Tutte le aziende tengono a cuore l'aumento della loro redditività e della loro efficienza. In un'epoca in cui l'organizzazione e il costo della manodopera sono sempre più importanti, l'azienda non deve più limitarsi ad acquistare al prezzo più basso. Oggi è essenziale ottimizzare l'insieme dei propri processi organizzativi. È quindi importante introdurre una "colonna vertebrale" all'interno della struttura. Lemon Learning vi presenta in quest'ottica il PGI, un software progettato per eliminare gli errori e aiutare nel processo decisionale, tra le altre funzioni.
Un PGI (Progiciel de Gestion Intégré) o software ERP in inglese, è un sistema informatico di pianificazione e gestione aziendale composto da una serie di moduli chiamati anche applicazioni. Il PGI consente di coprire l'insieme delle esigenze di gestione di un'azienda. Capace di integrare tutti i processi operativi di un'organizzazione, il PGI è progettato per essere allo stesso tempo un potente strumento di pianificazione, ma anche la colonna vertebrale dei flussi di informazioni.
Il PGI consente quindi di gestire meglio l'azienda in tutti i settori, ovvero:
Consente di migliorare il coordinamento, aumentare la produttività e ottimizzare le fasi di produzione e l'approvvigionamento di materiali.
I sistemi PGI si basano essenzialmente su un principio fondamentale, ovvero la raccolta dei dati provenienti dagli acquisti, dalla produzione, dal commercio, ma anche dalla logistica. Questi software di gestione consentono di porre fine, in modo efficace, ai problemi di duplicazione dei dati offrendo allo stesso tempo all'azienda la possibilità di appoggiarsi a una base di dati completa e unica.
I sistemi PGI si basano anche sulla nozione di sincronicità. Questa base di dati viene aggiornata man mano che qualsiasi livello gerarchico o servizio realizza un'operazione nel sistema. La struttura di un sistema PGI è composta da 3 elementi principali, ovvero la suite, i moduli e le funzionalità.
Un PGI può essere specificamente dedicato a un settore in particolare (commerciale, industriale, marketing o essere ancora più specifico). Esistono anche PGI generalisti che coprono l'insieme dei settori dell'azienda e progiciel specializzati in un unico dominio. Questi ultimi presentano in particolare molti più vantaggi rispetto ai PGI che si rivolgono a tutti i tipi di aziende.
Contrariamente a un PGI generalista che è il più delle volte derivato da una suite per ufficio classica di grandi marchi, il PGI specializzato si basa essenzialmente sulle reali esigenze del settore. Ciò gli è possibile padroneggiando l'insieme delle sue problematiche da un lato, ma anche i diversi mezzi che consentono di risolverle grazie all'utilizzo di strumenti performanti.
Grazie a un sistema PGI, l'azienda è in grado di coprire l'insieme delle sue esigenze in materia di gestione dei suoi diversi processi operativi. Infatti, le tecnologie PGI conoscono una rapida evoluzione che consente loro di riunire progressivamente tutti i processi aziendali.
Uno dei principali vantaggi dei PGI risiede nella centralizzazione dei dati. Che si tratti di file fornitori, clienti, della gestione delle scorte o della produzione, tutte le informazioni sono raggruppate in un unico potente software che gestisce il trattamento dei dati in modo omogeneo. L'azienda riduce così i rischi di duplicati, ma anche le approssimazioni o gli errori da evitare.
Le informazioni interagiscono tra loro al fine di fornire all'azienda risultati affidabili sui reporting, che può peraltro segmentare in funzione dei suoi obiettivi e delle sue esigenze. I PGI partecipano anche in modo attivo alla trasformazione digitale delle aziende. Invece di optare per soluzioni diverse per ogni segmento della propria organizzazione, i PGI forniscono così una soluzione generale e standardizzata che la rende completamente interconnessa e digitale.
Una volta connessi i sistemi, i processi e i dati, l'azienda beneficia della rapidità, dell'intelligenza e dell'adattabilità di cui ha bisogno per lanciarsi nell'ottimizzazione delle sue operazioni. Indipendentemente dalle sue dimensioni, l'utilizzo di un sistema di gestione integrato consente quindi all'azienda di aumentare la sua produttività e di risparmiare tempo.
L'utilizzo di un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) consente di beneficiare di numerosi vantaggi, ma presenta anche alcuni svantaggi.
Un ERP presenta molteplici vantaggi. Tra il migliore controllo dei costi, la flessibilità e la modularità, passando per una migliore pianificazione e reportistica pertinente, ecco alcuni dei punti di forza dei sistemi ERP.
