Adopción digital: el secreto para un aprovisionamiento exitoso

Cuando golpeó la crisis del Covid-19, los equipos de aprovisionamiento de todo el mundo fueron catapultados a la primera línea, no como simples entidades de reducción de costes, sino como uno de los procesos más estratégicos en las empresas. Fue el catalizador perfecto para una transformación en toda la industria, a una velocidad récord.

De la noche a la mañana, los líderes de aprovisionamiento facilitaron el trabajo remoto, invirtieron en nuevas herramientas e incluso capacitaron a usuarios y proveedores a distancia. Pero lo más probable es que no estuvieras preparado para la transformación ni para este nuevo camino.

Hoy en día, ¿es suficiente la transformación digital para un aprovisionamiento exitoso? ¿Asegura tus procesos? ¿Demuestra el valor añadido de las soluciones de aprovisionamiento?

Vamos a discutir el secreto para ofrecer y demostrar un aprovisionamiento digital exitoso: la adopción digital.

El nuevo mundo del aprovisionamiento digital

Los avances tecnológicos han llevado las cadenas de suministro al futuro. La adquisición estratégica es más predictiva, el aprovisionamiento transaccional es más automatizado, y la gestión de proveedores es más proactiva. (Fuente: Deloitte)

Las soluciones de aprovisionamiento digital actuales ofrecen datos que antes no estaban disponibles, organizando conjuntos de datos masivos (pero desestructurados), permitiendo análisis más complejos y mejores estrategias de proveedores, y facilitando operaciones más eficientes en general. Pero estas nuevas soluciones y datos no tienen sentido sin la formación adecuada para utilizarlos.

El argumento a favor del aprovisionamiento digital es indiscutible. Aunque has logrado un progreso significativo —racionalizando actividades, automatizando tareas laboriosas, mejorando la eficiencia, reduciendo costes, mejorando la cadena de suministro, y mucho más—, la inversión en nuevas herramientas es solo la mitad del camino.

¿Puedes demostrar el valor añadido de tus soluciones? ¿Eres capaz de proporcionar un ROI cuantitativo y cualitativo? ¡No estás solo!

El ROI definitivo en el aprovisionamiento digital es difícil de medir, ya que gran parte de su valor proviene de factores complejos y difíciles de medir, como la satisfacción del usuario, la eficiencia de los procesos, la gestión de riesgos y la calidad de los proveedores que seleccionas. Se puede identificar un aprovisionamiento ‘exitoso’ de muchas maneras, pero la clave es el ROI y el valor añadido que se pueda demostrar.

Las consecuencias de un aprovisionamiento deficiente

El mal uso o el desuso del software de aprovisionamiento puede resultar en una pérdida calculada de 15 millones de euros al año. (Fuente: Lemon Learning, encuesta a clientes)

Un cliente del sector energético experimentó un uso masivo y prolongado indebido de su software de aprovisionamiento debido a problemas relacionados con la incorporación y la formación.

Con la plataforma de adopción digital de Lemon Learning, nuestro cliente aumentó significativamente la participación de sus usuarios gracias a la formación impartida directamente en su software de aprovisionamiento. Sí, has leído bien, formación completa, interactiva e independiente sin necesidad de salir de sus herramientas.

Este es solo un ejemplo de los impactos bastante catastróficos en un negocio cuando los procesos de aprovisionamiento fallan de manera generalizada. Los métodos tradicionales, que consumen mucho tiempo, junto con las formas de capacitación e implementación, ya no son suficientes para satisfacer el cambiante panorama del aprovisionamiento de hoy. Así que deja de lado tu hoja de Excel y descubre la adopción digital.

Impulsa el aprovisionamiento digital con la adopción digital

¿En la nube, SaaS o autoalojado? Ya sea Coupa, SAP Ariba, Ivalua, Oracle, Sage, Infor, Synertrade, Servicenow, Workday u otro sistema de aprovisionamiento, una plataforma de adopción digital ofrece una guía paso a paso desde el momento en que los usuarios ingresan en sus herramientas. Algunas de las cosas que puedes esperar son:

• Mejor rendimiento en cualquier solución de aprovisionamiento
• Formación estandarizada y personalizada en aprovisionamiento
• Analíticas cualitativas y cuantitativas para demostrar el ROI

Tu departamento de compras y proveedores deben alcanzar el estado de adopción digital en todas sus soluciones de aprovisionamiento. La adopción de software impacta directamente en la calidad de cada proceso de aprovisionamiento y en el rendimiento general de tu empresa. Pero, ¿qué significa eso en términos concretos?

