¿Está preparado su departamento de compras para afrontar los retos que se avecinan? En un mundo donde el cambio es la única constante, los equipos de aprovisionamiento deben demostrar flexibilidad y agilidad para hacer frente a las disrupciones.
Anteriormente considerado como una unidad de negocio centrada en la reducción de costes y las transacciones, el aprovisionamiento se considera ahora uno de los procesos más estratégicos dentro de una organización. Los departamentos de aprovisionamiento identifican las áreas clave de gasto, cualifican a los proveedores conforme a los objetivos empresariales, establecen relaciones cruciales y gestionan negociaciones estratégicas. Pero eso no es todo.
Según KPMG, estamos asistiendo a una «nueva ola de aprovisionamiento». No es de extrañar que los departamentos de aprovisionamiento sean considerados los nuevos garantes del crecimiento en su búsqueda por:
Por eso, las herramientas que se utilizan, los procesos que se implementan y la manera en que se trabaja con otras unidades de negocio son más importantes que nunca. Gracias a los numerosos proyectos de aprovisionamiento electrónico que hemos apoyado, en Lemon Learning disponemos de una amplia experiencia en problemáticas de aprovisionamiento. Ofrecemos asistencia completa sobre una gran variedad de software de aprovisionamiento electrónico, ya sea basado en la nube, en modo SaaS o en local. Esto incluye Coupa, SAP Ariba, Ivalua, Oracle, Sage, Infor, Synertrade y ServiceNow.
A continuación compartimos nuestras claves y consejos para mantenerse competitivo en esta nueva ola y mejorar sus procesos de compra.
Como responsable de compras, se enfrenta a desafíos constantes para racionalizar los complejos procesos de aprovisionamiento, al mismo tiempo que obtiene resultados, reduce costes y gana tiempo. La transformación digital ha puesto de manifiesto la necesidad de aprovechar y adoptar mejor las tecnologías de aprovisionamiento para hacer frente a estos retos.
Los principales retos a los que se enfrentan los responsables de compras son:
Si no se resuelven, estos problemas pueden agravarse y convertirse en pérdidas costosas, aumento de costes e impacto directo sobre el retorno de la inversión.
Las herramientas de aprovisionamiento ineficaces cuestan a las empresas de Estados Unidos y Canadá 1.500 millones de dólares al año, lo que equivale a 32 millones de horas de trabajo perdidas.
Fuente: Topline Strategy Group
¿La buena noticia? Existen claves, consejos y soluciones de plataforma de adopción digital específicas para superar estos retos de aprovisionamiento.
Una plataforma de adopción digital (DAP) está diseñada específicamente para sus usuarios y sus herramientas. Gracias a procedimientos interactivos paso a paso, los equipos de compras, tanto internos como externos, pueden incorporarse, formarse y trabajar al mismo tiempo. ¿Ha identificado procesos ineficientes? Cree y distribuya guías personalizables para cualquier proceso de aprovisionamiento. ¿Sus usuarios están desconectados? Con guías activadas por la acción y un enfoque de learning by doing, puede mejorar rápidamente su manejo de las herramientas.
Para profundizar en cómo la adopción digital impulsa el aprovisionamiento, consulte nuestro artículo sobre adopción digital y aprovisionamiento exitoso.
Cada vez que se cualifica a un nuevo proveedor, es necesario llevar a cabo largos procedimientos de seguridad. Construir nuevas relaciones con cada proveedor es una tarea ardua que entraña múltiples riesgos de alto nivel, y mitigarlos requiere muchos recursos. La solución pasa por definir desde el principio las mejores prácticas de incorporación de proveedores.
Cree un proceso completo de pasos que ayude a:
Realice un análisis DAFO actualizado de su entorno y utilice los riesgos identificados para modificar las políticas de aprovisionamiento existentes. Trabajar a partir de políticas previas le ayudará a alinear las nuevas directrices con las necesidades de la empresa.
