8 Formas de Melhorar o Processo de Compras da Sua Empresa

O seu departamento de compras está preparado para enfrentar os desafios que se avizinham? Num contexto em que a mudança é a única constante, as equipas de aprovisionamento precisam de flexibilidade e agilidade para responder às perturbações com rapidez e eficácia.

Outrora encarado como uma unidade focada na redução de custos e na gestão de transações, o aprovisionamento é hoje um dos processos mais estratégicos de qualquer organização. Os departamentos de aprovisionamento identificam as principais áreas de despesa, qualificam fornecedores de acordo com os objetivos de negócio, estabelecem relações cruciais e conduzem negociações estratégicas.

A nova vaga do aprovisionamento

Segundo a KPMG, estamos a assistir a uma "nova vaga do aprovisionamento". Os departamentos de aprovisionamento são cada vez mais vistos como garantes do crescimento, com foco em:

• Reforçar a colaboração com as unidades de negócio e os fornecedores
• Criar valor sustentável a longo prazo
• Otimizar as oportunidades para a função de aprovisionamento

As ferramentas que utiliza, os processos que implementa e a forma como colabora com outras unidades de negócio nunca foram tão importantes. Na Lemon Learning, apoiámos inúmeros projetos de aprovisionamento eletrónico e dispomos de experiência aprofundada neste domínio. Oferecemos assistência numa vasta gama de software de aprovisionamento eletrónico, quer seja baseado na cloud, em modo SaaS ou em ambiente local, incluindo Coupa, SAP Ariba, Ivalua, Oracle, Sage, Infor, Synertrade e ServiceNow.

Partilhamos as nossas dicas e conselhos para se manter competitivo nesta nova vaga e melhorar os seus processos de compra.

Quais são os principais desafios do aprovisionamento?

Enquanto responsável de compras, enfrenta desafios constantes para racionalizar processos complexos, obter resultados, reduzir custos e poupar tempo. A aceleração da transformação digital veio sublinhar ainda mais a necessidade de explorar e adotar as tecnologias de aprovisionamento de forma eficaz.

Os principais desafios dos responsáveis de compras incluem:

• Processos ineficazes e com grandes exigências em termos de mão de obra, mesmo após o investimento em ferramentas adequadas
• Falta de processos normalizados
• Formação interna e externa ineficaz
• Integração e apoio complexos a utilizadores ocasionais
• Processos de aprovisionamento inconsistentes
• Gestão difícil dos fornecedores: identificação do fornecedor certo, acompanhamento do desempenho, garantia de um aprovisionamento estável e monitorização da base de fornecedores

Quando não são resolvidos, estes problemas podem traduzir-se em perdas dispendiosas, aumento de custos e um impacto direto no retorno sobre o investimento.

As ferramentas de aprovisionamento ineficazes custam às empresas nos Estados Unidos e no Canadá 1,5 mil milhões de dólares por ano, o equivalente a 32 milhões de horas de trabalho perdidas.

Fonte: Topline Strategy Group

A boa notícia? Existem soluções concretas para superar estes desafios, incluindo uma plataforma de adoção digital especificamente concebida para equipas de aprovisionamento.

8 formas de melhorar o processo de aprovisionamento

1. Invista numa plataforma de adoção digital

Uma plataforma de adoção digital (DAP) é especificamente concebida para os seus utilizadores e as suas ferramentas. Através de guias passo a passo interativos, as equipas de compras, internas e externas, podem integrar-se, formar-se e trabalhar em simultâneo. Identificou processos ineficazes? Crie e envie guias personalizáveis para qualquer processo de aprovisionamento. Os seus utilizadores estão pouco comprometidos? Com guias ativados por ação e uma abordagem de learning by doing, é possível melhorar rapidamente o domínio das ferramentas.

2. Defina políticas de compras estratégicas

Sempre que qualifica um novo fornecedor, são necessários longos procedimentos de verificação e segurança. Numa organização de grande dimensão, com centenas ou milhares de fornecedores, construir novas relações caso a caso representa um esforço considerável e encerra múltiplos riscos. A melhor forma de os mitigar é definir desde o início as melhores práticas de integração de fornecedores.

