8 dicas para melhorar o seu processo de compras

O seu departamento de compras está preparado para enfrentar os desafios que se avizinham? Num mundo em que a mudança é a única constante, as equipas de aprovisionamento devem demonstrar flexibilidade e agilidade para fazer face às perturbações.

Outrora considerado uma unidade de negócio centrada na redução de custos e nas transações, o aprovisionamento é hoje visto como um dos processos mais estratégicos de uma organização. Os departamentos de aprovisionamento identificam as principais áreas de despesa, qualificam os fornecedores de acordo com os objetivos de negócio, estabelecem relações cruciais e conduzem negociações estratégicas. Mas não é só isso…

A nova vaga do aprovisionamento

Segundo a KPMG, estamos a assistir a uma "nova vaga do aprovisionamento". Não surpreende que os departamentos de aprovisionamento sejam considerados os novos garantes do crescimento na sua procura por:

• Reforçar a colaboração com as unidades de negócio e os fornecedores
• Colocar a ênfase na criação de valor sustentável
• Otimizar as oportunidades para a função de aprovisionamento

É por isso que as ferramentas que utiliza, os processos que implementa e a forma como trabalha com as outras unidades de negócio são mais importantes do que nunca. Graças aos inúmeros projetos de aprovisionamento eletrónico que apoiámos até à data, dispomos de uma grande experiência em matéria de problemáticas de aprovisionamento. Na Lemon Learning, oferecemos assistência completa numa vasta gama de software de aprovisionamento eletrónico, quer seja baseado na cloud, em modo SaaS ou em ambiente local. Isso inclui Coupa, SAP Ariba, Ivalua, Oracle, Sage, Infor, Synertrade e ServiceNow.

Partilhamos as nossas chaves e os nossos conselhos para se manter competitivo nesta nova vaga e melhorar os seus processos de compra.

Quais são os desafios do aprovisionamento?

Enquanto responsável de compras, enfrenta desafios constantes para racionalizar os processos de aprovisionamento e de compra complexos, ao mesmo tempo que obtém resultados, reduz custos e poupa tempo. Desde que a crise acelerou a transformação digital, também sublinhou a necessidade de melhor explorar e adotar as tecnologias de aprovisionamento para fazer face a estes desafios.

Os principais desafios com que se deparam os responsáveis de compras:

• Processos ineficazes e com grandes exigências em termos de mão de obra (apesar do investimento em ferramentas de compra adequadas)
• Falta de processos normalizados
• Formação interna e externa ineficaz
• Integração e apoio complexos a utilizadores ocasionais
• Processos de aprovisionamento inconsistentes
• Gestão difícil dos fornecedores (identificação do fornecedor certo, acompanhamento do desempenho dos fornecedores, garantia de um aprovisionamento estável de produtos de qualidade, monitorização da base de fornecedores)

Se não forem resolvidos, os problemas podem agravar-se em perdas dispendiosas, aumento de custos e um impacto direto no seu retorno sobre o investimento.

As ferramentas de aprovisionamento ineficazes custam às empresas nos Estados Unidos e no Canadá 1,5 mil milhões de dólares por ano, o que equivale a 32 milhões de horas de trabalho perdidas.

Source: Topline Strategy Group

A boa notícia? Existem chaves, conselhos e uma solução de adoção digital específica para superar estes desafios de aprovisionamento.

8 formas de melhorar o processo de aprovisionamento

1. Invista numa plataforma de adoção digital

Existe uma plataforma para resolver tudo! Uma plataforma de adoção digital (DAP) é especificamente concebida para os seus utilizadores e as suas ferramentas. Graças a procedimentos passo a passo interativos, as equipas de compras (internas e externas) podem integrar-se, formar-se e trabalhar em simultâneo. Identificou processos ineficazes? Crie e envie guias personalizáveis para qualquer processo de aprovisionamento. Os seus utilizadores estão descomprometidos? Com guias ativados por ação e uma abordagem de «learning by doing», pode melhorar rapidamente o domínio das ferramentas por parte deles. Aguarde mais informações sobre a DAP ao longo do artigo.

2. Definir políticas de compras estratégicas

Sempre que qualifica um novo fornecedor, é necessário realizar longos procedimentos de segurança. Considere agora o segundo maior retalhista mundial com 2 800 fornecedores em todo o mundo. Construir novas relações com cada fornecedor é uma tarefa árdua que encerra múltiplos riscos de alto nível, e mitigar esses riscos exige muitos recursos. Em alternativa, mitigue desde o início definindo as melhores práticas de integração de fornecedores.

