Digital Process Automation: definición y ventajas

La automatización de procesos digitales (APD) o Digital Process Automation (DPA) se integra cada vez más en los procesos de trabajo de las empresas. Permite optimizar los flujos de trabajo, mejorar la experiencia del cliente y aumentar la productividad de los empleados. Elemento clave de la transformación digital en una sociedad moderna, la APD ayuda a las organizaciones a racionalizar sus operaciones y garantiza un servicio más fluido y eficaz.

Definición de la Digital Process Automation

La automatización de procesos digitales es un enfoque innovador cuyo alcance va más allá de la simple automatización de tareas. Se apoya en aplicaciones de inteligencia artificial y machine learning para facilitar la toma de decisiones.

Origen y evolución de la DPA

El concepto de Digital Process Automation fue introducido por Forrester en 2017 para marcar una evolución del Business Process Management (BPM). Ante las crecientes necesidades de agilidad y digitalización, la DPA fue adoptada para automatizar procesos más complejos. Esta evolución del concepto ofrece una gran flexibilidad de la que las empresas se benefician en su gestión de procesos para adaptarse a la evolución del mercado.

Objetivos principales de la automatización de procesos digitales

La automatización de procesos digitales tiene como objetivo principal mejorar la eficiencia operacional de las organizaciones. Permite acelerar los flujos de trabajo, mejorar la toma de decisiones y ofrecer una experiencia más fluida a los clientes. Las plataformas de adopción digital reducen los errores humanos, optimizan los costes y facilitan el uso de otras aplicaciones digitales.

Las características de la Digital Process Automation

La Digital Process Automation se basa en principios clave que garantizan una gestión fluida y optimizada de las operaciones. Desde la simplificación de los flujos de trabajo hasta la integración de herramientas inteligentes, estas características son esenciales para estructurar y automatizar eficazmente los procesos empresariales.

Automatización de los flujos de trabajo

La automatización de los flujos de trabajo permite orquestar y ejecutar los procesos empresariales de manera fluida y eficaz. Al eliminar las intervenciones manuales innecesarias, acelera las operaciones y reduce los errores humanos. Gracias a herramientas inteligentes, las empresas pueden optimizar la organización de las tareas y asegurar una mejor coordinación entre los distintos departamentos. Esta automatización favorece una toma de decisiones más rápida y mejora la capacidad de respuesta ante las demandas internas y externas.

Integración de los sistemas digitales

Utilice una plataforma de adopción digital para conectar las distintas herramientas y sistemas informáticos de su empresa. El manejo de estos dispositivos se ve facilitado por las notificaciones, mensajes emergentes y guías interactivas integradas en el software. Así optimiza la atemporalidad de sus recursos.

Centralización de los datos

La APD favorece la centralización de los datos al automatizar los procesos. Integra diversas fuentes de información dentro de una misma plataforma. Esto permite agrupar los recursos digitales dispersos, estructurarlos y facilitar su acceso. Las organizaciones ganan así tiempo en su toma de decisiones.

Las ventajas de la Digital Process Automation

La puesta en marcha de un proyecto de automatización de procesos digitales puede aportar ventajas financieras tan importantes como las de un BPM. Los beneficios de esta política van, sin embargo, más allá del aspecto económico.

Mejora de la eficiencia operacional

La adopción de software permite a las empresas agilizar sus operaciones reduciendo las intervenciones humanas y minimizando los errores. Al automatizar los procesos, los tiempos de tramitación se reducen considerablemente, lo que aumenta la rapidez y la fiabilidad de las operaciones. Este enfoque optimiza también el uso de los recursos al reasignar a los empleados a tareas de mayor valor añadido para aumentar su productividad.

Optimización de la experiencia del cliente

La APD automatiza las interacciones y optimiza las tareas repetitivas como las solicitudes. La buena coordinación de los servicios y la integración de las herramientas de automatización reducen efectivamente los tiempos de respuesta. Esto permite a las organizaciones ofrecer una experiencia de cliente más fluida y personalizada.

