Per migliorare il processo di procurement, occorre concentrarsi su tre leve fondamentali: standardizzare i flussi di lavoro, adottare gli strumenti digitali giusti e formare continuamente le persone che li utilizzano. Quando tutte e tre operano in sinergia, il procurement si trasforma da centro di costo reattivo a motore strategico di valore aziendale. Questa guida illustra otto idee concrete per migliorare il processo di procurement, con consigli mirati per professionisti, studenti, principianti e privati che si trovano a gestire decisioni di acquisto a qualsiasi scala.
Il procurement è cambiato radicalmente nell'ultimo decennio. Considerato un tempo principalmente come una funzione transazionale di riduzione dei costi, è ora riconosciuto come uno dei processi più strategicamente importanti all'interno di qualsiasi organizzazione. I moderni team di procurement sono responsabili dell'identificazione delle principali aree di spesa, della qualificazione dei fornitori in linea con gli obiettivi aziendali, della costruzione delle relazioni con i fornitori e della gestione di trattative complesse.
La funzione si sta evolvendo verso tre priorità:
Gli strumenti che si adottano, i processi che si implementano e il modo in cui il team lavora tra le unità aziendali sono più determinanti che mai. Lemon Learning ha supportato numerosi progetti di e-procurement in ambienti cloud, SaaS (Software as a Service) e on-premise, tra cui Coupa procurement software, SAP Ariba, Ivalua, Oracle, Sage, Infor, Synertrade e ServiceNow. Le considerazioni che seguono traggono direttamente origine da tale esperienza.
I responsabili del procurement si trovano costantemente sotto pressione per semplificare processi complessi, ottenendo al contempo risultati misurabili, controllando i costi e risparmiando tempo. L'accelerazione della trasformazione digitale ha aggiunto un ulteriore livello di complessità: i team devono ora adottare le tecnologie di procurement ed estrarne valore più rapidamente che mai.
Le sfide più comuni includono:
Se non affrontati, questi problemi si trasformano in perdite costose, violazioni della conformità e un impatto negativo diretto sul ROI (ritorno sull'investimento).
La buona notizia è che esistono strategie consolidate per risolvere ciascuno di questi problemi. Gli otto approcci descritti di seguito coprono le strade più efficaci verso un procurement digitale di successo.
Una DAP (piattaforma di adozione digitale) è probabilmente il singolo investimento più impattante che un reparto di procurement possa fare per colmare il divario tra il deployment di uno strumento e il suo utilizzo effettivo ed efficace. Basata su procedure guidate interattive passo dopo passo, una DAP consente ai team di procurement di eseguire onboarding, formazione e attività reali contemporaneamente, direttamente all'interno del software di procurement utilizzato ogni giorno.
Le applicazioni pratiche includono:
Una DAP affronta il miglioramento del processo di procurement nel momento in cui il lavoro viene svolto, ovvero lì dove la maggior parte degli altri metodi di formazione fallisce. Poiché la guida appare in tempo reale, gli utenti occasionali e i nuovi assunti raggiungono la produttività più rapidamente senza dover dipendere da sessioni in aula che vengono dimenticate rapidamente.
Politiche di approvvigionamento chiare e documentate riducono i rischi, accorciano i tempi del ciclo e creano una base equa e trasparente per la selezione dei fornitori. Ogni volta che si qualifica un nuovo fornitore, è necessario seguire procedure di sicurezza e conformità. Senza un framework standardizzato, questo diventa un compito lento, soggetto a errori e che richiede molte risorse, indipendentemente dalle dimensioni della base fornitori.
Una solida politica di onboarding dei fornitori dovrebbe coprire tre aree:
Utilizza un'analisi SWOT (Punti di forza, Debolezze, Opportunità, Minacce) del tuo attuale ambiente di approvvigionamento per identificare le lacune nelle politiche esistenti, quindi aggiorna tali politiche per allinearle alle attuali esigenze aziendali, anziché crearne di nuove da zero.
La comunicazione coerente è una delle idee di miglioramento dell'approvvigionamento a costo più basso con il rendimento a lungo termine più elevato. Quando i responsabili degli acquisti, delle finanze, del settore legale e delle operazioni condividono una visione comune delle priorità, i colli di bottiglia emergono più rapidamente e le soluzioni arrivano prima.
