Adozione del digitale: benefici, sfide e strumenti per ogni dipartimento

L'adozione del digitale descrive il percorso che utenti e organizzazioni compiono quando abbracciano nuovi software e tecnologie, fino a padroneggiarli pienamente. Questo processo si verifica tipicamente durante l'onboarding di nuovi utenti, l'integrazione di strumenti digitali o l'avvio di iniziative di gestione del cambiamento. Raggiungere un livello maturo di adozione del digitale significa che gli utenti comprendono e utilizzano efficacemente tutte le funzionalità dei loro strumenti, traendone il massimo valore.

In pratica, l'adozione del digitale è il risultato di sforzi continuativi di gestione del cambiamento, onboarding e formazione, soprattutto quando si introducono nuove funzionalità, aggiornamenti software o modifiche ai processi. Mantenere le competenze degli utenti aggiornate influenza direttamente il successo a lungo termine di qualsiasi implementazione tecnologica.

Pensa all'adozione del digitale come al GPS del percorso di trasformazione digitale: non pianificheresti un viaggio senza un itinerario, e nemmeno i tuoi utenti dovrebbero farlo. Gestione del cambiamento e adozione del digitale svolgono insieme un ruolo cruciale nell'implementazione e nella sostenibilità della trasformazione digitale.

L'adozione del digitale consente alle organizzazioni di:

• Colmare il divario di competenze digitali
• Prevenire l'obsolescenza delle competenze
• Allineare le competenze dei dipendenti, la formazione aziendale e gli obiettivi di business
• Implementare una trasformazione digitale sostenibile
• Misurare il ROI della trasformazione digitale

Perché la trasformazione digitale richiede l'adozione del digitale?

La risposta globale alla pandemia di Covid-19 ha accelerato in modo significativo la trasformazione digitale. Le organizzazioni hanno spostato le priorità verso soluzioni basate sul cloud, SaaS e strumenti collaborativi per garantire la continuità operativa. La maggior parte non era però preparata a implementare più strumenti contemporaneamente, spesso in un contesto di lavoro remoto. Questa accelerazione rende l'adozione del digitale oggi fondamentale per il successo organizzativo.

Il VP di ricerca di Gartner, Sid Nag, ha osservato: "Gli eventi dello scorso anno hanno permesso ai CIO di superare qualsiasi riluttanza a spostare i carichi di lavoro mission-critical dai locali al cloud. La pandemia ha funzionato da moltiplicatore per l'interesse dei CIO verso il cloud."

Una trasformazione digitale di successo produce vantaggi a ogni orizzonte temporale:

• A breve termine: le tecnologie digitali migliorano la produttività dei dipendenti e l'esperienza del cliente.
• A medio termine: la trasformazione digitale apre nuove opportunità di crescita e innovazione del modello di business.
• A lungo termine: superare la fase iniziale di trasformazione digitale getta le basi per un successo continuo e ulteriori innovazioni. (Fonte: BCG)

Chi è coinvolto nell'adozione del digitale?

Una trasformazione di successo presenta sfide diverse per le varie figure di un'organizzazione. L'adozione del digitale offre risposte concrete a ciascuna di esse:

• Un CIO preoccupato per il ROI degli strumenti: migliorare l'uso quotidiano, aumentare l'adozione degli utenti, ridurre le richieste di supporto.
• Un responsabile del cambiamento che vuole promuovere nuovi processi sostenibili e ridurre la resistenza al cambiamento.
• Un direttore delle risorse umane che cerca di standardizzare i processi e prevenire l'obsolescenza delle competenze.
• Un leader della formazione e sviluppo che esplora modalità di formazione più efficienti, incluso l'onboarding remoto.
• Un direttore degli acquisti che vuole facilitare l'uso degli strumenti di approvvigionamento per utenti occasionali.
• Qualsiasi altra parte interessata che mira a ottenere il massimo dai propri strumenti digitali.

Quali sono i benefici dell'adozione del digitale?

