Digital Process Automation: definição e vantagens

A automatização de processos digitais (APD) ou Digital Process Automation (DPA) está cada vez mais integrada nos processos de trabalho nas empresas. Permite otimizar os workflows, melhorar a experiência do cliente e aumentar a produtividade dos colaboradores. Elemento-chave da transformação digital numa sociedade moderna, a APD ajuda as organizações a racionalizar as suas operações e garante um serviço mais fluido e eficaz.

Definição de Digital Process Automation

A automatização de processos digitais é uma abordagem inovadora cuja amplitude vai além da simples automatização de tarefas. Baseia-se em aplicações de inteligência artificial e machine learning para facilitar a tomada de decisões.

Origem e evolução da DPA

O conceito de Digital Process Automation foi introduzido pela Forrester em 2017 para marcar uma evolução do Business Process Management (BPM). Face às crescentes necessidades de agilidade e digitalização, a DPA foi adotada para automatizar processos mais complexos. Esta evolução do conceito oferece uma grande flexibilidade de que as empresas beneficiam na sua gestão de processos para se adaptarem à evolução do mercado.

Objetivos principais da automatização de processos digitais

A automatização de processos digitais tem como objetivo principal melhorar a eficiência operacional das organizações. Permite acelerar os workflows, melhorar a tomada de decisões e oferecer uma experiência mais fluida aos clientes. As plataformas de adoção digital reduzem os erros humanos, otimizam os custos e facilitam o recurso a outras aplicações digitais.

As características da Digital Process Automation

A Digital Process Automation assenta em princípios-chave que garantem uma gestão fluida e otimizada das operações. Da simplificação dos workflows à integração de ferramentas inteligentes, estas características são essenciais para estruturar e automatizar eficazmente os processos de negócio.

Automatização dos fluxos de trabalho

A automatização dos fluxos de trabalho permite orquestrar e executar os processos de negócio de forma fluida e eficaz. Ao eliminar as intervenções manuais desnecessárias, acelera as operações e reduz os erros humanos. Graças a ferramentas inteligentes, as empresas podem otimizar a organização das tarefas e assegurar uma melhor coordenação entre os diferentes serviços. Esta automatização favorece uma tomada de decisão mais rápida e melhora a capacidade de resposta face às solicitações internas e externas.

Integração dos sistemas digitais

Utilize uma plataforma de adoção digital para ligar as diferentes ferramentas e sistemas informáticos da sua empresa. A utilização destes dispositivos é facilitada pelas notificações, pushes e guias interativos integrados no software. Otimiza assim a perenidade dos seus recursos.

Centralização dos dados

A APD favorece a centralização dos dados ao automatizar os processos. Integra diversas fontes de informação numa única plataforma. Isto permite reunir os recursos digitais dispersos, estruturá-los e facilitar o seu acesso. As organizações ganham assim tempo na sua tomada de decisões.

As vantagens da Digital Process Automation

A implementação de um projeto de automatização de processos digitais pode trazer vantagens financeiras tão significativas como as de um BPM. Os benefícios desta política vão, no entanto, além do aspeto pecuniário.

Melhoria da eficiência operacional

A adoção de software permite às empresas fluidificar as suas operações ao reduzir as intervenções humanas e minimizar os erros. Ao automatizar os processos, os prazos de tratamento são consideravelmente reduzidos, o que aumenta a rapidez e a fiabilidade das operações. Esta abordagem otimiza igualmente a utilização dos recursos ao reafectar os colaboradores a tarefas de maior valor acrescentado para aumentar a sua produtividade.

Otimização da experiência do cliente

A APD automatiza as interações e otimiza as tarefas repetitivas como os pedidos. A boa coordenação dos serviços e a integração das ferramentas de automatização reduzem os tempos de resposta. Isto permite às organizações oferecer uma experiência do cliente mais fluida e personalizada.