Una comunicación coherente con sus equipos contribuye a un éxito duradero al garantizar que todas las partes interesadas estén alineadas. Escuche a sus equipos y a sus proveedores para identificar sus puntos débiles y sus procedimientos ineficientes a medida que surjan: pedidos accidentales, errores o falta de confianza con ciertos proveedores. Así podrá tratar los problemas antes de que se agraven. Estas relaciones son mutuamente beneficiosas y deben cuidarse en el plano profesional. En caso de perturbación o conflicto imprevisto, una buena relación puede contribuir a minimizar el impacto en la cadena de suministro.
Consejo de Lemon Learning: con una plataforma de adopción digital, puede enviar notificaciones push en tiempo real, directamente en la herramienta de aprovisionamiento.
Una gestión eficaz del inventario significa disponer del stock adecuado para satisfacer la demanda en cada momento, sin excedentes ni roturas. La forma más precisa de lograrlo es invertir en herramientas de gestión de inventario adaptadas a su empresa, que ayuden a minimizar los errores humanos en pedidos, existencias y materias primas. Aunque pueda parecer acertado almacenar más y superar la demanda, eso también implica un aumento de los costes de almacenamiento y la inmovilización de flujos de caja.
¿Lo sabía? La regla de inventario 80/20 establece que el 80 % de los beneficios deben provenir del 20 % del inventario.
Centralizar y estandarizar la información es uno de los medios más eficaces de ahorrar tiempo a sus usuarios. En cualquier puesto, localizar y enviar información puede consumir valiosos minutos al día, lo que equivale a horas a lo largo del año.
Los empleados pasan 1,8 horas al día, es decir, una media de 9,3 horas a la semana, buscando y recopilando información.
Fuente: McKinsey
Una solución de compras centralizada significa que sus equipos no tendrán que manejar varias herramientas a la vez, lo que mejorará su productividad y su concentración en general.
Los procesos estandarizados son una forma inestimable de ahorrar tiempo y mejorar el cumplimiento normativo. Este método de optimización puede aplicarse a todas las unidades de negocio. Los procesos comunes establecen directrices y normas de referencia que facilitan el seguimiento de los resultados. En el ámbito de las compras, reducen considerablemente los errores humanos en la introducción de datos y en las transacciones. Son también una buena manera de crear un proceso de selección transparente y equitativo para los proveedores.
Consejo de Lemon Learning: antes de estandarizar su proceso de aprovisionamiento, averigüe dónde y en qué invierten más tiempo sus usuarios.
El software de automatización puede parecer costoso e intimidante, pero la realidad es mucho más sencilla. Como profesional del aprovisionamiento, aprovechar la asistencia automatizada para las tareas más complejas puede suponerle un ahorro de días a lo largo de un año.
El 51 % de las empresas indicó que su principal estrategia consistía en invertir en tecnología que automatice su proceso de aprovisionamiento. Las empresas redujeron su coste de la solicitud al pedido un 48 % y redujeron a la mitad el tiempo de ciclo de las transacciones.
Fuente: Aberdeen Group
Según el tamaño de la organización, la incorporación de un nuevo proveedor en el sistema de aprovisionamiento puede llevar entre 30 días y 6 meses en el caso de las grandes empresas. A diferencia de la mayoría de las demás herramientas, el software de compras no se utiliza a diario y, por tanto, requiere una solución de formación más innovadora.
Consejo de Lemon Learning: puede integrar la formación directamente en su herramienta de compras, permitiendo a los usuarios aprender mediante el enfoque de learning by doing, en cada acceso.
Una plataforma de adopción digital puede formar e incorporar a los usuarios de forma autónoma, en tiempo real y desde cualquier lugar, mediante guías interactivas y asistencia disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
Lukas Joseph lidera la estrategia de inbound marketing y de adopción digital de Lemon Learning. Explora los usos concretos de las plataformas de adopción digital en las empresas y las tendencias emergentes del sector, combinando marketing de producto, crecimiento B2B y formación de los usuarios.