8 claves para mejorar su proceso de aprovisionamiento

¿Está preparado su departamento de compras para afrontar los retos que se avecinan? En un mundo donde el cambio es la única constante, los equipos de aprovisionamiento deben demostrar flexibilidad y agilidad para hacer frente a las disrupciones.

Anteriormente considerado como una unidad de negocio centrada en la reducción de costes y las transacciones, el aprovisionamiento se considera ahora uno de los procesos más estratégicos dentro de una organización. Los departamentos de aprovisionamiento identifican las áreas clave de gasto, cualifican a los proveedores conforme a los objetivos empresariales, establecen relaciones cruciales y gestionan negociaciones estratégicas. Pero eso no es todo...

La nueva ola de aprovisionamiento

Según KPMG, estamos asistiendo a una «nueva ola de aprovisionamiento». No es de extrañar que los departamentos de aprovisionamiento sean considerados los nuevos garantes del crecimiento en su búsqueda por:

• Reforzar la colaboración con las unidades de negocio y los proveedores
• Hacer hincapié en la creación de valor sostenible
• Optimizar las oportunidades para la función de aprovisionamiento

Por eso, las herramientas que utiliza, los procesos que implementa y la manera en que trabaja con otras unidades de negocio son más importantes que nunca. Gracias a los numerosos proyectos de aprovisionamiento electrónico que hemos apoyado hasta ahora, disponemos de una gran experiencia en materia de problemáticas de aprovisionamiento. En Lemon Learning, ofrecemos asistencia completa sobre una amplia gama de software de aprovisionamiento electrónico, ya sea basado en la nube, en modo SaaS o en local. Esto incluye Coupa, SAP Ariba, Ivalua, Oracle, Sage, Infor, Synertrade y ServiceNow.

Compartimos nuestras claves y consejos para mantenerse competitivo en esta nueva ola y mejorar sus procesos de compra.

¿Cuáles son los retos del aprovisionamiento?

Como responsable de compras, se enfrenta a desafíos constantes para racionalizar los complejos procesos de aprovisionamiento y compra, al mismo tiempo que obtiene resultados, reduce costes y gana tiempo. Desde que la crisis aceleró la transformación digital, también ha puesto de manifiesto la necesidad de aprovechar y adoptar mejor las tecnologías de aprovisionamiento para hacer frente a estos retos.

Los principales retos a los que se enfrentan los responsables de compras:

• Procesos ineficaces y que requieren mucha mano de obra (a pesar de la inversión en herramientas de compra adecuadas)
• Falta de procesos normalizados
• Formación interna y externa ineficaz
• Integración y soporte complejos para usuarios ocasionales
• Procesos de aprovisionamiento inconsistentes
• Gestión difícil de los proveedores (identificación del proveedor adecuado, seguimiento del rendimiento de los proveedores, garantía de un suministro estable de productos de calidad, supervisión de la base de proveedores)

Si no se resuelven, los problemas pueden agravarse y convertirse en pérdidas costosas, aumento de costes e impacto directo sobre el retorno de la inversión.

Las herramientas de aprovisionamiento ineficaces cuestan a las empresas de Estados Unidos y Canadá 1.500 millones de dólares al año, lo que equivale a 32 millones de horas de trabajo perdidas.

Fuente: Topline Strategy Group

¿La buena noticia? Existen claves, consejos y una solución de plataforma de adopción digital específica para superar estos retos de aprovisionamiento.

8 formas de mejorar el proceso de aprovisionamiento

1. Invierte en una plataforma de adopción digital

¡Existe una plataforma para resolverlos todos! Una plataforma de adopción digital (DAP) está diseñada específicamente para tus usuarios y tus herramientas. Gracias a procedimientos interactivos paso a paso, los equipos de compras (internos y externos) pueden incorporarse, formarse y trabajar al mismo tiempo. ¿Has identificado procesos ineficientes? Crea y envía guías personalizables para cualquier proceso de aprovisionamiento. ¿Tus usuarios están desconectados? Con guías activadas por la acción y un enfoque de «learning by doing», puedes mejorar rápidamente su manejo de las herramientas. A lo largo del artículo encontrarás más información sobre la DAP.

2. Define políticas de compra estratégicas

Cada vez que cualificas a un nuevo proveedor, es necesario llevar a cabo largos procedimientos de seguridad. Imagina ahora al segundo mayor minorista del mundo con 2 800 proveedores en todo el mundo. Construir nuevas relaciones con cada proveedor es una tarea ardua que entraña múltiples riesgos de alto nivel, y mitigar estos riesgos requiere muchos recursos. En su lugar, mitígalos desde el principio definiendo las mejores prácticas de incorporación de proveedores.

