Adoção Digital para Iniciantes: Tudo o que Precisa de Saber
Descubra o que é a adoção digital, como funciona uma plataforma de adoção digital (DAP) e como aumentar a adoção de software na sua empresa.
O que é a Adoção Digital? Benefícios e Desafios por Departamento
Descubra o que é a adoção digital, porque é essencial para a transformação digital e como uma Plataforma de Adoção Digital beneficia cada departamento.
Lukas Joseph
jul 30, 2024
A adoção digital descreve a jornada de aprendizagem que os utilizadores percorrem ao adotar novos softwares e tecnologias. Este processo ocorre tipicamente durante a integração de novos colaboradores, a implementação de ferramentas digitais ou iniciativas de gestão de mudanças. O objetivo final é que os utilizadores compreendam plenamente e utilizem com eficácia todas as capacidades das suas ferramentas digitais, tirando partido das respetivas funcionalidades e dos processos de mudança associados.
Na prática, a adoção digital é o resultado de esforços contínuos de gestão de mudanças, integração e formação, especialmente quando surgem novas funcionalidades, atualizações de software ou alterações de processos. Manter as competências dos utilizadores atualizadas influencia diretamente o sucesso a longo prazo e a sustentabilidade das implementações de software.
Pense na adoção digital como o GPS da sua jornada de transformação digital: não planearia uma expedição sem um itinerário, e os seus utilizadores também não deveriam avançar sem orientação. A gestão de mudanças e a adoção digital desempenham, em conjunto, um papel crucial na implementação e na sustentabilidade da transformação digital.
A adoção digital permite que as organizações:
- Fechem a lacuna de competências digitais
- Previnam a obsolescência de competências
- Alinhem as competências dos colaboradores, a formação corporativa e os objetivos empresariais
- Implementem uma transformação digital sustentável
- Meçam o ROI da transformação digital
Por que a transformação digital requer adoção digital?
A resposta global à Covid-19 acelerou uma era de transformação digital. De um dia para o outro, as organizações reorientaram as suas prioridades para soluções baseadas na nuvem, SaaS e ferramentas colaborativas, de forma a garantir a continuidade das operações. A grande maioria não estava preparada para implementar várias ferramentas novas em simultâneo, e ainda de forma remota. Esta aceleração tornou a adoção digital um fator crítico para o sucesso organizacional.
O VP de Pesquisa da Gartner, Sid Nag, observa: "Os eventos do ano passado permitiram que os CIOs superassem qualquer relutância em mover cargas de trabalho essenciais das instalações para a nuvem... a pandemia serviu como um multiplicador para o interesse dos CIOs na nuvem."
A transformação digital bem-sucedida impulsiona tanto o desempenho quanto a vantagem competitiva das organizações:
- Curto prazo: As tecnologias e ferramentas digitais melhoram a produtividade e a experiência do cliente.
- Médio prazo: A transformação digital cria novas oportunidades de crescimento e inovação no modelo de negócio.
- Longo prazo: Superar o processo inicial de transformação digital abre caminho para um sucesso contínuo, sustentável, e para mais inovação.
(Fonte: BCG)
Quem se preocupa com a adoção digital?
Uma transformação bem-sucedida coloca desafios distintos às várias partes interessadas de uma organização. A adoção digital pode dar resposta a todos eles:
- Um CIO preocupado com o ROI das suas ferramentas (melhorando o uso diário, aumentando a adoção pelos utilizadores e reduzindo os pedidos de suporte)
- Um Diretor de Mudanças interessado em promover novos processos sustentáveis e reduzir a resistência à mudança
- Um Diretor de RH que procura padronizar processos e prevenir a obsolescência de competências
- Um Responsável de Aprendizagem e Desenvolvimento que explora novas formas de otimizar a formação, incluindo a integração remota e a redução de custos
- Um Diretor de Compras que pretende facilitar o uso de ferramentas de compras para utilizadores ocasionais
- Qualquer outra parte interessada que procure tirar o máximo partido das suas ferramentas digitais
Quais são os benefícios da adoção digital?
Uma adoção digital bem-sucedida é benéfica para a organização, para os colaboradores e para os clientes por vários motivos:
- Comprometer os utilizadores a longo prazo
- Aumentar o tempo de obtenção de valor para os utilizadores
- Consolidar o valor da transformação digital na organização
- Criar uma cultura corporativa digital
- Reduzir custos de formação, suporte e operações
- Melhorar a retenção de utilizadores
- Diminuir, mitigar e eliminar o abandono de software
- Melhorar os fluxos de trabalho e a eficiência interna
- Criar uma transformação digital sustentável
- Manter a competitividade no setor
As organizações monitorizam a adoção digital como uma métrica para maximizar o ROI da transformação digital, melhorar a integração de software e a implementação de formação, e reduzir custos organizacionais. A nova tecnologia é apenas metade da solução: só é rentável quando os utilizadores conseguem extrair o seu valor.
94% dos colaboradores permaneceriam numa empresa por mais tempo se esta investisse no seu desenvolvimento e aprendizagem. (Rallyware, 2021)
Como uma Plataforma de Adoção Digital (DAP) beneficia os departamentos de uma organização?