Redução dos custos de gestão

A limitação das intervenções humanas nas operações manuais da sua empresa reduz os seus custos de gestão. Favorece também a utilização de recursos perfeitamente adaptados às suas necessidades para limitar os erros e os atrasos. Pode assim minimizar as despesas relacionadas com as correções e as ineficiências.

Melhoria da conformidade e da segurança

Graças à automatização dos processos digitais, as empresas podem aplicar controlos de segurança mais rigorosos. Os protocolos de conformidade são integrados nos workflows para garantir o cumprimento das normas em vigor. Com a centralização das informações e a limitação do seu acesso, a APN melhora consideravelmente a proteção dos sistemas contra os ciberataques e as violações de dados.

Diferença entre RPA e DPA

A automatização dos processos de negócio conheceu uma verdadeira revolução com o surgimento de diferentes tecnologias, entre as quais a Robotic Process Automation (RPA) e a Digital Process Automation (DPA). Embora estas duas abordagens sejam frequentemente colocadas no mesmo saco, respondem a necessidades distintas e aplicam-se a contextos específicos.

Funcionalidades distintas da RPA e da DPA

A automatização robótica de processos concentra-se na automatização de tarefas repetitivas imitando as ações humanas através de robôs de software. É particularmente eficaz para executar processos simples e recorrentes (introdução de textos, envio ou receção de correio eletrónico). Ao contrário, a APN automatiza processos mais complexos. Tem, portanto, um alcance mais global do que a primeira.

Quando utilizar RPA ou DPA?

A escolha entre a RPA ou a DPA depende das necessidades específicas da organização. A Robotic Process Automation melhora a rapidez de execução das operações e reduz os erros humanos. Em contrapartida, a automatização dos processos digitais permite uma transformação global dos workflows, otimizando assim a eficiência operacional e a experiência do utilizador.

O papel das Digital Adoption Platforms na Digital Process Automation

Num ambiente em que a transformação digital se acelera, as empresas devem simultaneamente automatizar os seus processos e assegurar que as suas equipas dominam eficazmente as ferramentas implementadas. É aqui que intervêm as Digital Adoption Platforms (DAP). Desempenham um papel fundamental na adoção das tecnologias e na otimização dos workflows.

Ao facilitar a utilização dos softwares e ao orientar os utilizadores nas suas tarefas diárias, estas plataformas contribuem para uma maior produtividade e para uma adoção mais fluida das soluções de automatização dos processos digitais. O seu impacto vai muito além da eficiência operacional. Participam ativamente no sucesso da transformação digital das empresas.

O que é uma Digital Adoption Platform?

Uma Digital Adoption Platform é um software que facilita a integração e a utilização das aplicações digitais nas empresas. Para o futuro digital e a automatização das atividades da sua organização, pode escolher entre várias plataformas.

Estes softwares classificam-se em dois tipos. Pode optar por uma plataforma low-code designada «wide», centrada na automatização de processos simples. As plataformas «deep» são dedicadas, por sua vez, aos processos complexos que requerem competências avançadas em desenvolvimento.

🍋 Exemplo: Lemon Learning

O Lemon Learning é um exemplo concreto de plataformas de automatização dos processos digitais que facilita a integração dos utilizadores numa empresa. Concebida para otimizar o onboarding, a formação e a adoção das ferramentas digitais, baseia-se numa metodologia «learning by doing». Graças a um editor sem código e a uma equipa de suporte dedicada, crie conteúdos de micro-aprendizagem personalizados. Esta aplicação propõe guias de conteúdo prontos a utilizar, seja para o Microsoft Office 365, o G Suite ou o SAP. Experimente o software em versão de demonstração antes de o adotar.

Vantagens das DAP numa estratégia DPA

Ao facilitar a adoção das ferramentas digitais, as DAP reduzem o tempo de aprendizagem e minimizam os erros de utilização. Graças a guias interativos e a recomendações em tempo real, os colaboradores adaptam-se mais rapidamente às novas tecnologias. Esta otimização dos processos melhora a produtividade, acelera a integração das soluções digitais e garante uma transição digital eficaz no seio das organizações.