Para melhorar o desempenho de um software utilizado na sua empresa, pode ser necessário migrar para uma versão mais recente da aplicação. Nessas circunstâncias, o processo de implementação é determinante: os resultados esperados dependem muito da forma como esta operação é conduzida. Conheça 5 estratégias para instalar uma nova versão de software numa empresa com sucesso.
O primeiro passo para uma implementação bem-sucedida é definir o caderno de encargos. Este documento funciona como roteiro para o projeto de implementação da nova versão do software e deve listar as características e funcionalidades esperadas, garantindo que a instalação seja satisfatória a longo prazo.
Comece por identificar todas as partes interessadas, ou seja, todos os colaboradores que utilizam o software que vai ser substituído. De seguida, levante as necessidades e expectativas desses utilizadores: são essas informações que definirão as funcionalidades a incluir na nova versão e que ficarão registadas no caderno de encargos.
Este documento ajuda também a manter o foco nas funções verdadeiramente essenciais, evitando a adição contínua de novos requisitos que pode complicar a gestão do projeto e atrasar a sua conclusão.
Para implementar uma nova versão de software com sucesso, é indispensável escolher a solução que melhor corresponde às necessidades identificadas. Compare as funcionalidades dos softwares de gestão disponíveis no mercado com as que constam no seu caderno de encargos.
Faça uma primeira triagem para selecionar os candidatos mais promissores e, entre esses, opte pelo software cujas funcionalidades respondem inteiramente às suas necessidades e se adequam aos recursos disponíveis na empresa.
A concretização de um projeto de implementação de software exige recursos humanos dedicados. O dimensionamento das equipas dependerá da escala do projeto e da dimensão da empresa.
Constitua, em primeiro lugar, a equipa técnica responsável pela instalação, composta pelo menos por um responsável informático e um responsável de formação. Em paralelo, forme um grupo de representantes dos departamentos que utilizam o software e da equipa dirigente: a presença destes utilizadores permite confirmar que as funcionalidades em fase de implementação respondem às expectativas reais.
Todos estes intervenientes devem atuar como embaixadores do projeto, promovendo a adoção massiva da nova versão e servindo de elo entre os utilizadores e a equipa de implementação, que receberá assim retornos de experiência em tempo real.
A implementação de uma nova versão de software só é verdadeiramente bem-sucedida quando a ferramenta é massivamente adotada pelos utilizadores. É aqui que a Lemon Learning pode fazer a diferença.
Líder em França na adoção de ferramentas digitais, a solução da Lemon Learning é colocada em sobreposição dos softwares para guiar os utilizadores através dos seus processos de negócio, recorrendo a guias interativos e a comunicação direta a partir das próprias ferramentas.
Esta abordagem facilita a adoção das novas versões de software, permite automatizar a implementação e poupar tempo. A solução integra-se em qualquer aplicação da empresa, seja desenvolvida internamente ou por terceiros, e funciona tanto em Windows como em Mac, através de um plug-in ou de scripts personalizados.
Com a Lemon Learning é possível gerir vários projetos de implementação em simultâneo, bem como uma multiplicidade de utilizadores. A plataforma permite também interagir de forma contínua com os utilizadores, com o efeito de reduzir os pedidos de suporte em 50%.
Pode ainda criar documentação completa sobre a ferramenta instalada em poucos cliques e disponibilizá-la imediatamente aos utilizadores, o que reduz o tempo de formação em 75%. O conteúdo é evolutivo, eliminando atualizações morosas da documentação e reduzindo os custos associados em 70%.
Para saber mais sobre como preparar esta fase, consulte o nosso artigo sobre as 5 etapas essenciais para um deployment bem-sucedido.
A última etapa de uma boa implementação passa pelo acompanhamento dos resultados e pela melhoria contínua dos processos. Verifique se os objetivos definidos para o projeto foram alcançados, recorrendo à análise das estatísticas de utilização recolhidas em tempo real.
A solução da Lemon Learning é igualmente adequada para este fim: permite à equipa de implementação identificar as dificuldades encontradas pelos utilizadores e tomar as medidas necessárias para as resolver.
Implementar uma nova versão de software numa empresa é um projeto complexo. Dispor de boas estratégias de implementação permite, contudo, concluir este processo com sucesso e garantir que a ferramenta gera o valor esperado para o negócio.
Lukas Joseph lidera a estratégia de inbound marketing e de adoção digital da Lemon Learning. Explora os usos concretos das plataformas de adoção digital nas empresas e as tendências emergentes do setor, combinando marketing de produto, crescimento B2B e formação dos utilizadores.