A automatização de processos digitais (APD), também conhecida por Digital Process Automation (DPA), está cada vez mais integrada nos processos de trabalho das empresas. Permite otimizar os workflows, melhorar a experiência do cliente e aumentar a produtividade dos colaboradores. Elemento-chave da transformação digital, a APD ajuda as organizações a racionalizar as suas operações e garante um serviço mais fluido e eficaz.
A automatização de processos digitais é uma abordagem cuja amplitude vai além da simples automatização de tarefas. Baseia-se em aplicações de inteligência artificial e machine learning para facilitar a tomada de decisões e gerir processos de negócio de ponta a ponta.
O conceito de Digital Process Automation foi introduzido pela Forrester em 2017 para marcar uma evolução do Business Process Management (BPM). Face às crescentes necessidades de agilidade e digitalização, a DPA foi adotada para automatizar processos mais complexos. Esta evolução oferece uma grande flexibilidade, da qual as empresas beneficiam na sua gestão de processos para se adaptarem à evolução do mercado.
A automatização de processos digitais tem como objetivo principal melhorar a eficiência operacional das organizações. Permite acelerar os workflows, melhorar a tomada de decisões e oferecer uma experiência mais fluida aos clientes. As plataformas de adoção digital reduzem os erros humanos, otimizam os custos e facilitam o recurso a outras aplicações digitais.
A Digital Process Automation assenta em princípios-chave que garantem uma gestão fluida e otimizada das operações. Da simplificação dos workflows à integração de ferramentas inteligentes, estas características são essenciais para estruturar e automatizar eficazmente os processos de negócio.
A automatização dos fluxos de trabalho permite orquestrar e executar os processos de negócio de forma fluida e eficaz. Ao eliminar intervenções manuais desnecessárias, acelera as operações e reduz os erros humanos. Graças a ferramentas inteligentes, as empresas podem otimizar a organização das tarefas e assegurar uma melhor coordenação entre os diferentes departamentos. Esta automatização favorece uma tomada de decisão mais rápida e melhora a capacidade de resposta face às solicitações internas e externas.
Uma plataforma de adoção digital permite ligar as diferentes ferramentas e sistemas informáticos da sua empresa. A utilização destes sistemas é facilitada por notificações, pushes e guias interativos integrados no software, otimizando assim a perenidade dos seus recursos.
A APD favorece a centralização dos dados ao automatizar os processos. Integra diversas fontes de informação numa única plataforma, reunindo recursos digitais dispersos, estruturando-os e facilitando o seu acesso. As organizações ganham assim tempo na tomada de decisões.
A implementação de um projeto de automatização de processos digitais pode trazer vantagens financeiras tão significativas como as de um BPM, mas os benefícios vão além do aspeto económico.
A adoção de software permite às empresas fluidificar as suas operações ao reduzir as intervenções humanas e minimizar os erros. Ao automatizar os processos, os prazos de tratamento são consideravelmente reduzidos, o que aumenta a rapidez e a fiabilidade das operações. Esta abordagem otimiza igualmente a utilização dos recursos, reafectando os colaboradores a tarefas de maior valor acrescentado.
A APD automatiza as interações e otimiza tarefas repetitivas como a gestão de pedidos. A boa coordenação dos serviços e a integração das ferramentas de automatização reduzem os tempos de resposta, permitindo às organizações oferecer uma experiência do cliente mais fluida e personalizada.
A limitação das intervenções humanas nas operações manuais reduz os custos de gestão. Favorece também a utilização de recursos adaptados às necessidades reais da organização, limitando erros e atrasos e minimizando as despesas associadas a correções e ineficiências.
Graças à automatização dos processos digitais, as empresas podem aplicar controlos de segurança mais rigorosos. Os protocolos de conformidade são integrados nos workflows para garantir o cumprimento das normas em vigor. Com a centralização das informações e a limitação do seu acesso, a APD melhora consideravelmente a proteção dos sistemas contra ciberataques e violações de dados.
A automatização dos processos de negócio conheceu uma verdadeira evolução com o surgimento de diferentes tecnologias, entre as quais a Robotic Process Automation (RPA) e a Digital Process Automation (DPA). Embora sejam frequentemente confundidas, respondem a necessidades distintas e aplicam-se a contextos específicos.
A automatização robótica de processos concentra-se na automatização de tarefas repetitivas, imitando as ações humanas através de robôs de software. É particularmente eficaz para executar processos simples e recorrentes, como a introdução de dados ou o envio de correio eletrónico. A DPA, pelo contrário, automatiza processos mais complexos e tem, por isso, um alcance mais global.
A escolha entre RPA e DPA depende das necessidades específicas da organização. A Robotic Process Automation melhora a rapidez de execução das operações e reduz os erros humanos em tarefas estruturadas e repetitivas. A automatização de processos digitais permite, por sua vez, uma transformação global dos workflows, otimizando a eficiência operacional e a experiência do utilizador final.
Num ambiente em que a transformação digital se acelera, as empresas devem simultaneamente automatizar os seus processos e garantir que as suas equipas dominam eficazmente as ferramentas implementadas. É aqui que intervêm as Digital Adoption Platforms (DAP), desempenhando um papel fundamental na adoção das tecnologias e na otimização dos workflows.
Ao facilitar a utilização dos softwares e ao orientar os utilizadores nas suas tarefas diárias, estas plataformas contribuem para uma maior produtividade e para uma adoção mais fluida das soluções de automatização. O seu impacto vai muito além da eficiência operacional: participam ativamente no sucesso da transformação digital das organizações.
Uma Digital Adoption Platform é um software que facilita a integração e a utilização das aplicações digitais nas empresas. Existem dois tipos principais: as plataformas low-code designadas «wide», centradas na automatização de processos simples, e as plataformas «deep», dedicadas a processos complexos que requerem competências avançadas de desenvolvimento.
A Lemon Learning é um exemplo concreto de plataforma de adoção digital que facilita a integração dos utilizadores nas ferramentas da empresa. Concebida para otimizar o onboarding, a formação e a adoção de ferramentas digitais, baseia-se numa metodologia de learning by doing. Graças a um editor sem código e a uma equipa de suporte dedicada, é possível criar conteúdos de micro-aprendizagem personalizados. A plataforma disponibiliza guias prontos a utilizar para soluções como o Microsoft 365, o G Suite ou o SAP. Pode experimentar o software em versão de demonstração antes de o adotar.
Como refere Laure Diserens, Digital Learning Manager na HR Path: "Uma plataforma de adoção digital é um pouco como um GPS de aplicações, guiando os utilizadores pelos processos."
Ao facilitar a adoção das ferramentas digitais, as DAP reduzem o tempo de aprendizagem e minimizam os erros de utilização. Graças a guias interativos e a recomendações em tempo real, os colaboradores adaptam-se mais rapidamente às novas tecnologias. Esta otimização dos processos melhora a produtividade, acelera a integração das soluções digitais e garante uma transição digital eficaz no seio das organizações.
Lukas Joseph lidera a estratégia de inbound marketing e de adoção digital da Lemon Learning. Explora os usos concretos das plataformas de adoção digital nas empresas e as tendências emergentes do setor, combinando marketing de produto, crescimento B2B e formação dos utilizadores.