Uma DAP responde a desafios concretos em cada área funcional. Veja de que forma.
Recursos Humanos
| Desafios de Recursos Humanos | Benefícios da DAP |
|---|---|
| Otimizar formações ineficazes e complexas | Formação escalável e adaptável para novas ferramentas e funcionalidades |
| Implementar formação remota e à distância | Capacidades de integração e formação 100% remotas |
| Reduzir custos de formação e suporte, aumentando a eficiência dos programas | Guias a pedido e suporte 24/7, reduzindo pedidos de suporte de nível 1 e 2 |
| Comunicação consistente com cada departamento | Atualizações direcionadas em tempo real |
| Reduzir a obsolescência de competências | Ferramenta de autoria fácil de utilizar para criar conteúdo interativo |
Aprendizagem e Desenvolvimento
| Desafios de Aprendizagem e Desenvolvimento | Benefícios da DAP |
|---|---|
| Gerir a formação para superar a resistência dos colaboradores à mudança | Percursos de aprendizagem e formação adaptáveis, disponíveis no momento da necessidade |
| Facilitar a agilidade e o envolvimento na cultura do local de trabalho | Interação contínua com os utilizadores finais através de notificações push integradas |
| Reduzir a obsolescência de competências | Método "aprender fazendo", facilitando a aprendizagem dos utilizadores em contexto real |
| Adaptar-se ao ensino remoto e à distância | Tutoriais interativos passo a passo, guias a pedido e suporte 24/7 |
Compras
| Desafios de Compras | Benefícios da DAP |
|---|---|
| Envolver utilizadores em ferramentas complexas (ERP, Compras, CRM...) | Segmentação de utilizadores por projeto e fluxos de trabalho personalizáveis |
| Comunicar problemas internos aos compradores | Mensagens diretas na aplicação e notificações push para utilizadores específicos |
| Padronizar processos de compras na organização | Melhor envolvimento diário dos utilizadores nas suas ferramentas (preenchimento automático de campos, autocorreção, orientação na aplicação, etc.) |
| Reduzir erros de introdução de dados | Desenvolvimento autónomo de competências para utilizadores, incluindo utilizadores externos (cursos de formação personalizados) |
| Facilitar o registo e a autonomia dos fornecedores | Integração remota, formação e suporte |
| Análise e relatórios de dados | Painel de análise de dados detalhado para monitorizar o comportamento dos utilizadores e o uso do software |
Gestão de Mudanças
| Desafios de Gestão de Mudanças | Benefícios da DAP |
|---|---|
| Implementar formação complexa e dispendiosa | Gestão centralizada da formação (gestão simplificada de projetos, industrialização, implementações em larga escala) |
| Resistência interna à mudança (por parte da gestão e dos colaboradores) | Gestão personalizada de mudanças com percursos de aprendizagem simplificados e autonomia para aprender |
| Dificuldade em medir o ROI | Dados em tempo real e análise de utilizadores para decisões baseadas em dados (comportamento do utilizador, desempenho do conteúdo, análise preditiva) |
| Comunicar sobre mudanças e progresso | Mensagens diretas na aplicação e notificações push para utilizadores específicos |
| Facilitar a adoção de mudanças e garantir a sustentabilidade dos novos processos | Integração, formação e orientação automatizadas dos colaboradores |
Como impulsionar a adoção digital?
Qualquer processo de mudança ou transformação organizacional deve ser guiado por um planeamento cuidadoso, especialmente quando envolve a implementação de novas tecnologias. Alcançar uma adoção digital bem-sucedida requer pensamento estratégico desde o início.
Uma má primeira impressão pode ser prejudicial. A integração do utilizador é a introdução a uma ferramenta e a primeira etapa da adoção. Os utilizadores formam o seu julgamento inicial com base na implementação, na experiência de utilização, na facilidade de uso e na praticidade das funcionalidades. Dificuldades nesta fase aumentam a probabilidade de abandono do software mais tarde.
Uma lista de verificação de adoção digital pode ajudar a orientar o processo:
- Apresentar a mudança e o seu valor a todas as partes interessadas
- Comunicar com os utilizadores em cada etapa do processo de mudança
- Promover uma mentalidade e cultura de mudança (comportamentos, competências, atitudes)
- Desenvolver uma estratégia de gestão de mudanças
- Implementar uma plataforma de adoção digital (DAP)
- Criar uma biblioteca de recursos completa, com acesso centralizado a orientações e suporte
- Disponibilizar formação personalizada
- Utilizar a metodologia "aprender fazendo"
- Medir a análise e o desempenho dos utilizadores
- Recolher feedback dos utilizadores
Quais são os desafios da adoção digital?
A integração e formação tradicionais dos utilizadores podem ser morosas, dispendiosas e, frequentemente, mal-sucedidas.
Os novos colaboradores devem completar, em média, 54 atividades de integração. (SaplingHR, 2021)
Estes desafios conduzem a taxas de adoção mais baixas, à necessidade de formação adicional e, no pior dos casos, ao abandono do software. O problema agrava-se à medida que as pilhas de software evoluem e se expandem ao longo do tempo.
