Melhoria do Processo de Compras: 8 Estratégias Eficazes

Para melhorar o seu processo de aquisição, concentre-se em três alavancas fundamentais: normalizar fluxos de trabalho, adotar as ferramentas digitais certas e formar continuamente as pessoas que as utilizam. Quando as três funcionam em conjunto, a aquisição deixa de ser um centro de custos reativo para passar a ser um motor estratégico de valor para o negócio. Este guia abrange oito ideias concretas de melhoria do processo de aquisição, bem como dicas direcionadas para profissionais, estudantes, iniciantes e proprietários de habitação que navegam em decisões de compra a qualquer escala.

A nova vaga da aquisição

A aquisição (procurement) mudou fundamentalmente ao longo da última década. Outrora vista principalmente como uma função transacional de redução de custos, é agora reconhecida como um dos processos mais estrategicamente importantes em qualquer organização. As equipas de aquisição modernas são responsáveis por identificar as principais áreas de despesa, qualificar fornecedores de acordo com os objetivos do negócio, construir relações com fornecedores e gerir negociações complexas.

A função está a evoluir em torno de três prioridades:

• Colaboração mais aprofundada com unidades de negócio internas e fornecedores externos
• Uma transição da pura redução de custos para a criação de valor sustentável
• Maior utilização de dados e ferramentas digitais para otimizar cada etapa do ciclo de compra ao pagamento

As ferramentas que implementa, os processos que adota e a forma como a sua equipa trabalha entre as unidades de negócio são mais determinantes do que nunca. A Lemon Learning apoiou numerosos projetos de e-procurement em ambientes baseados na nuvem, SaaS (Software as a Service) e on-premise, incluindo o software de aquisição Coupa, SAP Ariba, Ivalua, Oracle, Sage, Infor, Synertrade e ServiceNow. Os insights apresentados abaixo resultam diretamente dessa experiência.

Que desafios enfrenta a aquisição atualmente?

Os responsáveis de aquisição enfrentam consistentemente pressão para simplificar processos complexos, ao mesmo tempo que alcançam resultados mensuráveis, controlam custos e poupam tempo. A aceleração da transformação digital acrescentou uma camada adicional: as equipas têm agora de adotar e extrair valor das tecnologias de aquisição mais rapidamente do que nunca.

Os desafios mais comuns incluem:

• Processos ineficazes e morosos que persistem mesmo após a implementação de novas ferramentas
• Falta de fluxos de trabalho padronizados entre departamentos ou regiões
• Formação interna e externa inconsistente
• Integração difícil de utilizadores ocasionais ou externos
• Gestão fragmentada de fornecedores: identificar os fornecedores certos, acompanhar o desempenho dos fornecedores, garantir a qualidade do fornecimento e monitorizar a base de fornecedores
• Fraca visibilidade das despesas, conduzindo a compras fora de contrato e a derrapagens orçamentais

Se não forem resolvidos, estes problemas agravam-se em perdas avultadas, falhas de conformidade e um impacto negativo direto no ROI (retorno sobre o investimento).

A boa notícia é que existem estratégias comprovadas para resolver cada um destes problemas. As oito abordagens apresentadas abaixo cobrem os caminhos mais eficazes para uma aquisição digital bem-sucedida.

8 formas de melhorar o processo de aquisição

1. Investir numa plataforma de adoção digital

Uma DAP (plataforma de adoção digital) é, sem dúvida, o investimento mais impactante que um departamento de aquisição pode fazer para colmatar a lacuna entre a implementação de uma ferramenta e a sua utilização eficaz. Construída em torno de tutoriais interativos passo a passo, uma DAP permite que as equipas de aquisição integrem, formem e executem tarefas reais em simultâneo, diretamente dentro do software de aquisição que utilizam diariamente.

