Apparu vers la fin des années 1990, le progiciel de gestion intégré (PGI) est un outil informatique qui permet aux entreprises d’optimiser leurs performances. Il est utilisable dans tous les secteurs d’activités, et s’avère indispensable pour une meilleure gestion des petites, moyennes et grandes sociétés. Le PGI vous permet de centraliser le système d’information de votre organisation, de sécuriser vos données, et d’améliorer la productivité de vos collaborateurs. Pour l’implémentation de cette solution informatique dans votre entreprise, vous devez prendre quelques précautions. Expert en conception d’outils digitaux, Lemon Learning vous présente les erreurs à éviter pour réussir le déploiement de votre PGI.
Comprendre le PGI et son impact : importance et complexité des systèmes de PGI
Encore appelé logiciel ERP (Entreprise Ressource Planning), le PGI est un dispositif qui aide les entreprises à mieux gérer leurs besoins de gestion. Il peut être paramétré pour répondre spécifiquement aux attentes de votre société. Vous pouvez ainsi envisager l’implémentation d’un logiciel ERP pour améliorer la gestion commerciale de votre entreprise, la gestion des achats et des approvisionnements, ou la gestion des factures. Tout dépend de vos objectifs. Le PGI est cependant un système technique et un peu complexe. Son implémentation requiert tact et minutie.
Erreur n°1 : manque de planification stratégique
Avant l’implémentation d’un logiciel ERP dans votre entreprise, vous devez d’abord définir clairement vos objectifs. Analysez vos besoins, et évaluez l’apport d’un logiciel PGI dans votre process. Vous devez aussi tenir compte du budget que vous êtes disposé à allouer à la mise en place d’un logiciel de gestion intégré. Ces efforts de planification vont vous permettre de personnaliser au maximum votre future solution ERP. En fonction de plusieurs facteurs, vous pourrez être amené à opter pour :
- un PGI Cloud,
- un ERP SaaS,
- un PGI on-premise.
Commencez dès maintenant à formaliser vos besoins et objectifs dans un cahier des charges ERP bien détaillé. Il doit couvrir les aspects essentiels de la mise en place d’un logiciel PGI, en l’occurrence les ressources financières, les moyens humains, la rentabilité, etc.
Erreur n°2 : négliger la formation et le soutien des utilisateurs
Le progiciel de gestion intégré est un outil parfois compliqué à manier. Il intègre un vaste panel de fonctionnalités inaccessibles aux non-initiés. Pour permettre à votre entreprise de profiter de tous les avantages d’un logiciel ERP, vous devez effectuer un travail en amont. Commencez à cibler les services dans lesquels le système sera déployé. Selon les besoins de votre entreprise, il peut s’agir de la comptabilité, des ressources humaines ou du service client.
Sélectionnez ensuite des collaborateurs qui vont suivre une formation approfondie pour mieux maîtriser le fonctionnement du logiciel de gestion intégré. Pour réussir l’implémentation de la solution ERP dans votre entreprise, évitez les séances de formation courtes et intensives. Cela ne permet pas à votre équipe de s’imprégner de toutes les fonctionnalités de l’outil. Optez plutôt pour une initiation progressive et régulière. Pour une implémentation optimale, vous devez aussi assurer le suivi des utilisateurs de votre logiciel PGI.
Erreur n°3 : sous-estimer l’importance de la gestion du changement
Le progiciel de gestion intégré modifie les habitudes de travail de vos collaborateurs. Certaines tâches sont automatisées, simplifiées ou supprimées. Le fonctionnement ou le processus de prestation de services de l’entreprise est donc soumis à un important changement. Ce dernier peut être mal accepté par votre équipe de collaborateurs, rendant ainsi impossible l’implémentation du PGI.
Pour mener à bien votre projet, vous devez éviter de négliger l’aspect transition. Vos employés doivent se sentir impliqués dans le déploiement du logiciel ERP au sein de l’entreprise. Demandez par exemple leur avis, et invitez-les à faire des suggestions pour l’implémentation optimale du logiciel PGI.
Erreur n°4 : ignorer la maintenance et les mises à jour régulières
Les prestataires de services PGI proposent pour la plupart une maintenance régulière de leurs outils. Ils procèdent fréquemment à des mises à jour pour mettre leurs infrastructures à l’abri d’éventuels risques de sécurité. Cependant, avant de confier la conception de votre logiciel ERP à un éditeur, vous devez vérifier les prestations qu’il propose en cas de panne. Est-il en mesure d’intervenir immédiatement pour la maintenance curative de votre progiciel de gestion intégré ? Quels sont les coûts liés aux mises à jour du système PGI ? Ce sont autant de facteurs à analyser avant de choisir son PGI et de mettre en place un projet d’implémentation de solutions ERP.
Comment éviter ces erreurs : solutions et meilleures pratiques
L’implémentation d’un logiciel ERP est un projet délicat qui se prépare sur le long terme. C’est une décision qui doit être mûrie par des analyses, des études, et des réunions avec les services concernés. Pour éviter de commettre les mêmes erreurs que la plupart des entreprises, vous devez commencer à évaluer l’intérêt de l’implémentation d’un système PGI dans votre société.
Impliquez chaque maillon de votre entreprise dans le projet afin d’avoir leur adhésion. Vous devez aussi faire des recherches sur les différentes solutions proposées par les éditeurs de logiciels ERP. Cela vous permettra de faire des comparaisons entre les offres, et de choisir le PGI le plus adapté à vos besoins métiers. Faites par exemple appel à Lemon Learning, concepteur d’outils digitaux depuis plusieurs années. Nous étudions avec vous les spécificités de votre projet d’implémentation, et vous donnons des conseils pour l’optimiser.
De nombreuses erreurs techniques et organisationnelles empêchent les entreprises de bénéficier de tous les avantages de l’implémentation d’un système PGI. Pour réussir votre projet, vous devez les identifier très tôt et mettre en place des mesures adéquates pour les éviter.
