O que é a adoção digital? (+ benefícios e desafios por departamento)

A adoção digital abrange a jornada de aprendizagem que os utilizadores percorrem ao adotar novos softwares e tecnologias. Este processo geralmente ocorre durante a integração de novos utilizadores, a implementação de ferramentas digitais ou iniciativas de gestão de mudanças. A adoção digital é, em última análise, o estado em que os utilizadores compreendem totalmente e utilizam eficazmente as capacidades das suas ferramentas digitais. Em essência, significa a capacidade dos utilizadores de aproveitar as funcionalidades e vantagens das suas ferramentas e dos processos de mudança associados.

Na prática, a adoção digital é o resultado de esforços contínuos de gestão de mudanças (change management), integração e formação, especialmente ao incorporar novas alterações, funcionalidades de software ou atualizações. Garantir que a aprendizagem e as competências dos utilizadores estejam sempre atualizadas influencia diretamente o sucesso a longo prazo e a sustentabilidade das suas implementações de software.

Considere a adoção digital como o GPS na sua jornada de transformação digital. Não planearia uma expedição sem um itinerário, então os seus utilizadores também não deveriam. Juntos, a gestão de mudanças e a adoção digital desempenham um papel crucial na implementação e sustentabilidade da transformação digital.

A adoção digital permite que as organizações:

• Fechem a lacuna de competências digitais
• Previnam a obsolescência de competências
• Alinhem competências dos colaboradores, formação corporativa e objetivos empresariais
• Implementem uma transformação digital sustentável
• Meçam o ROI da transformação digital

Por que a transformação digital requer adoção digital?

A resposta global à Covid-19 acelerou uma era de transformação digital. Da noite para o dia, as organizações mudaram as prioridades empresariais para soluções baseadas em nuvem, SaaS e colaborativas para garantir o futuro das suas operações. A grande maioria das organizações não estava preparada para implementar não apenas uma, mas várias novas ferramentas de uma vez, e tudo isto remotamente. Esta aceleração da transformação digital e da implantação de soluções digitais significa que a adoção digital é agora crucial para o sucesso organizacional.

O VP de Pesquisa da Gartner, Sid Nag, observa: “Os eventos do ano passado permitiram que os CIOs superassem qualquer relutância em mover cargas de trabalho essenciais das instalações para a nuvem… a pandemia serviu como um multiplicador para o interesse dos CIOs na nuvem.”

A transformação digital bem-sucedida impulsiona tanto o desempenho quanto a vantagem competitiva das organizações:

• Curto prazo: As tecnologias digitais e as ferramentas digitais dos colaboradores melhoram a produtividade e a experiência do cliente.
• Médio prazo: A transformação digital cria novas oportunidades de crescimento e inovação no modelo de negócio.
• Longo prazo: Superar o processo inicial de transformação digital abre caminho para um sucesso contínuo, sustentável e para mais inovação.

(Fonte: BCG)

Quem se preocupa com a adoção digital?

A transformação bem-sucedida apresenta diferentes desafios para as partes interessadas em uma organização, todos os quais podem ser abordados com a adoção digital:

• Um CIO preocupado com o ROI das suas ferramentas (melhorando o uso diário das ferramentas, melhorando a adoção dos utilizadores, reduzindo os pedidos de suporte, etc.)
• Um Diretor de Mudanças interessado em promover novos processos sustentáveis (reduzindo a resistência à mudança)
• Um Diretor de RH tentando padronizar processos e reduzir a obsolescência de competências (manter as competências atualizadas)
• Um Líder de Aprendizagem e Desenvolvimento explorando novas formas de otimizar a formação (integração remota, redução de custos de formação)
• Um Diretor de Compras tentando facilitar o uso de ferramentas de compras para utilizadores ocasionais
• Qualquer outra parte interessada que procure tirar o máximo proveito das suas ferramentas digitais

Quais são os benefícios da adoção digital?