Como identificar os seus desafios
- Métodos de formação atuais: Os utilizadores estão envolvidos no processo? Como mede o sucesso da formação? Sessões em sala de aula e demonstrações pouco eficientes criam margem para erros, incluindo fraca retenção de informação, desinteresse e formação repetida. Materiais longos (PDFs, apresentações, testes de certificação, LMS desatualizados) impedem os utilizadores de absorver informação ao seu próprio ritmo.
- Estratégia de gestão de mudanças: A sua estratégia está definida de início ao fim? Todas as partes interessadas estão envolvidas na conceção do projeto e mantidas informadas ao longo do mesmo? A ausência de estratégia resulta em colaboradores despreparados, desinformados e relutantes, a trabalhar entre sistemas antigos e novos, além da sua carga de trabalho habitual.
- Suporte ao utilizador: Existe um sistema de suporte estabelecido? O suporte está no centro da experiência digital do utilizador e existe comunicação eficaz nos dois sentidos?
- Resistência à mudança: A falta de estratégia origina resistência dos colaboradores, que é simultaneamente o pior cenário e o resultado mais comum da introdução de novos softwares ou processos. Esta resistência deve-se a fatores como má comunicação, receio de falhar e falta de tempo para a formação.
- Medição da adoção dos utilizadores: Os seus investimentos em software incluem análises para suportar o ROI? Os resultados tradicionais de integração e formação são difíceis de medir e imprecisos, baseando-se em aprendizagem em sala de aula, documentos e certificações. Sem ferramentas de análise integradas, as organizações ficam sem uma visão contínua da relação entre o utilizador e o software.
O que é uma Plataforma de Adoção Digital (DAP)?
Uma Plataforma de Adoção Digital (DAP) é um software concebido especificamente para guiar os utilizadores através das suas ferramentas digitais no dia a dia, com total autonomia. Os utilizadores beneficiam de guias de formação a pedido e de suporte 24/7 para facilitar o seu envolvimento.
As funcionalidades da plataforma incluem tutoriais interativos passo a passo na aplicação, proporcionando às organizações um ambiente interativo para integrar, formar e comunicar com os seus utilizadores.
Uma DAP é uma ferramenta de formação autónoma com capacidades remotas completas, análises em tempo real e guias de formação adaptáveis que podem ser direcionados para utilizadores e necessidades específicas.
O que torna uma plataforma de adoção digital indispensável, em comparação com outras soluções de formação, é a sua capacidade de se integrar sobre qualquer aplicação baseada na web. Permite que os utilizadores treinem e trabalhem em simultâneo, diretamente dentro do seu software, reduzindo distrações. O sistema interativo de guias facilita o "aprender fazendo", uma metodologia prática usada para educar os utilizadores enquanto trabalham.
Como destaca Laure Diserens, Digital Learning Manager na HR Path: "Uma plataforma de adoção digital é um pouco como um GPS de aplicações, guiando os utilizadores pelos processos."
A Lemon Learning é uma plataforma de adoção digital que fecha a lacuna de competências digitais, reduz a obsolescência de competências e implementa uma cultura de desenvolvimento dos colaboradores desde o primeiro dia de integração.
Funcionalidades de uma Plataforma de Adoção Digital
Tutoriais interativos na aplicação
Um tutorial interativo funciona como uma visita guiada virtual, com uma diferença importante: o utilizador avança manualmente por uma sequência de guias ativados por ações, dicas e pop-ups, descobrindo novas informações passo a passo. Por ocorrerem diretamente na aplicação, os tutoriais interativos são uma forma mais eficaz de envolver e educar os utilizadores durante a integração.
Microlearning
A abordagem de microlearning transforma a formação em micro-objetivos. Os módulos variam entre 30 segundos e 3 minutos, apresentando informação em intervalos curtos e frequentes ativados pelo utilizador. Informação simples e direcionada facilita o máximo envolvimento.
Biblioteca de recursos
Todos os recursos de aprendizagem são centralizados e acessíveis no momento da necessidade. A biblioteca de recursos apresenta apenas o conteúdo relevante para um determinado percurso de aprendizagem, melhorando a eficiência e poupando tempo.
Conteúdo personalizado e personalizável
No processo de aprendizagem, é essencial que os utilizadores certos recebam o conteúdo certo. A personalização garante que cada utilizador aceda apenas à formação relevante para o seu perfil.
Formação adaptável
Adapte e personalize os fluxos de trabalho de formação com base nas análises dos utilizadores, sem necessidade de código.
Suporte 24/7
Implemente suporte ao utilizador em qualquer software ou aplicação, incluindo CRM, ERP, aplicações de RH e ferramentas internas.
Gestão de múltiplos projetos
Gira vários projetos em simultâneo com uma visão geral centralizada de todos os utilizadores, projetos e guias.
Análises dos utilizadores
Meça o desempenho dos utilizadores e do conteúdo em tempo real, monitorizando as interações entre os utilizadores e os seus recursos.