As aplicações práticas incluem:

• Guias de processo personalizáveis para qualquer fluxo de trabalho de compras, desde a requisição de compra até à integração de fornecedores
• Guias ativados por ação que surgem em contexto quando um utilizador inicia uma tarefa
• Notificações push em tempo real enviadas diretamente dentro da ferramenta de aquisição para comunicar alterações de processos ou lembretes de conformidade
• Análises que revelam exatamente onde os utilizadores ficam bloqueados ou cometem erros, permitindo uma reformulação direcionada dos processos

Uma DAP aborda a melhoria do processo de aquisição no momento do trabalho, que é onde a maioria dos outros métodos de formação falha. Como a orientação surge em tempo real, os utilizadores ocasionais e os novos colaboradores atingem a produtividade mais rapidamente sem dependerem de sessões presenciais que são rapidamente esquecidas.

2. Definir políticas estratégicas de aquisição

Políticas de aquisição claras e documentadas reduzem o risco, encurtam os ciclos de tempo e criam uma base justa e transparente para a seleção de fornecedores. Sempre que qualifica um novo fornecedor, devem ser seguidos procedimentos de segurança e conformidade. Sem um enquadramento padronizado, esta torna-se uma tarefa lenta, sujeita a erros e intensiva em recursos, independentemente da dimensão da sua base de fornecedores.

Uma política sólida de integração de fornecedores deve abranger três áreas:

• Planeamento formalizado: padronizar a recolha de dados, definir indicadores de desempenho e estabelecer como as informações dos fornecedores serão acompanhadas ao longo do tempo.
• Diligência devida: documentar os critérios de qualificação dos fornecedores, verificar o historial dos fornecedores e implementar modelos de gestão de contratos.
• Formação e integração de fornecedores: fornecer aos fornecedores acesso guiado à sua plataforma, padronizar a sequência de integração e comunicar as expectativas de forma consistente desde o primeiro dia.

Utilize uma análise SWOT (Pontos Fortes, Pontos Fracos, Oportunidades, Ameaças) do seu ambiente de aquisição atual para identificar lacunas nas políticas existentes e, em seguida, atualize essas políticas para as alinhar com as necessidades empresariais atuais, em vez de criar novas de raiz.

3. Comunique com as suas equipas

A comunicação consistente é uma das ideias de melhoria de aquisições com menor custo e maior retorno a longo prazo. Quando os intervenientes das áreas de compras, finanças, jurídica e operações partilham uma visão comum das prioridades, os obstáculos surgem mais rapidamente e as soluções emergem mais cedo.

A escuta ativa junto das suas equipas e fornecedores ajuda-o a identificar pontos problemáticos à medida que se desenvolvem, seja detetando encomendas duplicadas acidentais, sinalizando padrões de entrega pouco fiáveis por parte dos fornecedores, ou identificando resistência a um novo processo antes que este se torne enraizado. As relações com fornecedores são mutuamente benéficas e requerem uma gestão profissional. Em períodos de perturbação, uma relação de trabalho sólida pode ser a diferença entre um atraso gerido e uma falha total na cadeia de abastecimento.

Dica de aquisição: com uma plataforma de adoção digital, pode enviar notificações push direcionadas em tempo real, diretamente dentro da ferramenta de aquisição, para que as atualizações de processos cheguem às pessoas que delas necessitam no momento em que são relevantes.

4. Faça a gestão do inventário

Uma gestão eficaz do inventário previne tanto a falta de stock, que perturba as operações, como o excesso de stock, que imobiliza o fluxo de caixa e aumenta os custos de armazenamento. Tratar o inventário como um componente da rentabilidade global, em vez de uma preocupação meramente operacional, altera a forma como as equipas de aquisição tomam decisões de compra.

Investir em ferramentas dedicadas à gestão de inventário reduz o erro humano em áreas como quantidades de encomenda, níveis de stock de segurança e rastreamento de matérias-primas. Na seleção de uma ferramenta, dê prioridade à integração com a sua plataforma de aquisição existente, para que os dados de inventário e as decisões de compra partilhem uma única fonte de verdade.

