Come migliorare il processo di procurement: 8 strategie concrete

Per migliorare il processo di procurement, occorre agire su tre leve fondamentali: standardizzare i flussi di lavoro, adottare gli strumenti digitali giusti e formare continuamente le persone che li utilizzano. Quando tutte e tre operano in sinergia, il procurement si trasforma da centro di costo reattivo a motore strategico di valore aziendale. Questa guida illustra otto strategie concrete per migliorare il processo di procurement, con indicazioni mirate per professionisti, studenti, principianti e chiunque si trovi a gestire decisioni di acquisto a qualsiasi scala.

La nuova ondata degli acquisti

Il procurement è cambiato radicalmente nell'ultimo decennio. Considerato un tempo come una funzione transazionale orientata alla riduzione dei costi, è oggi riconosciuto come uno dei processi più strategicamente rilevanti all'interno di qualsiasi organizzazione. I moderni team di procurement sono responsabili dell'identificazione delle principali aree di spesa, della qualificazione dei fornitori in linea con gli obiettivi aziendali, della costruzione di relazioni durature con i vendor e della gestione di trattative complesse.

La funzione si sta evolvendo attorno a tre priorità:

• Una collaborazione più profonda con le unità aziendali interne e i fornitori esterni
• Un passaggio dalla pura riduzione dei costi alla creazione di valore sostenibile
• Un utilizzo crescente di dati e strumenti digitali per ottimizzare ogni fase del ciclo purchase-to-pay

Gli strumenti adottati, i processi implementati e il modo in cui il team collabora tra le diverse unità aziendali sono più determinanti che mai. Lemon Learning ha supportato numerosi progetti di e-procurement in ambienti cloud, SaaS e on-premise, tra cui Coupa, SAP Ariba, Ivalua, Oracle, Sage, Infor, Synertrade e ServiceNow. Le considerazioni che seguono traggono origine diretta da tale esperienza.

Quali sfide deve affrontare oggi il procurement?

I responsabili del procurement si trovano costantemente sotto pressione per semplificare processi complessi, ottenere risultati misurabili, controllare i costi e risparmiare tempo. L'accelerazione della trasformazione digitale ha aggiunto un ulteriore livello di complessità: i team devono adottare le tecnologie di procurement ed estrarne valore più rapidamente che mai.

Le sfide più comuni includono:

• Processi inefficaci e laboriosi che persistono anche dopo il deployment di nuovi strumenti
• Assenza di flussi di lavoro standardizzati tra reparti o regioni
• Formazione interna ed esterna non uniforme
• Onboarding difficoltoso per utenti occasionali o esterni
• Gestione frammentata dei fornitori: qualificazione, monitoraggio delle performance, garanzia della qualità e supervisione della base vendor
• Scarsa visibilità sulla spesa, con conseguenti acquisti fuori contratto e sforamenti del budget

Se non affrontate, queste criticità si traducono in perdite economiche, violazioni della conformità e un impatto negativo diretto sul ROI. La buona notizia è che esistono strategie consolidate per ciascuna di esse. Gli otto approcci descritti di seguito coprono le strade più efficaci verso un procurement digitale di successo.

8 modi per migliorare il processo di procurement

1. Investire in una piattaforma di adozione digitale

Una DAP (piattaforma di adozione digitale) è probabilmente il singolo investimento più impattante che un reparto di procurement possa fare per colmare il divario tra il deployment di uno strumento e il suo utilizzo effettivo ed efficace. Basata su procedure guidate interattive passo dopo passo, una DAP consente ai team di procurement di gestire onboarding, formazione e attività operative contemporaneamente, direttamente all'interno del software di procurement utilizzato ogni giorno.

Le applicazioni pratiche includono:

• Guide di processo personalizzabili per qualsiasi flusso di lavoro di acquisto, dalla richiesta d'acquisto all'onboarding dei fornitori
• Guide contestuali attivate dalle azioni dell'utente, che appaiono nel momento in cui servono
• Notifiche push in tempo reale inviate direttamente all'interno dello strumento di procurement per comunicare modifiche ai processi o promemoria sulla conformità
• Analisi che rivelano dove gli utenti si bloccano o commettono errori, consentendo una riprogettazione mirata dei processi

Una DAP interviene nel miglioramento del processo di procurement nel momento esatto in cui il lavoro viene svolto, ovvero dove la maggior parte degli altri metodi di formazione fallisce. Poiché la guida appare in tempo reale, gli utenti occasionali e i nuovi assunti raggiungono la produttività più rapidamente senza dipendere da sessioni in aula il cui contenuto viene dimenticato rapidamente.

2. Definire politiche di procurement strategiche

Politiche di approvvigionamento chiare e documentate riducono i rischi, accorciano i tempi del ciclo e creano una base equa e trasparente per la selezione dei fornitori. Ogni volta che si qualifica un nuovo fornitore, è necessario seguire procedure di sicurezza e conformità. Senza un framework standardizzato, questo diventa un compito lento, soggetto a errori e che assorbe molte risorse, indipendentemente dalle dimensioni della base fornitori.