Crea un proceso completo de pasos que te ayude a:

• Formalizar la planificación de todo el proceso (estandarizar los procesos, hacer seguimiento de los datos y optimizar el rendimiento)
• Realizar la diligencia debida (destacar los criterios del proveedor, verificar el historial del proveedor, gestionar los contratos)
• Formar e incorporar a los proveedores (formar a los proveedores en tu plataforma, estandarizar el onboarding, comunicarse de manera coherente)

Realiza un nuevo análisis DAFO de tu entorno y utiliza los riesgos para modificar las políticas de aprovisionamiento existentes. Trabajar a partir de políticas existentes te ayudará a alinear tus nuevas políticas con las necesidades de la empresa.

3. Comunícate con tus equipos

¡La comunicación es la clave! Una comunicación coherente con tus equipos puede contribuir a un éxito duradero al garantizar que todas las partes interesadas estén en la misma página. Escucha a tus equipos y a tus proveedores para identificar sus puntos débiles y sus procedimientos ineficientes a medida que surjan. Por ejemplo, pedidos accidentales o errores, o una falta de confianza con ciertos proveedores, de modo que sea posible tratar los problemas antes de que se agraven. Estas relaciones son mutuamente beneficiosas y deben cuidarse a nivel profesional. En caso de perturbación o conflicto imprevisto, tu relación podría contribuir a minimizar el impacto en tu cadena de suministro o en tu ámbito de actividad.

🍋 Consejo de Lemon Learning: con una plataforma de adopción digital, puedes enviar notificaciones push en tiempo real, directamente en la herramienta de aprovisionamiento.

4. Gestiona el inventario

Intenta ver tu inventario como parte de tu rentabilidad. Una gestión eficaz del inventario significa que no tienes ni demasiado ni demasiado poco stock para satisfacer la demanda en un momento dado. La forma más precisa de gestionar el inventario es invertir en herramientas de gestión de inventario. Selecciona las herramientas que se adapten a tu empresa para ayudar a minimizar los errores humanos: pedidos, existencias, materias primas, etc. Aunque pueda parecer acertado almacenar más y superar la demanda, eso también implica un aumento de los costes de almacenamiento, inmovilizando valiosos flujos de caja.

🍋 ¿Lo sabías? La regla de inventario 80/20 establece que el 80 % de tus beneficios deben provenir del 20 % de tu inventario.

5. Selecciona la herramienta de aprovisionamiento digital adecuada

Centralizar y estandarizar la información es uno de los pocos medios sencillos de ahorrar tiempo a tus usuarios. En cualquier puesto, localizar y enviar información puede consumir valiosos minutos durante el día, lo que equivale a horas a largo plazo.

Los empleados pasan 1,8 horas al día, es decir, una media de 9,3 horas a la semana, buscando y recopilando información.

Fuente: McKinsey

Lo mismo ocurre con el software de aprovisionamiento. Una solución de compras centralizada significa que sus equipos no tendrán que manejar varias herramientas a la vez, lo que contribuirá a mejorar su productividad y su concentración en general.

6. Estandarizar los procesos

Los procesos estandarizados son también una forma inestimable de ahorrar tiempo y mejorar el cumplimiento normativo. Es un método de optimización que puede aplicarse a todas las unidades de negocio. Los procesos estandarizados pueden establecer directrices y normas de referencia para facilitar el seguimiento de los resultados. En el ámbito de las compras, estos procesos internos comunes pueden reducir considerablemente los errores humanos (introducción de datos, transacciones, etc.). Es también una buena manera de crear un proceso de selección transparente y equitativo para sus proveedores.

🍋 Un consejo de Lemon Learning: antes de estandarizar su proceso de aprovisionamiento, infórmese sobre dónde y en qué invierten más tiempo sus usuarios.

7. Automatice los procesos que consumen tiempo

El aprovisionamiento y el software de automatización adicional pueden parecer costosos e intimidantes, pero la realidad es mucho más sencilla. Como profesionales del aprovisionamiento, aprovechar la asistencia automatizada para sus tareas complejas puede ahorrarle días a lo largo de un año.

El 51 % de las empresas indicó que su principal estrategia consistía en invertir en tecnología que automatice su proceso de aprovisionamiento. Las empresas redujeron su coste de la solicitud al pedido un 48 % y redujeron a la mitad el tiempo de ciclo de las transacciones.

Fuente: Aberdeen Group

8. Mejorar la formación de los empleados

Según el tamaño de su organización, la incorporación de un nuevo proveedor en su sistema de aprovisionamiento puede llevar entre 30 días e incluso 6 meses (en el caso de las grandes empresas). A diferencia de la mayoría de las demás herramientas, el software de compras no se utiliza día a día y, por tanto, debería requerir una solución de formación más innovadora.

🍋 Consejo de Lemon Learning: puede integrar la formación directamente en su herramienta de compras, permitiendo a los usuarios aprender «learning by doing», en cada acceso.

Una plataforma de adopción digital puede formar e incorporar a los usuarios de forma independiente, en tiempo real y desde cualquier lugar, mediante guías interactivas y asistencia 24 h al día, 7 días a la semana.