Un'adozione digitale efficace produce vantaggi concreti per l'organizzazione, i dipendenti e i clienti. Ecco i principali:

• Coinvolgere gli utenti a lungo termine
• Aumentare il time-to-value per i nuovi utenti
• Radicare il valore della trasformazione digitale nell'intera organizzazione
• Creare una cultura aziendale orientata al digitale
• Ridurre i costi di formazione, supporto e operativi
• Migliorare la retention dei dipendenti
• Ridurre e prevenire l'abbandono del software
• Migliorare i flussi di lavoro e l'efficienza interna
• Rendere la trasformazione digitale sostenibile nel tempo
• Mantenere la competitività nel proprio settore

Le organizzazioni monitorano l'adozione del digitale come metrica chiave per massimizzare il ROI della trasformazione digitale, ottimizzare l'onboarding e ridurre i costi formativi. La nuova tecnologia, da sola, è però solo metà della soluzione: è redditizia solo quando gli utenti riescono a estrarne il valore reale.

Il 94% dei dipendenti rimarrebbe più a lungo con un'azienda se questa investisse nel loro apprendimento e sviluppo. (Rallyware, 2021)

Come una DAP beneficia i dipartimenti di un'organizzazione?

Una piattaforma di adozione digitale risponde in modo specifico alle esigenze di ogni dipartimento. Di seguito una panoramica per funzione aziendale.

Dipartimento Risorse Umane

Dipartimento Formazione e Sviluppo

Dipartimento Acquisti

Dipartimento Gestione del Cambiamento

Come guidare l'adozione del digitale?

Qualsiasi cambiamento organizzativo deve essere guidato da una pianificazione chiara, soprattutto quando si introduce una nuova tecnologia. Raggiungere un'adozione digitale di successo richiede un pensiero strategico fin dalla fase iniziale.

Una cattiva prima impressione può essere molto dannosa. L'onboarding degli utenti è la fase di introduzione a uno strumento e il primo momento dell'adozione: gli utenti si formano un'opinione in base all'implementazione, all'esperienza d'uso, alla facilità e alla praticità delle funzionalità. Difficoltà in questa fase aumentano la probabilità di abbandono del software.

Una checklist per l'adozione del digitale può aiutare a strutturare un percorso di successo:

• Presentare il cambiamento e il suo valore a tutte le parti interessate
• Comunicare con gli utenti in ogni fase del processo di cambiamento
• Favorire una mentalità e una cultura orientate al cambiamento (comportamenti, competenze, atteggiamenti)
• Sviluppare una strategia di gestione del cambiamento
• Implementare una piattaforma di adozione digitale (DAP)
• Costruire una libreria di risorse centralizzata per guide e supporto
• Fornire formazione personalizzata per profilo utente
• Adottare la metodologia "learning by doing"
• Misurare le analisi degli utenti e le performance dei contenuti
• Raccogliere feedback dagli utenti in modo continuativo

Quali sono le sfide dell'adozione del digitale?

L'onboarding e la formazione tradizionali possono essere dispendiosi in termini di tempo, costosi e spesso poco efficaci. I nuovi assunti devono completare in media 54 attività di onboarding (SaplingHR, 2021). Queste difficoltà portano a tassi di adozione più bassi, alla necessità di formazione aggiuntiva e, nel peggiore dei casi, all'abbandono del software. La sfida si intensifica ulteriormente man mano che le suite di strumenti digitali si espandono e aggiornano nel tempo.

Come identificare le tue sfide

Rispondere ad alcune domande chiave aiuta a individuare le aree critiche:

Metodi di formazione inadeguati

Le sessioni in aula e le demo poco coinvolgenti generano scarsa retention delle informazioni, disimpegno e necessità di ripetere la formazione. Materiali lunghi come PDF, presentazioni o test di certificazione non permettono agli utenti di apprendere al proprio ritmo.

Mancanza di una strategia di gestione del cambiamento

Senza una strategia definita dall'inizio alla fine, i dipendenti si trovano impreparati, disorientati e spesso riluttanti, costretti a gestire sistemi vecchi e nuovi in aggiunta al loro carico di lavoro ordinario.

Resistenza al cambiamento

La mancanza di strategia alimenta la resistenza dei dipendenti al cambiamento, che è sia lo scenario peggiore sia il risultato più comune quando si introducono nuovi software o processi. Le cause principali includono comunicazione insufficiente, paura del fallimento e mancanza di tempo per la formazione.

