Lo sapevate? La regola dell'inventario 80/20 stabilisce che l'80% dei vostri profitti deve provenire dal 20% del vostro inventario.

5. Selezionate lo strumento di approvvigionamento digitale giusto

Centralizzare e standardizzare le informazioni è uno dei pochi modi semplici per far risparmiare tempo ai vostri utenti. In qualsiasi posizione, individuare e inviare informazioni può richiedere preziosi minuti in una giornata, il che equivale a ore nel lungo periodo.

I dipendenti trascorrono 1,8 ore al giorno – 9,3 ore a settimana in media, a cercare e raccogliere informazioni.

Fonte: McKinsey

Lo stesso vale per i software di approvvigionamento. Una soluzione di acquisto centralizzata significa che i vostri team non dovranno destreggiarsi tra più strumenti contemporaneamente, il che contribuirà a migliorare la loro produttività e la loro attenzione complessiva.

6. Standardizzare i processi

I processi standardizzati rappresentano anche un mezzo inestimabile per risparmiare tempo e migliorare la conformità. È un metodo di ottimizzazione applicabile a tutte le unità aziendali. I processi standardizzati possono stabilire linee guida e standard di riferimento per facilitare il monitoraggio dei risultati. Nel campo degli acquisti, questi processi interni comuni possono ridurre significativamente gli errori umani (inserimento dati, transazioni, ecc.). È anche un ottimo modo per creare un processo di selezione trasparente ed equo per i vostri fornitori.

🍋 Un consiglio di Lemon Learning: prima di standardizzare il vostro processo di approvvigionamento, informatevi su dove e su cosa i vostri utenti trascorrono più tempo.

7. Automatizzate i processi che richiedono molto tempo

L'approvvigionamento e i software di automazione aggiuntivi possono sembrare costosi e complessi, ma la realtà è molto più semplice. Come professionisti dell'approvvigionamento, sfruttare l'assistenza automatizzata per le vostre attività complesse può farvi guadagnare giorni nel corso di un anno.

Il 51% delle aziende ha indicato che la loro principale strategia consisteva nell'investire in una tecnologia che automatizza il loro processo di approvvigionamento. Le aziende hanno ridotto il loro costo dalla richiesta all'ordine del 48 % e dimezzato il tempo di ciclo delle transazioni.

Fonte: Aberdeen Group

8. Migliorare la formazione della forza lavoro

A seconda delle dimensioni della vostra organizzazione, l'integrazione di un nuovo fornitore nel vostro sistema di approvvigionamento può richiedere dai 30 giorni fino a 6 mesi (per le grandi aziende). A differenza della maggior parte degli altri strumenti, il software di acquisto non viene utilizzato quotidianamente – giorno dopo giorno – e dovrebbe quindi richiedere una soluzione di formazione più innovativa.

🍋 Consiglio di Lemon Learning: potete integrare la formazione direttamente nel vostro strumento di acquisto, consentendo agli utenti di praticare il "learning by doing", ad ogni accesso.

Una piattaforma di adozione digitale può formare e integrare gli utenti in modo autonomo, in tempo reale ovunque si trovino, tramite guide interattive e un'assistenza disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.