Una solida politica di onboarding dei fornitori dovrebbe coprire tre aree:

• Pianificazione formalizzata: standardizzare la raccolta dei dati, definire i benchmark di performance e stabilire come le informazioni sui fornitori verranno monitorate nel tempo.
• Due diligence: documentare i criteri di qualificazione dei fornitori, esaminare la loro storia e predisporre modelli di gestione contrattuale.
• Formazione e onboarding dei fornitori: fornire ai vendor un accesso guidato alla piattaforma, standardizzare la sequenza di onboarding e comunicare le aspettative in modo coerente fin dal primo giorno.

Un'analisi SWOT dell'attuale ambiente di approvvigionamento aiuta a identificare le lacune nelle politiche esistenti. Aggiornare tali politiche per allinearle alle esigenze aziendali correnti è più efficiente che crearne di nuove da zero.

3. Comunicare con i propri team

La comunicazione coerente è una delle leve di miglioramento del procurement a costo più basso e con il rendimento a lungo termine più elevato. Quando i responsabili degli acquisti, delle finanze, del settore legale e delle operazioni condividono una visione comune delle priorità, i colli di bottiglia emergono più rapidamente e le soluzioni arrivano prima.

Ascoltare attivamente i propri team e i fornitori aiuta a individuare i punti critici man mano che si sviluppano: ordini duplicati accidentali, pattern di consegna inaffidabili da parte dei vendor, resistenze a un nuovo processo prima che si consolidino. Le relazioni con i fornitori sono reciprocamente vantaggiose e richiedono cura professionale continua. Nei periodi di crisi, un solido rapporto di lavoro può fare la differenza tra un ritardo gestito e un'interruzione totale della supply chain.

Suggerimento: con una piattaforma di adozione digitale è possibile inviare notifiche push mirate direttamente all'interno dello strumento di approvvigionamento, in modo che gli aggiornamenti sui processi raggiungano le persone giuste nel momento in cui contano.

4. Gestire le scorte

Una gestione efficace dell'inventario previene sia le scorte insufficienti, che compromettono le operazioni, sia quelle eccessive, che immobilizzano il flusso di cassa e aumentano i costi di stoccaggio. Trattare l'inventario come una componente della redditività complessiva, anziché come una preoccupazione puramente operativa, cambia il modo in cui i team di approvvigionamento prendono le decisioni di acquisto.

Investire in strumenti dedicati alla gestione dell'inventario riduce gli errori umani nelle quantità degli ordini, nei livelli delle scorte di sicurezza e nel monitoraggio delle materie prime. Nella scelta dello strumento, è opportuno dare priorità all'integrazione con la piattaforma di procurement esistente, in modo che i dati dell'inventario e le decisioni di acquisto condividano un'unica fonte di verità.

Un utile benchmark operativo è la regola 80/20 dell'inventario: l'80 percento dei profitti proviene tipicamente dal 20 percento degli articoli a magazzino. Questo punto di partenza aiuta i team di procurement a concentrare attenzione e spesa dove generano il maggior valore.

5. Selezionare il giusto strumento di approvvigionamento digitale

Centralizzare i dati di spesa e i flussi di lavoro degli acquisti all'interno di un'unica piattaforma adeguata è uno dei modi più affidabili per migliorare l'efficienza dell'approvvigionamento a livello di dipartimento. Quando gli utenti sono costretti a passare tra sistemi disconnessi, si perde tempo, gli errori si moltiplicano e la visibilità sulla spesa diminuisce.

I criteri di selezione dello strumento dovrebbero includere:

Trovare la soluzione giusta è importante quanto l'implementazione stessa. Una piattaforma tecnicamente capace ma scarsamente adottata apporta miglioramenti limitati al processo di approvvigionamento reale.

6. Standardizzare i processi

I flussi di lavoro standardizzati riducono gli errori umani, migliorano la conformità e rendono più facile misurare e confrontare le performance nel tempo. La standardizzazione si applica ai processi interni come le richieste di acquisto, le catene di approvazione e la corrispondenza delle fatture, nonché alle fasi rivolte all'esterno come la qualificazione dei fornitori e il rinnovo dei contratti.

I vantaggi principali della standardizzazione includono:

• Meno errori di immissione dati nelle transazioni e negli ordini
• Registrazioni chiare e verificabili per conformità e governance
• Un processo di selezione equo e trasparente per i nuovi fornitori
• Onboarding più rapido per i nuovi membri del team, grazie a flussi di lavoro documentati

Prima di standardizzare, è utile verificare dove gli utenti trascorrono più tempo all'interno dello strumento di procurement. I dati di analisi dei flussi di lavoro, spesso disponibili direttamente da una piattaforma di adozione digitale, mostrano quali passaggi causano i maggiori ritardi o errori, fornendo un punto di partenza basato sui dati anziché su supposizioni.

7. Automatizzare i processi che richiedono tempo

L'automazione trasforma ore di lavoro manuale in secondi di attività del sistema, liberando il team per concentrarsi su attività strategiche di maggior valore. I candidati più comuni all'automazione includono la creazione degli ordini di acquisto, la corrispondenza a tre vie delle fatture, gli avvisi di scadenza dei contratti, l'instradamento delle approvazioni e la reportistica sulle prestazioni dei fornitori.

