Os seus utilizadores têm dificuldade em dominar as ferramentas digitais e não sabe como orientá-los? SIRH, CRM, SI Compras, ERP, Digital Workplace: os softwares empresariais estão no seu apogeu, mas nem sempre são bem utilizados pelos colaboradores. A resposta passa por duas palavras: modo operatório.
Parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade, um modo operatório serve para explicar como executar uma ação passo a passo. No caso de um software, o seu objetivo é acompanhar o colaborador na utilização de uma ferramenta digital.
Mas como criar um modo operatório para os seus softwares, concretamente? E, sobretudo, como garantir que é eficaz?
A resposta em 3 etapas simples: identificar, criar, medir. E como bónus, explicamos como criar um modo operatório à medida integrado diretamente nos seus softwares.
Antes de entrar em detalhe sobre como criar um modo operatório, convém definir o conceito e perceber para que serve.
O modo operatório (ou modus operandi, para os amantes do latim) é a forma de operar. Frequentemente formalizado num documento, tem como objetivo explicar de forma precisa como realizar uma atividade passo a passo. Por outras palavras, é um conjunto de instruções que responde à pergunta: "Como fazer para...?".
Mas qual é o interesse em criar estas instruções de trabalho para os seus softwares?
Criar um modo operatório é fundamental para ajudar os colaboradores a dominar corretamente os softwares implementados na empresa. Dominar as bases e as subtilezas das ferramentas digitais requer tempo e prática. O modo operatório serve de guia para que os utilizadores deem os primeiros passos com segurança e ganhem autonomia rapidamente.
Eis alguns exemplos concretos de modos operatórios para softwares:
Agora que o conceito está claro, passemos à prática.
Em matéria de software, tudo parte das necessidades dos utilizadores. O modo operatório deve, por isso, responder a uma necessidade precisa e real. Para a identificar, comece por responder a estas questões:
Esta análise prévia permite centrar os esforços onde o impacto é maior e evitar criar modos operatórios que ninguém consulta.
Deseja criar um modo operatório eficaz? Coloque-se no lugar dos seus utilizadores. Trace o percurso passo a passo e explique cada etapa de forma clara e concisa. Trata-se de um exercício pedagógico: os colaboradores devem conseguir dominar o software e tirar partido dele de forma autónoma e eficiente, sem necessitar de apoio adicional.
Precisa de ajudar os seus colaboradores a consultar o planeamento no SMARTRH, a criar uma nova oportunidade no Salesforce ou a gerir marcadores no Oracle? Com a Lemon Learning, pode criar o modo operatório diretamente a partir do software em questão, em apenas alguns cliques.
A natureza evolutiva da solução permite criar, modificar e atualizar os modos operatórios ao mesmo ritmo das atualizações dos softwares, sem ter de recomeçar do zero a cada nova versão ou funcionalidade. Pode ainda personalizar os conteúdos de acordo com critérios como o idioma, o departamento ou a função dos utilizadores.
Uma vez criado o modo operatório, é altura de o divulgar junto dos colaboradores. Comunique o seu valor acrescentado de forma a encorajar a sua utilização e a promover o envolvimento com as ferramentas digitais.
Mas o trabalho não termina aqui. Um modo operatório nunca é tão eficaz como quando é realmente utilizado, por isso é essencial medir os resultados da sua implementação.
Escolha indicadores de desempenho precisos que lhe permitam avaliar se o modo operatório cumpre os seus objetivos. Eis alguns exemplos:
Com a Lemon Learning, pode medir a eficácia dos seus modos operatórios diretamente na plataforma. A funcionalidade estatística permite aceder à taxa de consulta dos modos operatórios interativos e identificar os formatos mais apreciados pelos utilizadores. Estes dados permitem adaptar e otimizar os conteúdos de forma contínua.
Agora já sabe como criar um modo operatório para os seus softwares em 3 etapas. Na era da transformação digital, acompanhar os colaboradores nas suas ferramentas é indispensável para desenvolver competências digitais, melhorar a performance e otimizar custos. Os modos operatórios continuam a ser um elemento central dessa estratégia.
Lukas Joseph lidera a estratégia de inbound marketing e de adoção digital da Lemon Learning. Explora os usos concretos das plataformas de adoção digital nas empresas e as tendências emergentes do setor, combinando marketing de produto, crescimento B2B e formação dos utilizadores.