Ascoltare attivamente i propri team e i fornitori aiuta a identificare i punti critici man mano che si sviluppano, che si tratti di individuare ordini duplicati accidentali, segnalare pattern di consegna inaffidabili da parte dei fornitori o far emergere resistenze a un nuovo processo prima che si consolidi. Le relazioni con i fornitori sono reciprocamente vantaggiose e richiedono una cura professionale. Nei periodi di crisi, un solido rapporto di lavoro può fare la differenza tra un ritardo gestito e un fallimento totale della supply chain.
Suggerimento per l'approvvigionamento: con una piattaforma di adozione digitale, è possibile inviare notifiche push mirate in tempo reale, direttamente all'interno dello strumento di approvvigionamento, in modo che gli aggiornamenti sui processi raggiungano le persone che ne hanno bisogno nel momento in cui contano.
Una gestione efficace dell'inventario previene sia le scorte insufficienti, che compromettono le operazioni, sia le scorte eccessive, che immobilizzano il flusso di cassa e aumentano i costi di stoccaggio. Trattare l'inventario come una componente della redditività complessiva, anziché come una preoccupazione puramente operativa, cambia il modo in cui i team di approvvigionamento prendono le decisioni di acquisto.
Investire in strumenti dedicati alla gestione dell'inventario riduce gli errori umani in aree quali le quantità degli ordini, i livelli delle scorte di sicurezza e il monitoraggio delle materie prime. Nella scelta di uno strumento, dare priorità all'integrazione con la piattaforma di approvvigionamento esistente, in modo che i dati dell'inventario e le decisioni di acquisto condividano un'unica fonte di verità.
Un utile benchmark operativo è la regola 80/20 dell'inventario, secondo cui l'80 percento dei profitti proviene tipicamente dal 20 percento degli articoli in inventario. Usare questo come punto di partenza aiuta i team di approvvigionamento a concentrare l'attenzione e la spesa dove generano il maggior valore.
Centralizzare i dati di spesa e i flussi di lavoro degli acquisti all'interno di un'unica piattaforma ben adatta è uno dei modi più affidabili per migliorare l'efficienza degli approvvigionamenti in un intero dipartimento. Quando gli utenti sono costretti a passare tra più sistemi disconnessi, si perde tempo, gli errori si moltiplicano e la visibilità sulla spesa diminuisce.
I criteri per la selezione del giusto strumento di approvvigionamento dovrebbero includere:
| Criterio | Perché è importante |
|---|---|
| Integrazione con i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) esistenti | Previene la doppia immissione dei dati e gli errori di riconciliazione |
| Esperienza utente per gli utenti occasionali | Gli strumenti di approvvigionamento non vengono utilizzati quotidianamente da tutti i responsabili; una scarsa UX aumenta i tassi di errore |
| Configurabilità dei flussi di approvazione | Consente un'autorizzazione agli acquisti standardizzata e verificabile senza il coinvolgimento dell'IT |
| Reportistica e analisi della spesa | Supporta la strategia per categoria, il consolidamento dei fornitori e il monitoraggio dei costi |
| Funzionalità del portale fornitori | Riduce le comunicazioni via email e accelera l'onboarding dei fornitori |
Trovare la soluzione giusta è importante quanto l'implementazione stessa. Una piattaforma tecnicamente capace ma poco adottata apporta scarsi miglioramenti al processo di approvvigionamento effettivo.
I flussi di lavoro di approvvigionamento standardizzati riducono gli errori umani, migliorano la conformità e rendono molto più facile misurare e confrontare le performance. La standardizzazione si applica ai processi interni come le richieste di acquisto, le catene di approvazione e la corrispondenza delle fatture, nonché alle fasi rivolte all'esterno come la qualificazione dei fornitori e il rinnovo dei contratti.
I vantaggi comuni della standardizzazione includono:
Prima di standardizzare, verifica dove i tuoi utenti trascorrono più tempo nel tuo strumento di procurement. I dati di analisi dei flussi di lavoro, spesso disponibili direttamente da una piattaforma di adozione digitale, ti mostreranno quali passaggi causano i maggiori ritardi o errori, fornendoti un punto di partenza basato sui dati per la riprogettazione, anziché affidarti a supposizioni.
L'automazione trasforma ore di lavoro manuale di procurement in secondi di attività del sistema, liberando il tuo team per concentrarsi su attività strategiche di maggior valore. I candidati comuni all'automazione includono la creazione degli ordini di acquisto, la corrispondenza a tre vie delle fatture, gli avvisi di scadenza dei contratti, l'instradamento delle approvazioni e la reportistica sulle prestazioni dei fornitori.
