No basta con elegir las herramientas adecuadas. Todavía tienes que conseguir que tus usuarios los adopten. Aquí van 10 consejos prácticos para acelerar la adopción de su software. Están aquí: CRM, ERP, SIRH, Digital Workplace, intranet, plataforma de colaboración… Has desplegado nuevas herramientas para que tus procesos sean más fluidos, más colaborativos y requieran menos tiempo. Sin embargo, por muy intuitivas que sean, generan mucho apoyo a sus equipos internos. Peor aún, algunos de tus colaboradores no las utilizan.
No basta con elegir las herramientas adecuadas. Todavía tienes que conseguir que tus usuarios las adopten. Entonces, ¿cómo impulsar la adopción de su software y asegurarte de que la inversión que has hecho en tus nuevas aplicaciones merece la pena?
Descubre en esta infografía 10 consejos prácticos para acelerar la adopción de tu software dentro de tu organización.
1. Haz el balance de la situación
Comprender cómo utilizan sus colaboradores las herramientas existentes es el primer paso para adoptar con éxito el software. No dudes en solicitar la opinión de tus equipos de asistencia para identificar herramientas o funciones problemáticas.
El 28% del software instalado en los puestos de trabajo no se utiliza.
Fuente – 1E
2. No descuides el onboarding en tus herramientas
Nunca se tiene una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión. La primera impresión que tus colaboradores tengan de sus herramientas influirá considerablemente en su uso, productividad y rendimiento.
Acompaña a tus usuarios desde su primera interacción con las herramientas, te permite reducir la rotación de usuarios en un 67%.
Fuente – Esteban Kolsky para Huffington Post, 2015
3. Formales allí donde están
Tus usuarios no quieren abandonar su herramienta cada vez que necesitan información. Haz que la asistencia forme parte de su rutina diaria con plataformas de adopción digital (DAP) a las que se pueda acceder directamente desde su CRM, ERP o intranet, por ejemplo.
El 85% de los colaboradores pierden al menos entre 1 y 2 horas de productividad a la semana buscando información.
Fuente – Señal dinámica
4. Predica con el ejemplo
Lo que quieras que hagan tus usuarios, hazlo tú primero. Empieza por utilizar el software e implica a tu personal mediante la formación.
Sólo el 26% de los empleados está muy de acuerdo para decir que los directivos predican con el ejemplo.
Fuente – RootInc, 2013
5. Controla el tiempo
Guía a tus usuarios cuando lo necesiten, ya sean nuevos en su organización o nuevos usuarios de una herramienta en el caso de la gestión del cambio, por ejemplo.
El 49% de los colaboradores prefiere formarse cuando lo necesita.
Fuente – Linkedin, informe sobre aprendizaje en el lugar de trabajo de 2018
6. Privilegia las soluciones a medida
Acelerar la adopción de software significa adaptar su asistencia, tanto para la mayoría de sus colaboradores que utilizan las funciones básicas de su herramienta como para los pocos que utilizan funciones más avanzadas. Los cursos de formación a medida son una forma de reforzar su compromiso en este sentido.
El 54% de la gente quiere ver contenidos personalizados basados en sus intereses.
Fuente – Adobe, Achieving Deliciousness: The State of Content
7. Nuevas funcionalidades: saca a relucir el gran juego
No limites la asistencia al usuario a sus nuevas herramientas. Incluso los usuarios más experimentados son tan novatos en una nueva función como cualquier otro. La guinda del pastel: introducir una herramienta que evolucione para satisfacer sus necesidades te ayudará a mantener el compromiso de tus usuarios habituales.
El 90% de los directivos cree que su organización tiene en cuenta las necesidades de las personas a la hora de introducir nuevas tecnologías, pero sólo el 53% de los colaboradores comparte esta opinión.
Fuente – PwC, Nuestro estado con la tecnología en el trabajo: es complicado, 2018
8. Comunica, una y otra vez
Cualquier oportunidad de interactuar con tus usuarios es buena, tanto para enviar mensajes o notificaciones sobre sus herramientas, para recoger sus opiniones, por ejemplo. Anuncia el lanzamiento de una nueva función, felicítales por sus resultados, recabe su opinión sobre su herramienta… Hay muchas razones para hacerlo.
1 de cada 3 proyectos fracasa por culpa de una comunicación ineficaz.
Fuente – Project Management Institute
9. No deja nunca de medir
Explota todos los datos que pueda para aumentar el compromiso de tus usuarios con sus herramientas: mide su productividad, analiza el tiempo que dedican a formarse, recoje sus comentarios, identifica las funciones más solicitadas por tus equipos de asistencia. Toda esta información te ayudará a mejorar el uso de tus aplicaciones.
“La clave del éxito es dedicar el 20% de tu tiempo a aclarar lo que hay que hacer y el 80% a medir el rendimiento para asegurarte de que lo que hay que hacer se hace realmente.”
Fuente – Business Execution for Results, Stephen Lynch, 2014
10. Escucha a tus colaboradores
La herramienta nunca debe eclipsar a los colaboradores. El secreto de la adopción de software sigue siendo lo humano: escucha las necesidades, opiniones y comentarios de los usuarios.
Los colaboradores que se sienten escuchados tienen 4,6 veces más probabilidades de dar lo mejor de sí mismos en el trabajo.
Fuente – Salesforce, “The Impact of Equality and Values Driven Business”, 2017.
Como puedes ver, la adopción de software no consiste únicamente en conectarse a las distintas aplicaciones de su empresa. Ni incluso en usarlas. Se trata de utilizarlas bien. Ayudar a los usuarios con sus herramientas es tan importante como las propias herramientas, y no basta con confiar en la intuitividad del software.