No panorama empresarial atual e na visão mais ampla da sua organização, a adoção digital bem-sucedida é benéfica para a sua organização, colaboradores e clientes por vários motivos:

• a) Comprometer os utilizadores a longo prazo
• b) Aumentar o tempo de valor dos seus utilizadores
• c) Instilar o valor da transformação digital na sua organização
• d) Criar uma cultura corporativa digital
• e) Reduzir custos (formação, suporte, custos operacionais, etc.)
• f) Melhorar a retenção de utilizadores
• g) Diminuir, mitigar e eliminar o abandono de software
• h) Melhorar os fluxos de trabalho e a eficiência interna
• i) Criar uma transformação digital sustentável
• j) Ser competitivo na sua indústria

As organizações monitorizam a adoção digital como uma métrica para maximizar o ROI da transformação digital, melhorar a integração de software e a implementação de formação, e reduzir os custos de formação organizacional. Mas a nova tecnologia é apenas metade da solução. Simplificando, a tecnologia só é lucrativa quando os utilizadores podem extrair o seu valor.

94% dos colaboradores permaneceriam numa empresa por mais tempo se esta investisse no seu desenvolvimento e aprendizagem. (Rallyware, 2021)

Como uma Plataforma de Adoção Digital (DAP) beneficia os departamentos de uma organização?

Departamento de Recursos Humanos

Departamento de Aprendizagem e Desenvolvimento

Departamento de Compras

Departamento de Gestão de Mudanças

Como impulsionar a adoção digital?

Qualquer mudança ou transformação organizacional deve ser guiada por um planeamento, especialmente ao implementar novas tecnologias. Alcançar uma adoção digital bem-sucedida entre os seus utilizadores requer um pensamento estratégico desde o início.

Uma má primeira impressão pode ser prejudicial. A integração do utilizador é a introdução a uma ferramenta e a primeira etapa da adoção. Os utilizadores formam o seu julgamento inicial com base na implementação, experiência do utilizador, facilidade de uso e praticidade das funcionalidades. Se os seus utilizadores tiverem dificuldades nesta fase, aumenta a probabilidade de abandono do software (churn de utilizadores) mais tarde.

Felizmente, uma lista de verificação de adoção digital pode ajudar a impulsionar a adoção bem-sucedida:

• Introduzir a mudança e o seu valor para todas as partes interessadas
• Comunicar com os utilizadores em cada etapa do processo de mudança
• Facilitar uma mentalidade e cultura de mudança (comportamentos, competências, atitudes)
• Desenvolver uma estratégia de gestão de mudanças
• Implementar uma plataforma de adoção digital (DAP)
• Montar uma biblioteca de recursos completa – para acesso centralizado a orientações e suporte
• Fornecer formação personalizada
• Usar a metodologia “aprender fazendo”
• Medir a análise e desempenho dos utilizadores
• Coletar feedback dos utilizadores

Quais são os desafios da adoção digital?

A integração e formação tradicionais dos utilizadores podem ser demoradas, caras e, muitas vezes, mal-sucedidas.

Os novos colaboradores devem concluir uma média de 54 atividades de integração. (SaplingHR, 2021)

Esses desafios levam a taxas mais baixas de adoção, formação adicional e, no pior dos casos, ao abandono do software. A tarefa é ainda mais desafiadora à medida que as pilhas de software evoluem e se expandem ao longo do tempo.

Como identificar os seus desafios

• Quais são os seus métodos de formação atuais? Os utilizadores estão engajados no processo? Como mede o sucesso da sua formação?
• Métodos de formação inadequados: Sessões de formação em sala de aula, juntamente com demonstrações ineficientes, criam uma margem para erros, incluindo retenção de informações, desengajamento e formação repetida. Combinados com materiais de formação longos (PDFs, PPTs, testes de certificação, LMSs arcaicos), os utilizadores perdem a capacidade de absorver informações ao seu próprio ritmo.
• A sua estratégia está definida do início ao fim? Todas as suas partes interessadas estão envolvidas na conceção do projeto e continuamente atualizadas ao longo do projeto?
• Falta de estratégia de gestão de mudanças: A falta de estratégia significa colaboradores despreparados, desinformados e relutantes trabalhando entre sistemas antigos e novos além da sua carga de trabalho existente.
• Tem um sistema de suporte ao utilizador estabelecido? O suporte está no centro da sua experiência digital do utilizador e existe uma comunicação eficaz de duas vias?
• Resistência à mudança: A falta de estratégia resulta na resistência dos colaboradores à mudança, que é tanto o pior cenário quanto o resultado mais comum da introdução de novos softwares ou processos de mudança. A resistência deve-se a fatores como: má comunicação, medo de falhar e restrições de tempo para formação.
• Os seus investimentos em software contêm análises para suportar o ROI? Tem acesso digitalizado e em tempo real a insights de produtos e utilizadores?
• Medir a adoção dos utilizadores: Os resultados tradicionais de integração e formação são difíceis de medir e imprecisos para o ROI com base em aprendizagem em sala de aula, documentos e certificações. E, a menos que ferramentas individuais ou software adicional contenham análises, também é medido uma vez, não dando às organizações uma visão geral da relação entre o utilizador e o software a partir desse ponto.

