Las Compras son más estratégicas que nunca para las empresas. Al término de un año marcado por la crisis de la Covid-19, se imponen varias conclusiones: la digitalización de las Compras ya no es una opción y el uso de las soluciones e-Compras es una evidencia. Pero ¿cuál es el valor añadido de las soluciones e-Compras para las empresas? ¿Qué impacto tuvo la crisis de la Covid-19 en las actividades de Compras en 2020? ¿Y cuál es el lugar de la adopción digital en el mundo de las e-Compras en plena transformación digital?
Perspectivas cruzadas de expertos sobre los retos de las Compras en la era digital.
Nuevos retos, nuevas herramientas, nuevos usos... La transformación digital ha revolucionado por completo las Compras. Acostumbrados durante mucho tiempo a utilizar herramientas como Excel, los departamentos de Compras se orientan hoy hacia soluciones e-Compras para gestionar la actividad. Desde las soluciones de e-procurement hasta las soluciones de e-sourcing, las soluciones e-Compras permiten a las empresas responder a los retos modernos tales como:
En resumen, las soluciones de e-Compras permiten tener unas Compras más ágiles y eficientes al favorecer una mejor gestión del gasto. Thomas Decamp (Proactis) explica: "El objetivo de las Compras es mantener la cadena de suministro. Es decir, no se debe crear ninguna ruptura entre la empresa y sus proveedores. Esto afecta tanto a las compras estratégicas de la empresa como a las no estratégicas. No romper el vínculo implica también preservar su ecosistema de proveedores y tener en cuenta a los más pequeños." Una actividad más estratégica que nunca, como subraya Anne Tessier-Chênebeau (Synertrade):
"Las Compras, hoy en día, se posicionan como business partner de los COMEX, verdaderos contribuidores de valor para apoyar los planes estratégicos de sus organizaciones".
Y si las Compras ya ocupaban un lugar estratégico dentro de las empresas, esta posición se acentuó durante la crisis sanitaria de 2020.
Reveladora: eso es lo que fue la crisis sanitaria para las Compras. Arnaud Malardé subraya:
"La crisis exacerbó la situación de las empresas que no estaban equipadas".
Mientras que algunos departamentos ya debían ponerse al día en materia de digitalización, el conjunto de la función tuvo que hacer frente a nuevos desafíos. En poco tiempo, las prioridades de las Compras cambiaron. El experto de Ivalua continúa: "Antes, la prioridad de las Direcciones de Compras se centraba en la mejora del rendimiento de las Compras a medio y largo plazo: la transformación digital, la optimización de los procesos y procedimientos y la agilidad en las Compras. La crisis obligó a pensar a más corto plazo. Otras prioridades volvieron a primer plano: la preservación del efectivo, la generación de ahorros y la segurización del suministro.".
Si el papel de las Compras fue estratégico durante la crisis, sigue siéndolo hoy en día.
"Las Compras están más que nunca al servicio del rendimiento de la empresa. Cada euro ahorrado será valorado en la cuenta de pérdidas y ganancias de la empresa. Debe producirse una colaboración más fluida entre el departamento de Compras y las finanzas de la empresa. […]
Las soluciones de compras deben ofrecer también nuevas opciones orientadas a transformar centros de costes en aceleradores de productividad y ahorro (descuentos) gracias a la automatización y la reducción del tiempo de tramitación del pedido hasta el pago al proveedor." explica Thomas Decamp.
Aunque forzó a los departamentos de Compras a pensar a corto plazo, la crisis sanitaria de la Covid-19 también dio lugar a nuevas líneas de reflexión. Anne Tessier-Chênebeau señala en particular una nueva tendencia. "Esta tendencia es un cuestionamiento, hoy en día, de las organizaciones de Compras sobre la manera de reinventar un nuevo modelo, puesto que nos hemos dado cuenta de que esta pandemia ha impactado a todas las empresas de todo el mundo. Las estrategias de sourcing en países de bajo coste tienen quizás sus límites. Por ello se reflexiona sobre temas que atañen a un espectro mucho más amplio.