Crie um processo completo de etapas para o ajudar a:

• Formalizar o planeamento de todo o processo (normalizar os processos, acompanhar os dados e otimizar o desempenho)
• Realizar a devida diligência (destacar os critérios do fornecedor, verificar o historial do fornecedor, gerir os contratos)
• Formar e integrar os fornecedores (formar os fornecedores na sua plataforma, normalizar o onboarding, comunicar de forma consistente)

Realize uma nova análise SWOT do seu ambiente e utilize os riscos para modificar as políticas de aprovisionamento existentes. Trabalhar a partir de políticas existentes ajudá-lo-á a alinhar as suas novas políticas com as necessidades da empresa.

3. Comunique com as suas equipas

A comunicação é a chave! Uma comunicação consistente com as suas equipas pode contribuir para um sucesso duradouro, garantindo que todas as partes interessadas estão na mesma página. Ouça as suas equipas e os seus fornecedores para identificar os seus pontos fracos e os seus procedimentos ineficazes à medida que surgem. Por exemplo, encomendas acidentais ou erros, ou falta de confiança com determinados fornecedores - é assim possível tratar os problemas antes que ganhem dimensão. Estas relações são mutuamente benéficas e devem ser cultivadas a nível profissional. Em caso de perturbação ou conflito imprevisto, a sua relação poderá contribuir para minimizar o impacto na sua cadeia de aprovisionamento ou na sua área de atividade.

🍋 Dica Lemon Learning: com uma plataforma de adoção digital, pode enviar notificações push em tempo real, diretamente na ferramenta de aprovisionamento.

4. Gerir o inventário

Tente ver o seu inventário como parte da sua rentabilidade. Uma gestão eficaz dos stocks significa que não tem nem demasiado nem demasiado pouco stock para responder à procura num determinado momento. A forma mais precisa de gerir os stocks consiste em investir em ferramentas de gestão de stocks. Selecione as ferramentas adequadas à sua empresa para ajudar a minimizar os erros humanos: encomendas, stocks, matérias-primas, etc. Embora possa parecer sensato armazenar mais e superar a procura, isso implica também um aumento dos custos de armazenamento, retendo um precioso fluxo de caixa.

🍋 Sabia que? A regra de inventário 80/20 estipula que 80% dos seus lucros devem provir de 20% do seu inventário.

5. Selecione a ferramenta de aprovisionamento digital adequada

Centralizar e normalizar as informações é um dos poucos meios simples de poupar tempo aos seus utilizadores. Em qualquer posição, localizar e enviar informações pode consumir preciosos minutos de um dia, o que equivale a horas a longo prazo.

Os colaboradores passam 1,8 horas por dia - 9,3 horas por semana em média, a pesquisar e a recolher informações.

Fonte: McKinsey

O mesmo se aplica ao software de aprovisionamento. Uma solução de compras centralizada significa que as suas equipas não terão de gerir várias ferramentas em simultâneo, o que contribuirá para melhorar a sua produtividade e concentração globais.

6. Normalizar os processos

Os processos normalizados são também uma forma inestimável de poupar tempo e melhorar a conformidade. É um método de otimização que pode ser aplicado a todas as unidades de negócio. Os processos normalizados podem estabelecer diretrizes e normas de referência para facilitar o acompanhamento dos resultados. No domínio das compras, estes processos internos comuns podem reduzir consideravelmente os erros humanos (introdução de dados, transações, etc.). É também uma boa forma de criar um processo de seleção transparente e justo para os seus fornecedores.

🍋 Um conselho Lemon Learning: antes de normalizar o seu processo de aprovisionamento, informe-se sobre onde e em quê os seus utilizadores passam mais tempo.

7. Automatize os processos morosos

O aprovisionamento e o software de automatização adicional podem parecer dispendiosos e complexos, mas a realidade é muito mais simples. Enquanto profissionais de aprovisionamento, tirar partido da assistência automatizada para as suas tarefas complexas pode fazer-lhe poupar dias ao longo de um ano.

51% das empresas indicaram que a sua principal estratégia consistia em investir numa tecnologia que automatiza o seu processo de aprovisionamento. As empresas reduziram o seu custo do pedido à encomenda em 48 % e reduziram para metade o tempo de ciclo das transações.

Fonte: Aberdeen Group

8. Melhorar a formação dos colaboradores

Dependendo da dimensão da sua organização, a integração de um novo fornecedor no seu sistema de aprovisionamento pode demorar entre 30 dias e até 6 meses (para grandes empresas). Ao contrário da maioria das outras ferramentas, o software de compras não é utilizado no dia - a - dia e deverá, por isso, requerer uma solução de formação mais inovadora.

🍋 Dica Lemon Learning: pode integrar a formação diretamente na sua ferramenta de compras, permitindo aos utilizadores «learning by doing», a cada acesso.

Uma plataforma de adoção digital pode formar e integrar os utilizadores de forma independente, em tempo real, onde quer que se encontrem, através de guias interativos e de assistência 24h/24 e 7 dias/7.