Implementazione ERP: 4 errori da evitare

Apparso verso la fine degli anni '90, il gestionale ERP (Enterprise Resource Planning) è uno strumento informatico che consente alle aziende di ottimizzare le proprie performance. È utilizzabile in tutti i settori di attività e risulta indispensabile per una migliore gestione delle piccole, medie e grandi imprese. L'ERP consente di centralizzare il sistema informativo della propria organizzazione, di mettere al sicuro i dati e di migliorare la produttività dei collaboratori. Per l'implementazione di questa soluzione informatica nella propria azienda, è necessario prendere alcune precauzioni. Esperta nella progettazione di strumenti digitali, Lemon Learning presenta gli errori da evitare per riuscire nel deployment del proprio ERP.

Comprendere il gestionale ERP e il suo impatto: importanza e complessità dei sistemi ERP

Chiamato anche software ERP (Enterprise Resource Planning), il gestionale integrato è uno strumento che aiuta le aziende a gestire meglio le proprie esigenze gestionali. Può essere configurato per rispondere in modo specifico alle esigenze della propria società. È quindi possibile considerare l'implementazione di un software ERP per migliorare la gestione commerciale dell'azienda, la gestione degli acquisti e degli approvvigionamenti, o la gestione delle fatture. Tutto dipende dagli obiettivi. Il gestionale ERP è tuttavia un sistema tecnico e piuttosto complesso. La sua implementazione richiede tatto e precisione.

Errore n. 1: mancanza di pianificazione strategica

Prima dell'implementazione di un software ERP nella propria azienda, è necessario definire chiaramente gli obiettivi. Analizzare le proprie esigenze e valutare il contributo di un software ERP nel proprio processo. È necessario tenere conto anche del budget che si è disposti ad allocare per la messa in opera di un software gestionale integrato. Questi sforzi di pianificazione consentiranno di personalizzare al massimo la futura soluzione ERP. In base a diversi fattori, si potrebbe essere portati a optare per:

• un ERP Cloud,
• un ERP SaaS,
• un ERP on-premise.

Inizia subito a formalizzare le tue esigenze e i tuoi obiettivi in un capitolato ERP ben dettagliato. Deve coprire gli aspetti essenziali dell'implementazione di un software ERP, in particolare le risorse finanziarie, i mezzi umani, la redditività, ecc.

Errore n. 2: trascurare la formazione e il supporto degli utenti

Il sistema gestionale integrato è uno strumento a volte complicato da utilizzare. Integra un vasto pannello di funzionalità inaccessibili ai non esperti. Per consentire alla tua azienda di sfruttare tutti i vantaggi di un software ERP, devi svolgere un lavoro preliminare. Inizia a identificare i servizi in cui il sistema verrà distribuito. A seconda delle esigenze della tua azienda, potrebbe trattarsi della contabilità, delle risorse umane o del servizio clienti.

Seleziona poi i collaboratori che seguiranno una formazione approfondita per padroneggiare meglio il funzionamento del software gestionale integrato. Per riuscire nell'implementazione della soluzione ERP nella tua azienda, evita sessioni di formazione brevi e intensive. Ciò non consente al tuo team di assimilare tutte le funzionalità dello strumento. Opta piuttosto per un'iniziazione progressiva e regolare. Per un'implementazione ottimale, devi anche garantire il monitoraggio degli utenti del tuo software ERP.

Errore n. 3: sottovalutare l'importanza della gestione del cambiamento

Il sistema gestionale integrato modifica le abitudini di lavoro dei tuoi collaboratori. Alcuni compiti vengono automatizzati, semplificati o eliminati. Il funzionamento o il processo di erogazione dei servizi dell'azienda è quindi soggetto a un cambiamento importante. Quest'ultimo può essere mal accettato dal tuo team di collaboratori, rendendo così impossibile l'implementazione dell'ERP.

Per portare a termine il tuo progetto, devi evitare di trascurare l'aspetto della transizione. I tuoi dipendenti devono sentirsi coinvolti nel deployment del software ERP all'interno dell'azienda. Chiedi ad esempio la loro opinione e invitali a fare suggerimenti per l'implementazione ottimale del software ERP.

Errore n. 4: ignorare la manutenzione e gli aggiornamenti regolari

I fornitori di servizi ERP propongono nella maggior parte dei casi una manutenzione regolare dei loro strumenti. Procedono frequentemente ad aggiornamenti per proteggere le loro infrastrutture da eventuali rischi di sicurezza. Tuttavia, prima di affidare la progettazione del tuo software ERP a un fornitore, devi verificare le prestazioni che offre in caso di guasto. È in grado di intervenire immediatamente per la manutenzione correttiva del tuo sistema gestionale integrato? Quali sono i costi legati agli aggiornamenti del sistema ERP? Sono tutti fattori da analizzare prima di scegliere il proprio ERP e di avviare un progetto di implementazione di soluzioni ERP.

Come evitare questi errori: soluzioni e buone pratiche

L'implementazione di un software ERP è un progetto delicato che si prepara sul lungo termine. È una decisione che deve essere ponderata attraverso analisi, studi e riunioni con i servizi coinvolti. Per evitare di commettere gli stessi errori della maggior parte delle aziende, devi iniziare a valutare l'interesse dell'implementazione di un sistema ERP nella tua società.

Coinvolgi ogni anello della tua azienda nel progetto al fine di ottenere la loro adesione. Devi anche fare ricerche sulle diverse soluzioni proposte dai fornitori di software ERP. Ciò ti permetterà di confrontare le offerte e di scegliere l'ERP più adatto alle tue esigenze aziendali. Affidati ad esempio a Lemon Learning, sviluppatore di strumenti digitali da diversi anni. Studiamo con te le specificità del tuo progetto di implementazione e ti forniamo consigli per ottimizzarlo.

Numerosi errori tecnici e organizzativi impediscono alle aziende di beneficiare di tutti i vantaggi dell'implementazione di un sistema ERP. Per portare a termine con successo il vostro progetto, dovete identificarli molto presto e mettere in atto misure adeguate per evitarli.