Digitalização vs Transformação Digital: quais as diferenças?

A digitalização de dados, a digitalização de processos e a transformação digital são três conceitos distintos que são frequentemente confundidos. Em resumo: a digitalização de dados converte informação analógica em formatos digitais, a digitalização de processos utiliza essas ferramentas digitais para melhorar processos, e a transformação digital é a estratégia de toda a organização que resulta da aplicação de ambas em escala. Compreender a diferença é importante porque confundi-las conduz a estratégias desalinhadas e a investimentos desperdiçados.

O que é a digitalização, e por que razão vem em primeiro lugar?

A digitalização é a base. Antes de qualquer processo poder ser melhorado com tecnologia digital, a informação subjacente tem de existir em formato digital. A digitalização é o processo de conversão de informação analógica num formato digital, permitindo que os dados sejam armazenados, acedidos, processados e partilhados eletronicamente.

Definição e objetivos da digitalização

A digitalização refere-se à conversão de conteúdo físico ou analógico, como imagens, texto, áudio e vídeo, em dados digitais que os computadores conseguem ler e armazenar. As tecnologias de digitalização mais comuns incluem software de reconhecimento ótico de caracteres (OCR), scanners de documentos e ferramentas de transcrição de áudio para texto. Uma vez digitalizada, a informação pode ser arquivada em formatos como PDF, Word ou Excel, acedida a partir de qualquer localização e pesquisada instantaneamente.

Os principais objetivos da digitalização são:

• Reduzir a dependência de registos físicos ou em papel
• Tornar a informação mais fácil de armazenar, recuperar e partilhar
• Criar a base de dados necessária para a automatização de processos
• Reduzir os custos e os riscos associados à gestão de documentos físicos

Exemplos concretos de digitalização em vários setores

A digitalização é visível em todos os setores. Um escritório de advogados que digitaliza os seus processos em papel para um sistema de gestão documental pesquisável está a digitalizar. Uma biblioteca que converte livros de referência físicos em livros eletrónicos acessíveis está a digitalizar. Na banca, a substituição de extratos de conta em papel por registos eletrónicos é um projeto de digitalização. Em cada caso, o conteúdo analógico torna-se dados digitais, mas o processo subjacente ou o modelo de negócio ainda não mudou.

O que é a digitalização de processos e em que difere da digitalização de dados?

A digitalização de processos é o passo seguinte. Enquanto a digitalização de dados cria informação digital, a digitalização de processos utiliza essa informação e o conjunto mais alargado de tecnologias digitais para mudar a forma como o trabalho é realizado. De acordo com o consenso entre as principais fontes tecnológicas, a digitalização de processos consiste na utilização de tecnologias digitais para transformar um modelo de negócio e proporcionar novas oportunidades de geração de receitas e de valor.

Definição e objetivos da digitalização de processos

A digitalização de processos implica redesenhar e otimizar processos empresariais através do recurso a ferramentas digitais, plataformas de software e sistemas interligados. Vai além do simples armazenamento de informação em formato digital e centra-se antes na utilização dessa informação para automatizar fluxos de trabalho, reduzir o esforço manual e melhorar a tomada de decisões. O resultado é uma mudança mensurável no modo como um processo funciona, e não apenas na forma como os seus registos são armazenados.

Os principais objetivos da digitalização de processos incluem:

• Automatizar tarefas manuais repetitivas para melhorar a eficiência operacional
• Melhorar a experiência de clientes e colaboradores através de um melhor desenho dos processos
• Permitir o acesso a dados em tempo real para suportar decisões mais rápidas e mais bem informadas
• Criar novas capacidades de serviços ou produtos assentes em infraestrutura digital

A digitalização de processos na prática: exemplos por setor

Um jornal que digitaliza o seu arquivo (digitalização de dados) e lança depois uma plataforma de subscrição com recomendações de conteúdo personalizadas (digitalização de processos) ilustra bem esta distinção. Na indústria automóvel, a utilização de inteligência artificial (IA) para simular o design e os testes de veículos substitui métodos tradicionais mais lentos. Nos serviços financeiros, as plataformas de banca online transformam a gestão de contas em papel em fluxos de trabalho digitais em tempo real e de self-service. Em cada um destes casos, o próprio processo foi redesenhado em torno das capacidades digitais.

O que é a transformação digital e o que a distingue?

A transformação digital é o mais abrangente dos três conceitos. Refere-se à integração fundamental, a nível de toda a organização, da tecnologia digital em todas as áreas de um negócio, resultando em alterações aos modelos de negócio, à cultura organizacional, aos processos operacionais e ao valor entregue aos clientes. Trata-se de uma mudança estratégica, e não de um projeto técnico.

Definição e objetivos da transformação digital

A transformação digital vai além da atualização de processos ou ferramentas individuais. Pede a uma organização que repense o modo como opera a todos os níveis: como serve os clientes, como os colaboradores colaboram entre si, como são tomadas as decisões e como o valor é criado e capturado. O objetivo não é a adoção de tecnologia por si mesma, mas utilizar a tecnologia como alavanca para se tornar mais competitiva, ágil e centrada no cliente.