Crie um processo completo de etapas para ajudar a:

• Formalizar o planeamento de todo o processo: normalizar procedimentos, acompanhar dados e otimizar o desempenho
• Realizar a devida diligência: destacar critérios de seleção, verificar o historial do fornecedor e gerir contratos
• Formar e integrar os fornecedores: formar na plataforma, normalizar o onboarding e comunicar de forma consistente

Realize igualmente uma análise SWOT ao seu ambiente atual e utilize os riscos identificados para atualizar as políticas de aprovisionamento existentes. Partir de políticas já estabelecidas facilita o alinhamento com as necessidades reais da empresa.

3. Comunique com as suas equipas

Uma comunicação consistente com as suas equipas garante que todas as partes interessadas estão alinhadas e contribui para um sucesso duradouro. Ouça as suas equipas e os seus fornecedores para identificar pontos fracos e procedimentos ineficazes à medida que surgem, como encomendas acidentais, erros de introdução de dados ou falta de confiança com determinados fornecedores. Tratar os problemas cedo evita que ganhem dimensão. Em caso de perturbação ou conflito imprevisto, uma relação sólida pode minimizar o impacto na sua cadeia de aprovisionamento.

🍋 Dica Lemon Learning: com uma plataforma de adoção digital, pode enviar notificações push em tempo real, diretamente na ferramenta de aprovisionamento.

4. Gira o inventário com rigor

Encare o seu inventário como parte da sua rentabilidade. Uma gestão eficaz dos stocks significa ter o nível certo de existências para responder à procura em cada momento, nem a mais nem a menos. Invista em ferramentas de gestão de stocks adequadas à dimensão da sua empresa para minimizar erros humanos em encomendas, stocks e matérias-primas. Embora possa parecer prudente armazenar em excesso, isso implica custos de armazenamento acrescidos e imobilização desnecessária de tesouraria.

🍋 Sabia que? A regra de inventário 80/20 estipula que 80% dos seus lucros devem provir de 20% do seu inventário.

5. Selecione a ferramenta de aprovisionamento digital adequada

Centralizar e normalizar a informação é uma das formas mais eficazes de poupar tempo às suas equipas. Em qualquer função, localizar e partilhar informação pode consumir minutos preciosos em cada dia, o que equivale a horas perdidas ao longo do ano.

Os colaboradores passam em média 1,8 horas por dia, ou seja, 9,3 horas por semana, a pesquisar e a recolher informações.

Fonte: McKinsey

O mesmo se aplica ao software de aprovisionamento. Uma solução centralizada significa que as suas equipas não têm de gerir várias ferramentas em simultâneo, melhorando a produtividade e a concentração globais.

6. Normalize os processos de compra

Os processos normalizados são uma forma inestimável de poupar tempo e melhorar a conformidade, aplicável a todas as unidades de negócio. Permitem estabelecer diretrizes e referências claras para acompanhar os resultados. No domínio das compras, processos internos comuns reduzem consideravelmente os erros humanos, como introduções de dados incorretas ou transações duplicadas. São também uma forma de criar um processo de seleção de fornecedores transparente e justo.

🍋 Conselho Lemon Learning: antes de normalizar o seu processo de aprovisionamento, analise onde e em quê os seus utilizadores passam mais tempo.

7. Automatize os processos mais morosos

O investimento em automatização pode parecer dispendioso e complexo, mas a realidade é mais acessível do que se imagina. Automatizar tarefas repetitivas e demoradas pode poupar dias de trabalho ao longo de um ano.

51% das empresas indicaram que a sua principal estratégia consistia em investir numa tecnologia que automatiza o processo de aprovisionamento. As empresas que o fizeram reduziram o custo do pedido à encomenda em 48% e reduziram para metade o tempo de ciclo das transações.

Fonte: Aberdeen Group

8. Melhore a formação dos colaboradores

Dependendo da dimensão da organização, a integração de um novo fornecedor no sistema de aprovisionamento pode demorar entre 30 dias e 6 meses. Ao contrário da maioria das ferramentas de uso diário, o software de compras é frequentemente utilizado de forma pontual, o que exige uma abordagem de formação mais inovadora e contextualizada.

🍋 Dica Lemon Learning: é possível integrar a formação diretamente na ferramenta de compras, permitindo aos utilizadores aprender learning by doing a cada acesso.

Uma plataforma de adoção digital forma e integra os utilizadores de forma autónoma, em tempo real, onde quer que se encontrem, através de guias interativos e de assistência disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.