Sebbene i sistemi ERP rappresentino un investimento relativamente importante, consentono in compenso di unificare i costi informatici. Invece di investire in diversi sistemi che richiedono un'infrastruttura, supporti, licenze e personale, l'azienda concentra le proprie risorse finanziarie in un unico investimento e in un unico sistema ERP.
L'utilizzo di un sistema unico consente anche di ridurre le esigenze di formazione dei team. Questi ultimi devono formarsi su un solo sistema. Addio quindi alle interazioni con altre applicazioni individuali. Per ottimizzare al massimo i costi, è consigliabile optare per un sistema modulare. Ciò consente all'azienda di pagare solo per gli elementi che riguardano realmente le esigenze della struttura.
L'implementazione di una suite ERP in tutti i reparti significa che l'azienda dispone di un sistema di reportistica unificato e unico per ogni processo. Un sistema ERP può facilmente generare analisi e report utili, poiché recupera informazioni da un'unica fonte.
Grazie alla reportistica, è possibile analizzare e confrontare le funzioni tra i diversi reparti, evitando al contempo gli inconvenienti delle email e degli innumerevoli fogli di calcolo.
La maggior parte dei fornitori propone generalmente applicazioni che possono essere installate insieme tenendo conto delle esigenze dell'azienda. Ogni applicazione è progettata in modo da essere autonoma o da integrarsi perfettamente nella suite. L'azienda ha così la possibilità di scegliere i componenti di cui avrà bisogno per raggiungere i propri obiettivi. Quanto agli altri componenti ritenuti inutili, saranno semplicemente messi da parte.
Il modo in cui il software viene installato ha anche un ruolo sulla modularità e la flessibilità della soluzione. Con un sistema ERP on-premise, un'applicazione fisica deve essere acquistata e poi installata su tutti i computer, ma anche sui server dell'azienda. Questa gestione internalizzata della soluzione limita quindi la modularità.
Quando si tratta invece di un sistema SaaS o Cloud, un fornitore ERP gestisce tutti i software in modalità esterna. I moderni ERP offrono così una grande flessibilità. Infatti, l'aggiunta di moduli o gli aggiornamenti sono notevolmente semplificati dalla gestione esternalizzata dell'ERP.
Nonostante i suoi numerosi vantaggi, l'ERP presenta tuttavia alcuni svantaggi. Tra questi, si può citare in particolare la durata. Infatti, i progetti di implementazione possono talvolta essere lunghi (da alcuni mesi a diversi anni). La scelta di un sistema ERP inadeguato può comportare anche un costo per l'azienda (sviluppi specifici per far fronte alle esigenze funzionali non gestite in standard, manutenzione dell'applicazione, ecc.).
Si nota inoltre la resistenza al cambiamento da parte di alcuni utenti durante la messa in opera del progetto. L'installazione di un sistema ERP richiede la mobilitazione di alcune risorse per costituire il team di progetto. Ciò riguarda tra l'altro l'aumento del carico di lavoro (mobilitazione durante i workshop, risposta ai questionari dell'integratore ERP, ecc.).
La formazione dei team richiede generalmente dei costi e il periodo di adattamento dei dipendenti rappresenta un lusso che non tutte le aziende possono permettersi.
I sistemi ERP costituiscono un alleato di peso per le aziende grazie alle loro numerose funzionalità. Semplici strumenti di gestione amministrativa e logistica in origine, gli ERP possono oggi essere utilizzati in quasi tutti i settori dell'azienda e per numerose attività come:
Con internet, le aziende si trovano anche a dover gestire grandi quantità di dati. L'utilizzo dei codici a barre e di altre tecnologie dell'Internet delle Cose non fa che rafforzare l'utilità degli ERP. Quanto agli ERP di ultima generazione, offrono capacità di reporting sempre più avanzate e propongono strumenti di BI (Business Intelligence) particolarmente efficaci.
Lo sviluppo delle soluzioni SaaS e del Cloud offre all'ERP nuove vie di evoluzione. Alla luce dei progressi tecnologici, si può quindi affermare che i sistemi ERP hanno ancora un grande futuro davanti a loro.
Si può quindi dedurre che il software gestionale integrato si rivela essere uno strumento particolarmente utile per le aziende di vari settori. Ottimizzando la gestione del tempo e dei compiti di un'azienda, rappresenta un alleato prezioso per aumentare la produttività dei dipendenti. Non esitate a rivolgervi ai servizi di Lemon Learning per implementare tale soluzione nella vostra azienda.