Os principais objetivos da transformação digital incluem:

• Integrar a tecnologia digital em todas as funções empresariais
• Orientar a cultura organizacional para a inovação contínua
• Criar modelos de negócio fundamentalmente novos ou melhorados
• Desenvolver as capacidades orientadas por dados necessárias para o crescimento a longo prazo
• Melhorar a capacidade de resposta às mudanças de mercado e às expectativas dos clientes

Exemplos de sucesso em transformação digital

A transformação digital é visível em empresas que reinventaram o seu modelo de negócio central em torno das capacidades digitais. A Nike passou do retalho de produtos para um ecossistema de fitness conectado, integrando aplicações, dados e canais diretos ao consumidor. A Lego abraçou a transformação digital ao expandir-se para jogos móveis, aplicações interativas e filmes digitais, a par dos seus produtos físicos. A Starbucks utilizou uma aplicação de encomendas móveis e uma plataforma de dados de fidelização para transformar a experiência do cliente e a eficiência operacional. Outros exemplos reconhecidos incluem a BMW, a Domino's Pizza e o BNP Paribas.

Estas organizações não se limitaram a digitalizar documentos ou a automatizar um fluxo de trabalho. Reestruturaram a forma como criam e entregam valor.

Como se comparam a digitalização de dados, a digitalização de processos e a transformação digital?

Os três conceitos diferem em âmbito, objetivo e impacto organizacional. A tabela abaixo resume as principais distinções.

Contexto e âmbito

A digitalização limita-se à conversão de conteúdo analógico em dados digitais. O seu âmbito é restrito e técnico. A digitalização de processos opera ao nível dos processos, aplicando ferramentas digitais para alterar o funcionamento de tarefas ou fluxos de trabalho específicos. A transformação digital opera ao nível organizacional, reformulando modelos de negócio, as operações do dia a dia e a forma como a empresa comunica com os clientes e compete no seu mercado.

Objetivos e resultados

O resultado da digitalização são dados digitais onde antes existiam registos analógicos. O resultado da digitalização de processos é um processo mais eficiente, automatizado ou orientado para o cliente. O resultado da transformação digital é uma organização fundamentalmente diferente: uma que utiliza dados, tecnologia e novas formas de trabalhar para gerar vantagem competitiva sustentada.

Implicações organizacionais

A digitalização normalmente não exige alterações organizacionais significativas. É um projeto técnico que pode ser executado sem reestruturar equipas ou redefinir estratégias. A digitalização de processos pode exigir ajustes a funções, responsabilidades e fluxos de trabalho, bem como formação dos colaboradores para utilizarem eficazmente as novas ferramentas. A transformação digital é a que mais exige: alterações aos modelos de negócio, à mentalidade da liderança, à cultura organizacional e, frequentemente, a todo o modelo operacional.

A resistência às novas tecnologias é uma das barreiras mais comuns que as organizações encontram durante iniciativas de digitalização de processos e de transformação. A gestão estruturada da mudança, incluindo formação direcionada dos colaboradores sobre as novas ferramentas digitais, é essencial para a superar.

"A gestão da mudança em sentido lato é um verdadeiro desafio. Algumas pessoas precisam de apoio específico, e eu precisaria absolutamente de uma solução como a Lemon Learning para facilitar a adoção de um novo software."

Como escolher a abordagem certa: digitalização, digitalização de processos ou transformação digital?

O ponto de partida certo depende da situação atual da sua organização. A digitalização deve ser o primeiro passo se informações críticas ainda existirem apenas em formato analógico. A digitalização de processos faz sentido quando a base de dados já está estabelecida e processos específicos constituem obstáculos ao crescimento ou à eficiência. A transformação digital torna-se o objetivo quando a organização está pronta para utilizar as suas capacidades digitais para competir, inovar e entregar novo valor ao cliente à escala.

Desafios comuns e como abordá-los

Cada etapa comporta os seus próprios riscos:

• Digitalização: os desafios envolvem tipicamente limitações de recursos. Priorize os registos e tipos de conteúdo mais críticos para as operações e aloque recursos de forma incremental para reduzir custos.
• Digitalização de processos: os desafios centram-se frequentemente na resistência dos colaboradores e na baixa adoção de novas ferramentas. Resolva-o através de formação estruturada e orientação na aplicação que apoie os utilizadores no momento em que precisam.
• Transformação digital: os desafios incluem estratégia pouco clara, alinhamento insuficiente da liderança e riscos de segurança dos dados. Um roteiro de transformação claro, uma equipa dedicada à mudança e uma auditoria do estado atual são requisitos fundamentais antes de lançar uma iniciativa abrangente.

Para organizações que estão a construir ou a aperfeiçoar o seu roteiro de transformação, os principais modelos e frameworks de transformação digital oferecem abordagens estruturadas para sequenciar e gerir a mudança.

A progressão natural: da digitalização, passando pela digitalização de processos, até à transformação digital

Estas três etapas são sequenciais, não intercambiáveis. A digitalização cria a matéria-prima (dados digitais). A digitalização de processos coloca essa matéria a trabalhar ao redesenhar processos. A transformação digital escala os resultados de ambas por toda a organização para produzir uma mudança estratégica duradoura. Cada etapa assenta na anterior, e saltar passos gera resultados frágeis.

As organizações que compreendem esta progressão estão melhor posicionadas para investir nas capacidades certas no momento certo, e para comunicar claramente com as partes interessadas sobre o que uma determinada iniciativa está realmente a alcançar. Para uma descrição detalhada de como planear e executar a jornada mais ampla, o guia completo de transformação digital aborda estratégia, pessoas e tecnologia em conjunto.

Manter a transformação ao longo do tempo depende também de garantir que os colaboradores adotam e utilizam efetivamente as novas ferramentas digitais introduzidas em cada etapa. A solução de gestão da mudança digital da Lemon Learning apoia as organizações na promoção da adoção, na redução da resistência e na incorporação de novas formas de trabalhar em cada fase da jornada.