Mejora la formación y la incorporación con una plataforma de adopción digital

Los métodos tradicionales de formación están quedando rápidamente obsoletos en la estructura laboral actual. La transformación digital, y especialmente el aprovisionamiento digital, requieren soluciones más innovadoras por algunas razones que discutiremos.

Desde la selección de productos hasta la disponibilidad, pasando por el envío de órdenes de compra a los proveedores, todas estas tareas, anteriormente tediosas, han sido reemplazadas por procesos digitales optimizados que requieren una formación igualmente digital. Entonces, ¿por qué volver a los PDF, manuales de compras y formación con lápiz y papel?

🍋 Aumenta el compromiso de los empleados con la metodología de ‘Aprender haciendo’

Con una plataforma de adopción digital y nuestra metodología de ‘Aprender haciendo’, tus usuarios se incorporan, forman y trabajan al mismo tiempo. También conocido como ‘aprendizaje activo’, facilita que los usuarios participen en el proceso de aprendizaje y generen su conocimiento, paso a paso.

En conjunto con el aprendizaje haciendo, una plataforma de adopción digital también utiliza un enfoque de microaprendizaje:

• Formación transformada en microobjetivos
• Módulos de formación que van de 30 segundos a 3 minutos
• Información breve y frecuente, activada por el usuario
• Información simple y dirigida

Desafíos en la formación de aprovisionamiento

1. Las soluciones de aprovisionamiento y compras no se utilizan todos los días. Esto puede influir en malas prácticas internas y en el uso incorrecto de las herramientas. Con una plataforma de adopción digital, puedes crear y distribuir flujos de trabajo de formación (de guías interactivas) para cada proceso de aprovisionamiento. Esto garantiza una formación infalible cada vez que los usuarios realizan una tarea. ¿Y lo mejor? Completa autonomía con acceso a las guías las 24 horas del día.
2. ¿Tus usuarios pierden tiempo y productividad saltando de una plataforma a otra? Un estudio de Pegasystems Inc. encontró que los empleados cambian entre aplicaciones más de 1,100 veces al día, afectando negativamente los niveles de productividad. Dado que una plataforma de adopción digital se integra con tu software existente como una segunda piel, es todo lo que tus usuarios necesitan para trabajar y formarse simultáneamente. Eso significa menos distracciones y menos frustraciones digitales.
3. La resistencia al cambio de los empleados afecta a las empresas en todos los sectores. La transformación digital es un momento de incertidumbre, nueva formación y procesos desconocidos. Es importante recordar el elemento humano de la comunicación durante todo el proceso. Con una plataforma de adopción digital, puedes mantenerte en contacto con tus usuarios con solo tocar un botón, con funciones que incluyen mensajería en la aplicación y notificaciones push (popups dirigidos).
4. ¿Estás apoyando a tus usuarios durante el cambio? Parte de la implementación de cualquier nuevo software es la gestión del cambio antes, durante y después del despliegue. Esto implica apoyo al usuario, identificación de sus carencias, disfunciones, nueva formación, comunicación constante y fomentar una cultura empresarial alrededor del cambio. El objetivo es prepararlos para cualquier cosa.

🍋 Análisis de Lemon Learning: ayudándote a demostrar el valor añadido de tus soluciones de aprovisionamiento

Es oficial, estás armado con el secreto para un aprovisionamiento exitoso: ¡la adopción digital! Con los análisis de Lemon Learning, demuestra el valor añadido de tus soluciones de aprovisionamiento con análisis en tiempo real, cuantitativos y cualitativos sobre el rendimiento del usuario. Aprovecha los análisis para mejorar el ROI y tus próximas inversiones en aprovisionamiento digital:

• Monitoreo de varios proyectos a la vez
• Descripción general del panel intuitivo
• Biblioteca de guías interactivas
• Notificaciones push (plantillas de push disponibles)
• Tooltips
• Encuestas

¿Te interesa aprender más sobre el valor de la Adopción Digital? Consulta nuestra página de estudios de caso o ponte en contacto para obtener más ayuda para mejorar la experiencia de tus usuarios.