Um indicador operacional útil é a regra 80/20 do inventário, que defende que 80 por cento dos lucros provêm tipicamente de 20 por cento dos artigos em stock. Usar isto como ponto de partida ajuda as equipas de aquisição a concentrar a atenção e os gastos onde geram mais valor.

5. Selecione a ferramenta digital de aquisição certa

Centralizar os dados de gastos e os fluxos de trabalho de compras numa única plataforma bem adequada é uma das formas mais fiáveis de melhorar a eficiência das aquisições num departamento. Quando os utilizadores são obrigados a alternar entre vários sistemas desconectados, perde-se tempo, os erros multiplicam-se e a visibilidade dos gastos diminui.

Os critérios para selecionar a ferramenta de aquisição certa devem incluir:

Encontrar a solução certa é tão importante quanto a própria implementação. Uma plataforma tecnicamente capaz mas com fraca adoção traz poucos melhoramentos ao processo de aquisição efetivo.

6. Padronize os processos

Os fluxos de trabalho de aquisição padronizados reduzem o erro humano, melhoram a conformidade e tornam muito mais fácil medir e comparar o desempenho. A padronização aplica-se a processos internos como requisições de compra, cadeias de aprovação e correspondência de faturas, bem como a etapas voltadas para o exterior, como a qualificação de fornecedores e a renovação de contratos.

Os benefícios comuns da padronização incluem:

• Menos erros de introdução de dados em transações e encomendas
• Registos claros e auditáveis para conformidade e governação
• Um processo de seleção justo e transparente para novos fornecedores
• Integração mais rápida de novos membros da equipa que podem seguir fluxos de trabalho documentados

Antes de normalizar, audite onde os seus utilizadores passam mais tempo na sua ferramenta de aprovisionamento. Os dados de análise de fluxo de trabalho, frequentemente disponíveis diretamente a partir de uma plataforma de adoção digital, mostrar-lhe-ão quais as etapas que causam mais atrasos ou erros, dando-lhe um ponto de partida baseado em dados para a reformulação, em vez de depender de suposições.

7. Automatize processos demorados

A automatização transforma horas de trabalho manual de aprovisionamento em segundos de atividade do sistema, libertando a sua equipa para se concentrar em tarefas estratégicas de maior valor. Os candidatos mais comuns para automatização incluem a criação de ordens de compra, a correspondência tripartida de faturas, alertas de expiração de contratos, encaminhamento de aprovações e relatórios de desempenho de fornecedores.

As organizações que automatizaram os fluxos de trabalho de aprovisionamento relatam consistentemente ciclos de requisição-a-encomenda mais curtos, custos de transação mais baixos e taxas de erro reduzidas. O Aberdeen Group citou a automatização como a principal estratégia de investimento entre as empresas que procuram otimizar o aprovisionamento, assinalando reduções significativas tanto no custo de requisição-a-encomenda como no tempo de ciclo de transação entre as organizações que a adotaram.

A barreira percebida é geralmente o custo e a complexidade. Na prática, a maioria das plataformas de aprovisionamento modernas inclui capacidades de automatização como funcionalidade nativa, e uma plataforma de adoção digital pode orientar os utilizadores através de fluxos de trabalho automatizados em tempo real, para que a adoção não se perca por confusão sobre como o novo processo funciona.

"Passamos de uma empresa de processos para uma empresa de resolução de problemas assente nos indivíduos; a única forma de o gerir é capacitar todos os colaboradores, e sobretudo os gestores, para resolverem problemas continuamente."

Marc Blangy, DSI, Omnes Education, no podcast Lemon Learning CIO Pioneers

Esta mentalidade é diretamente aplicável à automatização do aprovisionamento. Quando os membros da equipa compreendem por que razão um processo foi automatizado e estão capacitados com as ferramentas para o gerir com confiança, a adoção acelera e os ganhos de eficiência são sustentados.