Le organizzazioni che hanno automatizzato i flussi di lavoro di procurement segnalano costantemente tempi di ciclo dalla richiesta all'ordine più brevi, costi di transazione inferiori e tassi di errore ridotti. Il gruppo Aberdeen ha citato l'automazione come la principale strategia di investimento tra le imprese che cercano di ottimizzare il procurement, notando riduzioni significative sia nel costo dalla richiesta all'ordine che nel tempo del ciclo di transazione tra le organizzazioni che l'hanno adottata.
La barriera percepita è solitamente il costo e la complessità. In pratica, la maggior parte delle moderne piattaforme di procurement include funzionalità di automazione come caratteristica nativa, e una piattaforma di adozione digitale può guidare gli utenti attraverso i flussi di lavoro automatizzati in tempo reale, in modo che l'adozione non venga compromessa dalla confusione sul funzionamento del nuovo processo.
"Passiamo da un'azienda basata sui processi a un'azienda di problem-solving che si fonda sugli individui; l'unico modo per gestirla è responsabilizzare tutti i dipendenti, e soprattutto i manager, a risolvere i problemi in modo continuo."
Marc Blangy, DSI, Omnes Education, nel podcast Lemon Learning CIO Pioneers
Questa mentalità è direttamente applicabile all'automazione del procurement. Quando i membri del team capiscono perché un processo è stato automatizzato e sono dotati degli strumenti per navigarlo con sicurezza, l'adozione accelera e i guadagni in termini di efficienza vengono mantenuti.
Una formazione continua e contestuale è la base che consolida ogni altro miglioramento del processo di procurement. Senza di essa, anche i flussi di lavoro meglio progettati e le piattaforme più capaci risultano poco performanti, perché le persone che le utilizzano non hanno la fiducia o le conoscenze per usarle correttamente.
Il software di procurement presenta una sfida formativa specifica: a differenza degli strumenti di produttività utilizzati quotidianamente, le piattaforme di acquisto possono essere accessibili solo per attività specifiche, talvolta con scarsa frequenza. Quando un utente torna al sistema dopo settimane di assenza, la memoria muscolare è svanita. Gli approcci formativi tradizionali, come le sessioni in aula o le guide statiche in formato PDF (Portable Document Format), non tengono conto di questa realtà.
A seconda delle dimensioni e della complessità organizzativa, l'inserimento di un nuovo fornitore in un sistema di procurement può richiedere da 30 giorni a sei mesi. Incorporare la formazione direttamente all'interno dello strumento di procurement tramite una piattaforma di adozione digitale cambia questa dinamica. Gli utenti incontrano una guida interattiva esattamente quando ne hanno bisogno, seguendo un approccio di apprendimento attraverso la pratica che costruisce una vera competenza piuttosto che una familiarità passiva. Una piattaforma di adozione digitale offre anche supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, affinché gli utenti occasionali non vengano mai bloccati da un processo che non ricordano.
Elementi chiave di un programma di formazione al procurement migliorato:
Scopri come la soluzione di apprendimento e sviluppo di Lemon Learning per i team di procurement incorpora questo tipo di formazione direttamente negli strumenti che il tuo team utilizza già ogni giorno.
I principi di procurement efficace si applicano al di là dei reparti acquisti aziendali. Che tu sia uno studente che apprende la disciplina, un principiante che costruisce le sue prime relazioni con i fornitori, un runner (un professionista del procurement che gestisce cicli di acquisto ad alta velocità e alto volume) o un proprietario di casa che gestisce un progetto di ristrutturazione, i principi fondamentali si traducono in modo universale.
| Contesto | Principali consigli per gli acquisti |
|---|---|
| Principianti e studenti | Imparare il ciclo di acquisto end-to-end; comprendere i requisiti di conformità; esercitarsi con il software di procurement in un ambiente guidato; studiare la gestione delle categorie e i framework di valutazione dei fornitori. |
| Responsabili acquisti (acquirenti ad alto volume e ritmo elevato) | Dare priorità all'automazione per le attività ripetitive; consolidare l'elenco dei fornitori per ridurre il carico di gestione; utilizzare l'analisi della spesa per individuare tempestivamente gli acquisti fuori contratto; creare ridondanza nella base fornitori per proteggersi dalle interruzioni. |
| Proprietari di casa | Ottenere sempre almeno tre preventivi prima di impegnarsi; verificare i contractor tramite referenze e recensioni; documentare ogni contratto, ordine di modifica e fattura; prevedere un budget di contingenza dal 10 al 20 percento in più rispetto alla stima principale. |
| Tutti i contesti | Standardizzare i criteri di decisione prima di iniziare; comunicare le aspettative per iscritto; valutare le prestazioni del fornitore o del contractor dopo ogni incarico; considerare ogni ciclo di procurement come un'opportunità per migliorare il successivo. |
Il punto di partenza più pratico è un audit dello stato attuale: mappare i flussi di lavoro di procurement esistenti, identificare dove si perde più tempo o si verificano errori e dare priorità ai due o tre miglioramenti con il rapporto impatto-sforzo più elevato.
