5 dicas para garantir o lançamento de novo software

Para melhorar o desempenho de um software utilizado na sua empresa, pode ser necessário considerar uma migração para uma versão mais recente dessa aplicação. Nestas circunstâncias, o processo de implementação do novo software é muito importante. Os desempenhos esperados dos softwares implementados dependem muito disso e é indispensável conduzir bem esta operação para tirar pleno partido do novo software de gestão. Descubra 5 estratégias de implementação para conseguir instalar uma nova versão de software numa empresa.

Liste o seu caderno de encargos

O primeiro passo para realizar com sucesso a sua missão é definir o seu caderno de encargos. Trata-se aqui de produzir um documento, que servirá de roteiro para o projeto de implementação de uma nova versão do software visado. Este tem como objetivo listar as características e funções esperadas do software de gestão, para que a sua implementação seja satisfatória a longo prazo. Para tal, é primeiro necessário identificar as partes interessadas nesta implementação. Todas as pessoas que utilizam um software em fase de substituição na empresa são abrangidas.

A etapa seguinte do processo de implementação consiste em recensear as necessidades e expectativas de todos estes utilizadores. É indispensável para definir as funcionalidades que devem ser incluídas na nova versão do software a implementar na empresa. É este conjunto de informações que será consignado no caderno de encargos.

Permitirá também manter-se concentrado apenas nas funções essenciais esperadas da nova versão do software a implementar. Isto preserva a equipa de implementação de uma adição contínua de novas funcionalidades e novos objetivos, que pode complicar muito a gestão do projeto e depois atrasar a sua conclusão.

Encontre o software adequado

Para conseguir implementar uma nova versão de software na sua empresa, é indispensável encontrar aquele que melhor corresponde às suas necessidades. Para tal, basta comparar as funcionalidades dos softwares de gestão presentes no mercado com as inscritas no seu caderno de encargos.

Uma primeira triagem destes softwares de gestão pode ser muito útil para selecionar os mais promissores. Entre estes, escolha o software cujas funcionalidades correspondem inteiramente às suas necessidades, bem como aos recursos de que a sua empresa dispõe.

Afete equipas à implementação

A concretização do projeto de implementação de uma nova versão de software numa empresa necessita de recursos humanos. A afetação de equipas ao processo de implementação é então indispensável e o seu tamanho dependerá da dimensão do projeto, bem como da dimensão da empresa. Para tal, comece por constituir a equipa técnica responsável pela instalação do software na sua nova versão. Esta será composta por um responsável informático e pelo menos um responsável de formação.

Uma outra equipa será composta pelos representantes provenientes dos departamentos da sua empresa onde o software é utilizado, bem como pelos da equipa dirigente. A presença destes utilizadores permitirá confirmar que as funcionalidades do software em fase de implementação respondem verdadeiramente às expectativas.

Todas estas pessoas devem ser embaixadores do projeto. Devem então contribuir para a adoção massiva da nova versão do software e servir de ligação entre os utilizadores e a equipa encarregada da implementação. Esta descobrirá assim os retornos de experiência em tempo real dos utilizadores.

Utilize o Lemon Learning para uma boa adoção do software

A implementação da nova versão de um software só é bem-sucedida quando esta ferramenta de gestão é massivamente adotada. Para tal, a solução Lemon Learning pode ser-lhe de grande utilidade.

Líder em França na adoção de ferramentas digitais, a ferramenta da Lemon Learning é colocada em sobreposição dos softwares para guiar os seus utilizadores através dos seus processos de negócio graças a guias interativos e comunicar com eles diretamente a partir das suas ferramentas.

Facilitam a adoção das novas versões de um software, permitem automatizar a sua implementação e poupar tempo. É uma solução fácil de utilizar, que se integra em qualquer aplicação implementada na sua empresa, seja concebida internamente ou não. Funciona tanto em Windows como em Mac e a sua integração pode ser feita através de um plug-in ou com scripts personalizados.

A solução da Lemon Learning permite-lhe gerir vários projetos de implementação simultaneamente, bem como uma multiplicidade de utilizadores de software. Esta aplicação também o ajuda a interagir diretamente e de forma contínua com os utilizadores. Isto terá como efeito reduzir os pedidos de suporte em 50%.

Pode igualmente criar documentação completa sobre a ferramenta instalada em apenas alguns cliques e colocá-la à disposição do utilizador. Isto simplifica grandemente a implementação da nova versão de software e reduz o tempo de formação em 75%. Além disso, o conteúdo fornecido é evolutivo e poupa-lhe a realização de atualizações morosas da documentação. Os custos associados a estas tarefas serão reduzidos em 70%.

Monitorize os resultados e melhore os processos

A boa implementação da nova versão de um software num ambiente empresarial implica também o acompanhamento dos resultados e a melhoria dos processos. Trata-se aqui de verificar se os objetivos definidos para este projeto foram alcançados. Para tal, uma análise das estatísticas de utilização recolhidas em tempo real é indispensável, e a solução da Lemon Learning é igualmente adequada para este fim. Permitirá à equipa de implementação identificar as dificuldades encontradas pelos utilizadores e tomar as medidas adequadas para resolver esses problemas.

Implementar uma nova versão de software numa empresa é um projeto complexo. Dispor de boas estratégias de implementação permite, contudo, concluir este processo com sucesso. Além disso, uma solução como a da Lemon Learning pode permitir-lhe melhorar a adoção do novo software.