O que é uma Plataforma de Adoção Digital (DAP)?

Uma plataforma de adoção digital (DAP) é um software projetado especificamente para guiar os utilizadores através das suas ferramentas digitais no dia-a-dia, com total autonomia. Os utilizadores beneficiam de guias de formação sob demanda e acesso a suporte 24/7 para facilitar o seu engajamento.

As funcionalidades da plataforma incluem tutoriais interativos passo a passo no aplicativo – proporcionando às organizações um ambiente interativo para integrar, formar e comunicar com os seus utilizadores.

Uma DAP é uma ferramenta de formação autônoma com capacidades remotas completas, análises em tempo real e guias de formação adaptáveis que podem direcionar utilizadores específicos e necessidades específicas dos utilizadores.

O que torna uma plataforma de adoção digital indispensável, em comparação com outras soluções de formação, é a sua capacidade de se integrar sobre qualquer aplicação baseada na web. Permite que os utilizadores treinem e trabalhem simultaneamente, diretamente dentro do seu software, reduzindo distrações. O sistema interativo de guias facilita o “aprender fazendo” – uma metodologia prática de aprendizagem usada para educar os utilizadores enquanto trabalham.

Uma plataforma de adoção digital é uma ferramenta-chave para fechar a lacuna de competências digitais, reduzir a obsolescência de competências e implementar uma cultura de desenvolvimento dos colaboradores desde o dia da integração.

Funcionalidades de uma Plataforma de Adoção Digital

Tutoriais interativos no aplicativo:

Um tutorial interativo é muito semelhante a uma visita guiada virtual, com uma exceção. O utilizador guia-se manualmente através de uma sequência de guias ativadas por ações, dicas e pop-ups, revelando novas informações passo a passo. Ocorrendo no aplicativo, os tutoriais interativos são uma forma mais eficaz de engajar e educar os utilizadores durante a integração.

Microlearning:

Uma abordagem de microlearning transforma a formação em micro objetivos. Os módulos de formação variam de 30 segundos a 3 minutos em curtos e frequentes intervalos de informação ativados pelo utilizador. Informações simples e direcionadas ajudam a facilitar o máximo engajamento.

Biblioteca de recursos:

Todos os recursos de aprendizagem são centralizados e acessíveis na hora da necessidade. A biblioteca de recursos só exibe o que é relevante para um determinado caminho de aprendizagem em um momento, melhorando a eficiência e o tempo.

Conteúdo personalizado e personalizável:

No processo de aprendizagem, é vital alcançar os utilizadores certos com o conteúdo certo. Garanta que os utilizadores recebam apenas formação relevante e específica para o seu perfil.

Formação personalizável:

Adapte e personalize os fluxos de trabalho de formação com base em análises dos utilizadores, sem código.

Suporte 24/7:

Implemente suporte ao utilizador em qualquer software ou aplicação, incluindo CRM, ERP, aplicação de RH, ferramentas internas, etc.

Gestão de múltiplos projetos:

Gerencie vários projetos ao mesmo tempo com uma visão geral do painel de todos os seus utilizadores, projetos e guias.

Análises dos utilizadores:

Meça o desempenho dos utilizadores e do conteúdo em tempo real monitorizando as interações entre os utilizadores e os seus recursos.