Reducción de los costes de gestión

La limitación de las intervenciones humanas en las operaciones manuales de su empresa reduce sus costes de gestión. También favorece el uso de recursos perfectamente adaptados a sus necesidades para limitar los errores y los retrasos. Así puede minimizar los gastos relacionados con las correcciones y las ineficiencias.

Mejora del cumplimiento normativo y de la seguridad

Gracias a la automatización de los procesos digitales, las empresas pueden aplicar controles de seguridad más estrictos. Los protocolos de cumplimiento normativo se integran en los flujos de trabajo para garantizar el respeto de las normas vigentes. Con la centralización de la información y la limitación de su acceso, la APN mejora considerablemente la protección de los sistemas contra los ciberataques y las violaciones de datos.

Diferencia entre RPA y DPA

La automatización de los procesos empresariales ha experimentado una verdadera revolución con la aparición de diferentes tecnologías, entre ellas la Robotic Process Automation (RPA) y la Digital Process Automation (DPA). Aunque estos dos enfoques se agrupan a menudo en el mismo saco, responden a necesidades distintas y se aplican en contextos específicos.

Funcionalidades distintas de la RPA y de la DPA

La automatización robótica de procesos se centra en la automatización de tareas repetitivas imitando las acciones humanas mediante robots de software. Es especialmente eficaz para ejecutar procesos simples y recurrentes (introducción de textos, envío o recepción de correos electrónicos). Por el contrario, la APN automatiza procesos más complejos. Por ello, tiene un alcance más global que la primera.

¿Cuándo utilizar RPA o DPA?

La elección entre RPA o DPA depende de las necesidades específicas de la organización. La Robotic Process Automation mejora la rapidez de ejecución de las operaciones y reduce los errores humanos. En cambio, la automatización de los procesos digitales permite una transformación global de los flujos de trabajo, optimizando así la eficiencia operativa y la experiencia del usuario.

El papel de las plataformas de adopción digital en la Digital Process Automation

En un entorno donde la transformación digital se acelera, las empresas deben a la vez automatizar sus procesos y asegurarse de que sus equipos dominen eficazmente las herramientas desplegadas. Ahí es donde intervienen las plataformas de adopción digital (DAP). Desempeñan un papel clave en la adopción de las tecnologías y la optimización de los flujos de trabajo.

Al facilitar el manejo de los programas informáticos y guiar a los usuarios en sus tareas cotidianas, estas plataformas contribuyen a una mayor productividad y a una adopción más fluida de las soluciones de automatización de los procesos digitales. Su impacto va mucho más allá de la eficiencia operativa. Participan activamente en el éxito de la transformación digital de las empresas.

¿Qué es una plataforma de adopción digital?

Una plataforma de adopción digital es un software que facilita la integración y el uso de las aplicaciones digitales en las empresas. Para el futuro digital y la automatización de las actividades de su empresa, puede elegir entre varias plataformas.

Estos programas se clasifican en dos tipos. Puede optar por una plataforma low-code denominada «wide», orientada a la automatización de procesos simples. Las plataformas «deep» están dedicadas a los procesos complejos que requieren competencias avanzadas en desarrollo.

🍋 Ejemplo: Lemon Learning

Lemon Learning es un ejemplo concreto de plataformas de automatización de los procesos digitales que facilita la integración de los usuarios en una empresa. Diseñada para optimizar el onboarding, la formación y la adopción de las herramientas digitales, se basa en una metodología de «aprender haciendo». Gracias a un editor sin código y un equipo de soporte dedicado, cree contenido de microaprendizaje personalizado. Esta aplicación ofrece guías de contenido listas para usar, ya sea para Microsoft Office 365, G Suite o SAP. Pruebe el software en versión demo antes de adoptarlo.

Ventajas de las DAP en una estrategia DPA

Al facilitar la adopción de las herramientas digitales, las DAP reducen el tiempo de aprendizaje y minimizan los errores de uso. Gracias a guías interactivas y recomendaciones en tiempo real, los empleados se adaptan más rápidamente a las nuevas tecnologías. Esta optimización de los procesos mejora la productividad, acelera la integración de las soluciones digitales y garantiza una transición digital eficaz en el seno de las organizaciones.