Le organizzazioni che hanno automatizzato i flussi di lavoro di procurement riportano costantemente tempi di ciclo dalla richiesta all'ordine più brevi, costi di transazione inferiori e tassi di errore ridotti. La barriera percepita è solitamente il costo e la complessità: in pratica, la maggior parte delle moderne piattaforme di procurement include funzionalità di automazione come caratteristica nativa, e una piattaforma di adozione digitale può guidare gli utenti attraverso i flussi di lavoro automatizzati in tempo reale, preservando l'adozione anche quando il processo cambia.

"Passiamo da un'azienda basata sui processi a un'azienda di problem-solving che si fonda sugli individui; l'unico modo per gestirla è responsabilizzare tutti i dipendenti, e soprattutto i manager, a risolvere i problemi in modo continuo."

Marc Blangy, DSI, Omnes Education, nel podcast Lemon Learning CIO Pioneers

Questa mentalità si applica direttamente all'automazione del procurement. Quando i membri del team comprendono perché un processo è stato automatizzato e dispongono degli strumenti per navigarlo con sicurezza, l'adozione accelera e i guadagni in termini di efficienza vengono mantenuti nel tempo.

8. Migliorare la formazione del personale

Una formazione continua e contestuale è la base che consolida ogni altro miglioramento del processo di procurement. Senza di essa, anche i flussi di lavoro meglio progettati e le piattaforme più capaci risultano poco performanti, perché le persone che li utilizzano non hanno la fiducia o le competenze per farlo correttamente.

Il software di procurement presenta una sfida formativa specifica: a differenza degli strumenti di produttività quotidiana, le piattaforme di acquisto possono essere accessibili solo per attività specifiche, talvolta con scarsa frequenza. Quando un utente torna al sistema dopo settimane di assenza, la memoria muscolare è svanita. Gli approcci tradizionali come le sessioni in aula o le guide statiche in PDF non tengono conto di questa realtà.

Incorporare la formazione direttamente all'interno dello strumento di procurement tramite una piattaforma di adozione digitale cambia questa dinamica. Gli utenti incontrano una guida interattiva esattamente quando ne hanno bisogno, seguendo un approccio di apprendimento attraverso la pratica che costruisce competenza reale piuttosto che una familiarità passiva. Una DAP offre inoltre supporto sempre disponibile, affinché gli utenti occasionali non vengano mai bloccati da un processo che non ricordano.

Gli elementi chiave di un programma di formazione al procurement efficace includono:

• Procedure guidate in-app per ogni attività chiave, disponibili su richiesta
• Contenuti basati sui ruoli, in modo che approvatori, richiedenti e utenti finanziari vedano ciascuno le indicazioni pertinenti al proprio flusso di lavoro
• Contenuti di aggiornamento periodici inviati agli utenti quando processi o strumenti vengono modificati
• Analisi per monitorare quali flussi di lavoro generano ancora ticket di supporto o errori, consentendo un miglioramento continuo

Scopri come la soluzione di apprendimento e sviluppo di Lemon Learning incorpora questo tipo di formazione direttamente negli strumenti che il tuo team utilizza ogni giorno. Per approfondire il tema dell'adozione degli strumenti digitali nel ciclo di acquisto, consulta anche la guida su caratteristiche e software di procurement.

Consigli di procurement per ogni contesto

I principi di un procurement efficace si applicano ben oltre i reparti acquisti aziendali. Che si tratti di uno studente che apprende la disciplina, di un principiante che costruisce le prime relazioni con i fornitori, di un professionista che gestisce cicli di acquisto ad alto volume oppure di un proprietario di casa che coordina un progetto di ristrutturazione, i principi fondamentali si traducono in modo universale.

Da dove iniziare per migliorare il processo di procurement

Il punto di partenza più pratico è un audit dello stato attuale: mappare i flussi di lavoro di procurement esistenti, identificare dove si perde più tempo o si verificano errori e dare priorità ai due o tre miglioramenti con il rapporto impatto-sforzo più elevato.

Nella maggior parte dei casi, standardizzare il flusso di lavoro a volume più elevato e affrontare l'adozione degli strumenti tramite formazione integrata produce i risultati visibili più rapidi. Da lì, l'automazione e il lavoro strategico sulle politiche si costruiscono su una base più solida.

La riprogettazione del processo di procurement non è un progetto una tantum. Le organizzazioni che mantengono il miglioramento nel tempo lo trattano come una disciplina continua, utilizzando i dati della piattaforma di procurement e le analisi della piattaforma di adozione digitale per individuare nuove opportunità ogni trimestre. Comprendere come la trasformazione digitale si applica al procurement aiuta a inquadrare questo impegno all'interno della strategia organizzativa più ampia.

Le funzionalità di adozione digitale di Lemon Learning coprono l'intero ecosistema di strumenti di procurement, fornendo guida in-app, notifiche push e analisi che rendono ogni miglioramento misurabile e sostenibile.