Glossário: Plataforma de Adoção Digital — Termos e

Neste artigoComo funciona uma plataforma de adoção digitalAs características de uma plataforma de adoção digitalAs funcionalidades de uma plataforma de adoção digitalPara que serve uma plataforma de adoção digital?A quem se destinam as soluções de adoção digitalOs benefícios de uma plataforma de adoção digital

Uma plataforma de adoção digital, ou DAP, é um software que se integra em sobreposição a outra aplicação e acompanha os utilizadores na apropriação das ferramentas digitais através de conteúdos interativos, guias passo a passo, notificações, mensagens push e muito mais. O objetivo é simples: guiar cada utilizador diretamente dentro da ferramenta que já utiliza, garantindo que esta é corretamente aproveitada e contribuindo para uma transformação digital mais sólida e duradoura.

Como funciona uma plataforma de adoção digital

Uma plataforma de adoção digital integra-se em qualquer software acessível a partir de um navegador web, através de uma extensão de navegador ou de uma linha de código incorporada na ferramenta.

É compatível com CRM, ERP, SIRH, SI Compras, intranets e software desenvolvido internamente, entre outros.

A plataforma foi concebida para ser o mais acessível e intuitiva possível, sem que os utilizadores tenham de sair da ferramenta que estão a usar, o que favorece a adoção natural das ferramentas digitais.

Com uma plataforma de adoção digital, os utilizadores podem:

• Seguir módulos interativos passo a passo sempre que têm uma questão sobre o software que utilizam.
• Ser informados das novidades do software assim que iniciam sessão (nova funcionalidade, atualização, etc.).

As características de uma plataforma de adoção digital

Uma plataforma de adoção digital é composta por três elementos principais:

• O player (interface do utilizador): agrupa todos os conteúdos a que os utilizadores têm acesso, guias interativos, notificações, mensagens push, entre outros.
• O editor (ferramenta de autor): permite criar conteúdos de suporte e de formação de forma simples e sem conhecimentos técnicos. É possível produzir conteúdo facilmente personalizável, como os novos processos associados às atualizações da ferramenta ou comunicações para os utilizadores finais.
• O back-office (painel de controlo): interface que permite gerir projetos, utilizadores e percursos de formação, bem como analisar as estatísticas dos diferentes projetos.

As funcionalidades de uma plataforma de adoção digital

Uma plataforma de adoção digital disponibiliza um conjunto de funcionalidades específicas:

Guia interativo	Formato de aprendizagem em linha que envolve os utilizadores passo a passo na apropriação das ferramentas digitais.
Notificações push	Mensagem curta ou alerta que envia informações ao utilizador, por exemplo uma mensagem de boas-vindas ou aviso de atualização.
Análises	Dados sobre utilização e desempenho: tempo passado nos guias, envolvimento dos utilizadores, comportamentos, tendências e ligações por sistema operativo.
Infobalões	Ícone de informação contextual que melhora o envolvimento dos utilizadores em zonas específicas de uma ferramenta.
Segmentação educativa	Os editores podem segmentar audiências por caso de utilização ou perfil para apresentar conteúdo relevante a cada grupo.

Consoante a plataforma de adoção digital escolhida, podem estar disponíveis funcionalidades adicionais.

Para que serve uma plataforma de adoção digital?

Uma plataforma de adoção digital acelera a adoção dos softwares pelos utilizadores e responde a desafios concretos das empresas relacionados com as ferramentas digitais.

Antes da implementação de uma plataforma de adoção digital:

• Quando um novo colaborador chega, ou quando há uma nova ferramenta ou atualização de software, são organizadas formações, na maioria das vezes presenciais. Estas são frequentemente dispendiosas e morosas.
• Quando a formação está desligada da utilização real do software, surgem problemas recorrentes:
  • O colaborador não domina as funcionalidades no momento em que precisa de as usar.
  • Quando encontra um problema, recorre ao suporte.
  • Em casos mais graves, o colaborador acaba por abandonar o software.

Com a implementação de uma plataforma de adoção digital:

• A formação está integrada na própria ferramenta. Os utilizadores aprendem fazendo (learning by doing), no momento em que precisam.
• O colaborador torna-se autónomo e recorre menos à equipa de suporte. Os conteúdos estão disponíveis just in time, ou seja, em tempo real, diretamente na plataforma.
• Aquando das atualizações de versão dos softwares empresariais, a atualização dos conteúdos de formação é feita em poucos cliques a partir do editor da plataforma.

Como refere Laure Diserens, Digital Learning Manager da HR Path: "Uma plataforma de adoção digital é um pouco como um GPS de aplicações, guiando os utilizadores pelos processos."

A quem se destinam as soluções de adoção digital

A plataforma de adoção digital destina-se a todas as organizações que enfrentam desafios de transformação digital, gestão da mudança, onboarding, formação ou suporte ao utilizador.

É especialmente relevante para grandes grupos com implementações em larga escala e a nível internacional, dado que os conteúdos podem ser multilingues e adaptáveis aos perfis de cada utilizador.

No seio das empresas, a plataforma de adoção digital destina-se principalmente aos seguintes decisores:

Diretores de sistemas de informação (DSI)	Diretores de recursos humanos (DRH)	Responsáveis de compras
Responsáveis de formação	Gestores da mudança	Responsáveis de inovação

É igualmente dirigida aos responsáveis aplicacionais, que gerem a implementação e o bom funcionamento das ferramentas:

Responsável SIRH	Responsável ERP
Responsável CRM	SI Compras

Os benefícios de uma plataforma de adoção digital

Uma plataforma de adoção digital cria valor acrescentado tanto para as empresas como para os utilizadores finais.

Benefícios para as empresas

Uma empresa tem várias vantagens em implementar uma plataforma de adoção digital:

• Otimização dos processos internos: todas as funcionalidades das ferramentas são corretamente utilizadas pelos colaboradores, o que melhora a qualidade dos dados e a eficiência operacional.
• Redução dos custos de suporte: os utilizadores recorrem menos ao helpdesk porque encontram mais facilmente a resposta aos seus problemas diretamente na ferramenta.
• Monitorização e análise: o back-office dá acesso a informações detalhadas sobre projetos, utilizadores, percursos de formação e estatísticas de desempenho dos conteúdos.

Benefícios para os utilizadores

Uma plataforma de adoção digital tem vários impactos positivos no quotidiano dos utilizadores finais:

• Autonomia: ao aprender fazendo, os utilizadores formam-se no momento em que precisam, ao seu próprio ritmo, reduzindo a frustração associada ao digital.
• Produtividade: os conteúdos estão acessíveis à distância de um clique, sem necessidade de sair da ferramenta. Os utilizadores ganham tempo e eficiência no seu trabalho diário.
• Comunicação: a solução permite interagir com os utilizadores diretamente na sua ferramenta, sondagens, questionários, notícias e alertas sobre novas funcionalidades são exemplos de mensagens que as empresas podem transmitir de forma contextualizada.
• Sustentabilidade a longo prazo: com um acompanhamento integrado nas ferramentas, a gestão da mudança torna-se mais duradoura. Os colaboradores ganham fluidez no trabalho e adaptam-se com facilidade às atualizações, independentemente da sua evolução técnica.