In pratica, la maggior parte delle organizzazioni scopre che standardizzare il flusso di lavoro a volume più elevato e affrontare l'adozione degli strumenti tramite formazione integrata produce i risultati visibili più rapidi. Da lì, l'automazione e il lavoro strategico sulle policy si costruiscono su una base più solida.
La riprogettazione del processo di procurement non è un progetto una tantum. Le organizzazioni che mantengono il miglioramento lo trattano come una disciplina continua, utilizzando i dati della loro piattaforma di procurement e le analisi della piattaforma di adozione digitale per individuare nuove opportunità ogni trimestre. Capire come la trasformazione digitale si applica al procurement può aiutare a inquadrare questo impegno continuo all'interno della strategia organizzativa più ampia.
Le funzionalità di adozione digitale di Lemon Learning coprono l'intero ecosistema di strumenti di procurement, fornendo guida in-app, notifiche push e analisi che rendono ogni miglioramento misurabile e sostenibile.
I miglioramenti del processo di procurement più efficaci includono la standardizzazione e la documentazione dei flussi di lavoro, l'automazione delle attività ripetitive come la creazione di ordini di acquisto e l'abbinamento delle fatture, l'investimento in una piattaforma di adozione digitale (DAP) per accelerare l'onboarding degli strumenti, il consolidamento dell'elenco dei fornitori e la formazione continua in-app. Allineare gli obiettivi di procurement alla strategia aziendale più ampia e monitorare le prestazioni con KPI (indicatori chiave di prestazione) chiari completa un solido programma di miglioramento.
Come possono i team di procurement migliorare l'efficienza degli acquisti?+I team di procurement migliorano l'efficienza eliminando le fasi manuali e cartacee tramite l'automazione, centralizzando i dati di spesa in un'unica piattaforma di procurement, standardizzando i flussi di lavoro di approvazione per ridurre i tempi di ciclo e formando il personale direttamente all'interno del software che utilizza ogni giorno. Le revisioni periodiche dei fornitori e il coinvolgimento anticipato degli stakeholder prevengono inoltre i ritardi che aumentano i costi e rallentano il ciclo dall'acquisto al pagamento.
Quali consigli sugli acquisti si applicano a principianti, studenti, runner e proprietari di casa?+I principianti e gli studenti traggono maggior beneficio dall'apprendimento del ciclo di acquisto end-to-end, dalla comprensione dei requisiti di conformità e dalla pratica con software di procurement in un ambiente guidato. I runner (professionisti degli acquisti che gestiscono acquisti ad alto volume e ritmo sostenuto) dovrebbero concentrarsi sull'automazione e sul consolidamento dei fornitori per mantenere la velocità senza sacrificare la qualità. I proprietari di casa che gestiscono progetti di ristrutturazione o manutenzione traggono il massimo vantaggio dall'ottenere più preventivi, dalla valutazione approfondita dei fornitori e dalla documentazione di ogni contratto e fattura per il controllo del budget.
Cos'è la riprogettazione del processo di procurement e quando è necessaria?+La riprogettazione del processo di procurement è una revisione strutturata e una revisione completa dei flussi di lavoro di acquisto esistenti per eliminare i colli di bottiglia, ridurre i costi e allineare la funzione agli obiettivi aziendali attuali. È generalmente necessaria quando i tempi di ciclo sono costantemente lunghi, quando la spesa è frammentata tra molti fornitori non approvati, quando viene adottata una nuova piattaforma di procurement, o quando le violazioni della conformità o i risultati di audit rivelano lacune sistemiche nel processo attuale.
Sarah supervisiona tutto ciò che riguarda l'inbound marketing, esplorando i numerosi utilizzi aziendali e gli argomenti legati all'adozione digitale. Le sue esperienze precedenti includono il marketing B2C e di prodotto nel settore del social listening, con l'individuazione delle tendenze emergenti del settore.