CRM, ERP, SI Compras, SIRH, intranet... Estas categorias de software são cada vez mais comuns nas organizações. Mas a que custo?
Existem custos inevitáveis quando implementa novos softwares e forma os seus utilizadores. Mas existem também custos que pode reduzir, ou mesmo eliminar (uma notícia que deverá agradar aos seus colegas da Direção de Compras e da DAF!).
Formação em software, onboarding de utilizadores, otimização do suporte aplicacional: descubra no final do artigo todas as chaves para reduzir os custos associados aos seus projetos de transformação digital. Mas antes disso, um retrato em imagens e em números-chave do verdadeiro custo da transformação digital.
A incompetência digital dos seus colaboradores tem um custo direto na produtividade individual, mas também um impacto mais amplo na organização. Investe em softwares e aplicações que são pouco ou nada utilizados, e o atraso acumulado na transformação digital acaba por afetar a competitividade do negócio.
Quer necessite de formar novos colaboradores nas suas ferramentas profissionais ou de iniciar um departamento inteiro nas novas funcionalidades do seu SIRH, do seu SI Compras ou do seu ERP, criar conteúdos de ajuda e suporte leva tempo. Este tempo multiplica-se quando esses conteúdos assumem a forma de modos operatórios em PDF ou de módulos de e-learning, e é necessário atualizá-los a cada nova versão da ferramenta.
A cada software corresponde também suporte aos utilizadores. Independentemente da solução escolhida, acompanhar os utilizadores nas suas ferramentas digitais tem um custo: quantos engenheiros de suporte aplicacional compõem a sua equipa? Quanto tempo passam as suas equipas de SI a resolver tickets?
A chave para uma boa utilização dos softwares é o acompanhamento. Mas este pode tornar-se rapidamente um verdadeiro desafio: os utilizadores precisam de um suporte acessível em tempo real, incluindo quando trabalham em fusos horários diferentes ou fora do horário laboral habitual.
CRM, ERP, SIRH, SI Compras, intranet, software de faturação... A sua empresa conta talvez com inúmeras aplicações. Mas os seus utilizadores fazem verdadeiramente bom uso delas? Como garantir que o investimento em ferramentas digitais é rentável?
Quer os seus utilizadores mobilizem apenas uma parte das funcionalidades disponíveis ou as mobilizem todas solicitando constantemente o suporte, a má utilização das ferramentas digitais tem um impacto considerável na produtividade. A longo prazo, um software mal utilizado gera frustração e desengajamento. Resultado: as ferramentas acabam por ser abandonadas.
Os seus colaboradores são os clientes internos da sua empresa: se não estiver atento às suas necessidades, correm o risco de se afastar das ferramentas ou, pior ainda, de se desligar da organização. E o seu desengajamento tem um custo.
Para além das ferramentas em si, a experiência digital dos utilizadores é a garantia de uma transformação digital duradoura. Qualidade e disponibilidade do suporte, satisfação dos utilizadores, proatividade do serviço de assistência: são elementos determinantes para uma gestão otimizada da experiência digital.
A chave? Criar cápsulas de microlearning diretamente integradas no software dos seus colaboradores. Simples e intuitiva, a ferramenta de autor da Lemon Learning permite criar materiais de formação em poucos cliques, sem mobilizar competências técnicas.
A chave? Apostar em conteúdos de formação evolutivos que se adaptam às atualizações das suas ferramentas. Com a Lemon Learning, já não é necessário atualizar todas as capturas de ecrã do manual do utilizador: bastam alguns cliques.
A chave? Oferecer um suporte ao utilizador disponível 24h/24, 7 dias por semana. A plataforma de adoção digital Lemon Learning acompanha os utilizadores nas suas aplicações, no momento em que mais precisam. Disponíveis a pedido, os guias interativos podem ser iniciados independentemente da disponibilidade das equipas de suporte. Resultado: os utilizadores tornam-se autónomos nas suas ferramentas.
A chave? Apostar no suporte aplicacional integrado. A principal vantagem: os utilizadores já não precisam de sair do software para encontrar a resposta à sua questão. Toda a informação está exatamente onde eles estão.
A chave? Não aguardar sessões presenciais para formar os colaboradores no software. Graças ao método de Learning by Doing, os utilizadores aprendem enquanto executam as suas tarefas, sejam principiantes ou utilizadores experientes. Resultado: as ferramentas são utilizadas, e bem utilizadas.
A chave? Formar não é suficiente para garantir a boa utilização do software. Para envolver os utilizadores, é necessário interagir continuamente com eles. Graças às notificações push, pode felicitar os colaboradores pelos seus resultados, anunciar novidades ou recolher feedback sobre a evolução da intranet: as possibilidades são ilimitadas.
Formação em software, otimização do suporte aplicacional, adoção digital: tem agora todas as chaves para tornar duradoura a transformação digital da sua empresa a um custo reduzido. Num contexto de digitalização crescente, a vantagem será para as organizações que souberem abraçar as ferramentas digitais e levar os seus colaboradores nessa viragem.
Quer saber como uma plataforma de adoção digital pode ajudar a sua organização a planear e executar a transformação digital com maior eficiência? Tem um projeto de implementação de software ou está a reformular os seus processos de negócio? Contacte as nossas equipas para debater juntos os seus desafios.
A transformação digital é o processo de utilizar tecnologias digitais para melhorar ou criar novos processos de negócio, culturas organizacionais e experiências para clientes e colaboradores. Vai além da simples adoção de ferramentas: implica uma mudança profunda na forma como a organização funciona e cria valor.
Quais são os principais custos associados à transformação digital?+Os principais custos incluem a aquisição e manutenção de software, a formação e integração dos colaboradores, o suporte aplicacional e, frequentemente ignorado, o custo da má adoção das ferramentas, que se traduz em produtividade perdida e investimentos pouco rentabilizados.
Lukas Joseph lidera a estratégia de inbound marketing e de adoção digital da Lemon Learning. Explora os usos concretos das plataformas de adoção digital nas empresas e as tendências emergentes do setor, combinando marketing de produto, crescimento B2B e formação dos utilizadores.