8. Melhore a formação dos colaboradores

A formação contínua e contextual é a base que consolida todas as outras melhorias dos processos de aprovisionamento. Sem ela, mesmo os fluxos de trabalho melhor concebidos e as plataformas mais capazes ficam aquém do esperado, porque as pessoas que os utilizam não têm a confiança ou o conhecimento necessários para os usar corretamente.

O software de aprovisionamento apresenta um desafio específico em termos de formação: ao contrário das ferramentas de produtividade utilizadas diariamente, as plataformas de compras podem ser acedidas apenas para tarefas específicas, por vezes com pouca frequência. Quando um utilizador regressa ao sistema após semanas de ausência, a memória muscular desaparece. As abordagens de formação tradicionais, como sessões em sala ou guias estáticos em formato PDF (Portable Document Format), não têm em conta esta realidade.

Dependendo da dimensão e complexidade organizacional, integrar um novo fornecedor num sistema de aprovisionamento pode demorar entre 30 dias e seis meses. Incorporar a formação diretamente na ferramenta de aprovisionamento através de uma plataforma de adoção digital altera esta dinâmica. Os utilizadores encontram orientação interativa exatamente quando precisam, seguindo uma abordagem de aprendizagem pela prática que desenvolve competências reais em vez de uma familiaridade passiva. Uma plataforma de adoção digital também disponibiliza suporte 24/7 para que os utilizadores ocasionais nunca fiquem bloqueados por um processo de que não se recordam.

Elementos fundamentais de um programa de formação em aprovisionamento melhorado:

• Tutoriais interativos na aplicação para cada tarefa-chave de aprovisionamento, disponíveis a qualquer momento
• Conteúdo baseado em funções, para que aprovadores, solicitantes e utilizadores das finanças vejam cada um a orientação relevante para o seu fluxo de trabalho específico
• Conteúdo de atualização regular enviado aos utilizadores quando os processos ou ferramentas são atualizados
• Análises para acompanhar quais os fluxos de trabalho que ainda geram pedidos de suporte ou erros, permitindo a melhoria contínua

Explore como a solução de aprendizagem e desenvolvimento da Lemon Learning para equipas de aprovisionamento incorpora este tipo de formação diretamente nas ferramentas que a sua equipa já utiliza todos os dias.

Dicas de aprovisionamento para cada contexto

Os princípios eficazes de aprovisionamento aplicam-se para além dos departamentos de compras empresariais. Quer seja um estudante a aprender a disciplina, um principiante a construir as suas primeiras relações com fornecedores, um runner (um profissional de aprovisionamento que gere ciclos de compra de elevada velocidade e volume), ou um proprietário de habitação a gerir um projeto de renovação, os fundamentos traduzem-se.

Por onde começar a melhorar o processo de aprovisionamento

O ponto de partida mais prático é uma auditoria do estado atual: mapeie os fluxos de trabalho de aprovisionamento existentes, identifique onde se perde mais tempo ou ocorrem erros e priorize as duas ou três melhorias com maior rácio impacto-esforço.

Na prática, a maioria das organizações verifica que normalizar o fluxo de trabalho de maior volume e resolver a adoção de ferramentas através de formação integrada produz os resultados visíveis mais rápidos. A partir daí, a automação e o trabalho estratégico de políticas assentam numa base mais estável.

A reformulação do processo de aprovisionamento não é um projeto pontual. As organizações que sustentam a melhoria tratam-na como uma disciplina contínua, utilizando dados da sua plataforma de aprovisionamento e da análise da plataforma de adoção digital para identificar novas oportunidades a cada trimestre. Compreender de que forma a transformação digital se aplica ao aprovisionamento pode ajudar a enquadrar esse compromisso contínuo na estratégia organizacional mais ampla.

As capacidades de adoção digital da Lemon Learning abrangem todo o ecossistema de ferramentas de aprovisionamento, fornecendo orientação integrada nas aplicações, notificações push e análises que tornam cada melhoria mensurável e sustentável.