"Localización, relocalización y negocio sostenible son temas que se cuelan en los COMEX de los grandes grupos junto a temas ya clave como la competitividad de las empresas."
Además, esta crisis también reveló otros desafíos igualmente importantes, como la adopción digital.
Mientras que los departamentos de Compras no tienen más opción que adoptar soluciones de e-Compras para garantizar la competitividad de las empresas, la adopción digital aparece como algo imprescindible sin lo cual el éxito de la transformación digital no tendrá lugar.
Desde el departamento de Compras hasta los proveedores, la adopción de las soluciones de e-Compras por parte de los usuarios afecta directamente al rendimiento de las actividades. Sin embargo, aunque es el momento de lo digital, está lejos de ser la norma. Para Pierre Leroux, CEO de Lemon Learning, la conclusión es clara:
"Las soluciones de Compras se enfrentan a importantes desafíos en materia de adopción y gestión del cambio".
Un riesgo considerable en muchos aspectos. Porque al ser poco, nada o mal utilizados, los SI de Compras pueden ser fuente de errores o de ralentización en los procesos, o incluso de ruptura en la cadena de suministro, tan esencial para la supervivencia de las empresas.
Para afrontar el desafío de la adopción digital, ciertos fundamentos como la formación de los usuarios en e-Compras son imprescindibles. Pero para ser eficaz, esta debe adaptarse a las necesidades de los usuarios en materia de aprendizaje. Anne Tessier-Chênebeau señala: "Se acabó la época de los manuales de usuario, los tutoriales en vídeo donde nunca reconoces tu pantalla porque no es igual a lo que tienes delante". Arnaud Malardé pone el ejemplo de la formación a proveedores: "Es fundamental que la herramienta sea sencilla de usar para un proveedor. Un proveedor se conecta con menos frecuencia que un usuario habitual a la solución, a veces menos de una vez al mes. No tiene tiempo de aprender cómo funciona.". Y con razón, "los SI de Compras ya no están reservados únicamente a los compradores", como explica Anne Tessier-Chênebeau, "tenemos todo un abanico de perfiles de usuarios finales que está evolucionando y abriéndose. Los departamentos de finanzas, riesgo, calidad, supply chain... son, junto con los proveedores de nuestros clientes, usuarios de nuestras soluciones.
"Así, la simplicidad de uso y la UI/UX se vuelven clave para garantizar una adopción masiva. En ese sentido, el mundo de la tecnología hoy en día está impulsado por los usuarios y debemos adaptarnos junto a ellos!".
Entonces, ¿cómo combinar soluciones de e-Compras y adopción digital para favorecer una mejor experiencia de usuario? Para la Directora General Adjunta de Synertrade, las soluciones de e-Compras y las plataformas de adopción digital van de la mano y son precisamente una respuesta a los desafíos modernos de las Compras. "No es casualidad que trabajemos a diario con Lemon Learning en nuestros clientes: esta adopción debe estar apoyada por una tecnología como la que tenéis en Lemon Learning, que permite guiar al usuario, ocasional o habitual, dentro de una solución digital.
"Hoy en día, el aspecto de ayuda a la navegación integrada que ofrece Lemon Learning es también una de las respuestas a los desafíos de adopción en nuestros clientes".
En juego: la reducción de las resistencias y las frustraciones relacionadas con lo digital, todo ello con el objetivo de facilitar el manejo y la optimización de las Compras.
De la digitalización a la crisis sanitaria, el año ha estado lleno de desafíos para los departamentos de Compras. Y aunque están lejos de llegar a su fin, algo es seguro: la elección de las herramientas utilizadas para afrontar estos desafíos es profundamente estratégica.
Lukas Joseph dirige la estrategia de inbound marketing y adopción digital de Lemon Learning. Explora los usos concretos de las plataformas de adopción digital en las empresas y las tendencias emergentes del sector, combinando marketing de producto, crecimiento B2B y formación de usuarios.