Misurazione dell'adozione degli utenti

I risultati della formazione tradizionale sono difficili da quantificare con precisione. A meno che i singoli strumenti non includano analisi native, le organizzazioni ottengono al massimo una fotografia iniziale, senza una visione continuativa del rapporto tra utente e software nel tempo.

Cos'è una Piattaforma di Adozione Digitale (DAP)?

Una piattaforma di adozione digitale (DAP) è un software progettato specificamente per guidare gli utenti attraverso i loro strumenti digitali quotidiani, con piena autonomia. Gli utenti beneficiano di guide di formazione on-demand e di supporto disponibile 24/7 per facilitare il loro coinvolgimento e la loro efficacia operativa.

Come ha spiegato Laure Diserens, Digital Learning Manager di HR Path: "Una piattaforma di adozione digitale è un po' come un GPS applicativo, che guida gli utenti attraverso i processi." (intervista Change-leader)

Le funzionalità principali includono walkthrough interattivi passo dopo passo all'interno dell'applicazione, che offrono alle organizzazioni un ambiente interattivo per l'onboarding, la formazione e la comunicazione con gli utenti.

Una DAP è uno strumento di formazione autonomo con capacità remote complete, analisi in tempo reale e guide adattabili che possono essere indirizzate a specifici profili e bisogni degli utenti.

Ciò che rende una piattaforma di adozione digitale indispensabile rispetto ad altre soluzioni formative è la sua capacità di integrarsi su qualsiasi applicazione web. Permette agli utenti di formarsi e lavorare contemporaneamente, direttamente all'interno del software in uso, riducendo le distrazioni. Il sistema interattivo di guide supporta il "learning by doing", una metodologia pratica che educa gli utenti mentre svolgono il loro lavoro reale.

Una DAP è uno strumento chiave per colmare il divario di competenze digitali, ridurre l'obsolescenza delle competenze e costruire una cultura di sviluppo dei dipendenti a partire dal primo giorno di onboarding. Lemon Learning, ad esempio, si integra su qualsiasi applicazione web-based e consente ai team IT, HR e di formazione di creare e aggiornare guide interattive senza bisogno di codice.

Funzionalità della piattaforma di adozione digitale

Walkthrough interattivi in-app

Un walkthrough interattivo è simile a un tour virtuale guidato, con una differenza sostanziale: è l'utente a guidare se stesso attraverso una sequenza di guide, tooltip e popup attivati dalle proprie azioni, scoprendo nuove informazioni passo dopo passo. Svolti direttamente all'interno dell'applicazione, i walkthrough interattivi sono un modo efficace per coinvolgere e formare gli utenti durante l'onboarding.

Microlearning

Un approccio di microlearning suddivide la formazione in micro-obiettivi. I moduli durano da 30 secondi a 3 minuti e forniscono informazioni brevi, mirate e attivate dall'utente. Contenuti semplici e focalizzati favoriscono il massimo coinvolgimento e la retention delle informazioni.

Libreria delle risorse

Tutte le risorse di apprendimento sono centralizzate e accessibili nel momento del bisogno. La libreria mostra solo i contenuti rilevanti per il percorso di apprendimento corrente, migliorando efficienza e risparmio di tempo.

Contenuti personalizzati e personalizzabili

Nel processo di apprendimento, è fondamentale raggiungere gli utenti giusti con i contenuti giusti. Ogni utente riceve formazione rilevante e specifica per il proprio profilo e ruolo.

Formazione adattabile

I flussi di lavoro formativi possono essere adattati e aggiornati in base alle analisi degli utenti, senza richiedere competenze di sviluppo o codice.

Supporto 24/7

Il supporto agli utenti può essere implementato su qualsiasi software o applicazione, inclusi CRM, ERP, applicazioni HR e strumenti interni.

Gestione multi-progetto

È possibile gestire più progetti contemporaneamente tramite una dashboard unica che offre una panoramica completa di utenti, progetti e guide attive.

Analisi degli utenti

Le performance degli utenti e dei contenuti formativi vengono misurate in tempo reale, tracciando le interazioni tra utenti e risorse disponibili.