E-Compras: soluciones, usos y adopción digital

Las Compras son más estratégicas que nunca para las empresas. Tras el impacto de la crisis de la Covid-19, se imponen varias conclusiones: la digitalización de las Compras ya no es una opción y el uso de las soluciones e-Compras se ha convertido en una necesidad evidente. Pero ¿cuál es el valor añadido de estas soluciones para las empresas? ¿Qué impacto tuvo la crisis sanitaria en las actividades de Compras? ¿Y qué papel juega la adopción digital en un sector en plena transformación?

Perspectivas cruzadas de expertos sobre los retos de las Compras en la era digital:

• Pierre Leroux, CEO y fundador de Lemon Learning.
• Anne Tessier-Chênebeau, Directora General Adjunta de Synertrade.
• Thomas Decamp, Director Comercial en Proactis.
• Arnaud Malardé, Senior Product Marketing Manager en Ivalua.

1. Digitalización de las Compras: ¿por qué utilizar soluciones e-Compras?

Nuevos retos, nuevas herramientas, nuevos usos. La transformación digital ha revolucionado por completo las Compras. Acostumbrados durante mucho tiempo a herramientas como Excel, los departamentos de Compras se orientan hoy hacia soluciones e-Compras para gestionar su actividad. Desde el e-procurement hasta el e-sourcing, estas soluciones permiten a las empresas responder a retos modernos como:

• Aumentar la calidad de los procesos de aprovisionamiento uniformizándolos y automatizándolos.
• Simplificar la gestión de las Compras y mejorar su seguimiento centralizando y asegurando los datos, y facilitando la gestión de los concursos.

En resumen, las soluciones de e-Compras permiten unas Compras más ágiles y eficientes al favorecer una mejor gestión del gasto. Thomas Decamp (Proactis) lo explica así: "El objetivo de las Compras es mantener la cadena de suministro, es decir, no crear ninguna ruptura entre la empresa y sus proveedores. Esto afecta tanto a las compras estratégicas como a las no estratégicas. No romper el vínculo implica también preservar el ecosistema de proveedores y tener en cuenta a los más pequeños." Una actividad más estratégica que nunca, como subraya Anne Tessier-Chênebeau (Synertrade):

"Las Compras, hoy en día, se posicionan como business partner de los COMEX, verdaderos contribuidores de valor para apoyar los planes estratégicos de sus organizaciones."

Y si las Compras ya ocupaban un lugar estratégico dentro de las empresas, esta posición se acentuó durante la crisis sanitaria.

2. Lo que la crisis de la Covid-19 cambió para las Compras

Reveladora: eso es lo que fue la crisis sanitaria para las Compras. Arnaud Malardé (Ivalua) subraya:

"La crisis exacerbó la situación de las empresas que no estaban equipadas."

Mientras que algunos departamentos ya debían ponerse al día en materia de digitalización, el conjunto de la función tuvo que hacer frente a nuevos desafíos. En poco tiempo, las prioridades de las Compras cambiaron. El experto de Ivalua continúa: "Antes, la prioridad de las Direcciones de Compras se centraba en la mejora del rendimiento a medio y largo plazo: la transformación digital, la optimización de procesos y la agilidad. La crisis obligó a pensar a más corto plazo. Otras prioridades volvieron a primer plano: la preservación del efectivo, la generación de ahorros y la segurización del suministro."

El papel de las Compras fue estratégico durante la crisis y sigue siéndolo hoy en día.

"Las Compras están más que nunca al servicio del rendimiento de la empresa. Cada euro ahorrado será valorado en la cuenta de pérdidas y ganancias. Debe producirse una colaboración más fluida entre el departamento de Compras y las finanzas. Las soluciones de compras deben ofrecer nuevas opciones orientadas a transformar centros de costes en aceleradores de productividad y ahorro gracias a la automatización y la reducción del tiempo de tramitación del pedido hasta el pago al proveedor.", Thomas Decamp.

Aunque forzó a los departamentos de Compras a pensar a corto plazo, la crisis sanitaria también dio lugar a nuevas líneas de reflexión. Anne Tessier-Chênebeau señala una tendencia relevante: "Esta crisis ha impactado a todas las empresas del mundo, lo que ha llevado a cuestionar las estrategias de sourcing en países de bajo coste y sus límites."

"Localización, relocalización y negocio sostenible son temas que se cuelan en los COMEX de los grandes grupos junto a temas ya clave como la competitividad de las empresas."

Además, esta crisis también reveló otros desafíos igualmente importantes, como la adopción digital.

3. La adopción de las soluciones e-Compras: lo imprescindible del futuro de las Compras

Los departamentos de Compras no tienen más opción que adoptar soluciones de e-Compras para garantizar la competitividad de sus organizaciones. En este contexto, la adopción digital aparece como algo imprescindible sin lo cual la transformación digital no podrá culminarse con éxito.

Desde el departamento de Compras hasta los proveedores, la adopción de las soluciones de e-Compras por parte de los usuarios afecta directamente al rendimiento de las actividades. Sin embargo, aunque lo digital es ya una realidad, su uso extendido está lejos de ser la norma. Para Pierre Leroux, CEO de Lemon Learning, la conclusión es clara:

"Las soluciones de Compras se enfrentan a importantes desafíos en materia de adopción y gestión del cambio."

Un riesgo considerable en muchos aspectos. Cuando los sistemas de información de Compras se usan poco, mal o de forma incorrecta, pueden ser fuente de errores, de ralentización en los procesos o incluso de ruptura en la cadena de suministro, algo esencial para la supervivencia de las empresas.

Para afrontar el desafío de la adopción digital, ciertos fundamentos como la formación de los usuarios resultan imprescindibles. Pero para ser eficaz, esta formación debe adaptarse a las necesidades reales de aprendizaje. Anne Tessier-Chênebeau lo expresa con claridad: "Se acabó la época de los manuales de usuario y los tutoriales en vídeo donde nunca reconoces tu pantalla porque no es igual a lo que tienes delante." Arnaud Malardé pone el ejemplo de la formación a proveedores: "Es fundamental que la herramienta sea sencilla de usar. Un proveedor se conecta con menos frecuencia que un usuario habitual, a veces menos de una vez al mes. No tiene tiempo de aprender cómo funciona."

Y con razón, "los SI de Compras ya no están reservados únicamente a los compradores", como explica Anne Tessier-Chênebeau: "Tenemos todo un abanico de perfiles de usuarios finales que está evolucionando y abriéndose. Los departamentos de finanzas, riesgo, calidad, supply chain y los proveedores de nuestros clientes son también usuarios de nuestras soluciones."

"Así, la simplicidad de uso y la UI/UX se vuelven clave para garantizar una adopción masiva. En ese sentido, el mundo de la tecnología hoy en día está impulsado por los usuarios y debemos adaptarnos junto a ellos."

Entonces, ¿cómo combinar soluciones de e-Compras y adopción digital para favorecer una mejor experiencia de usuario? Para la Directora General Adjunta de Synertrade, las soluciones de e-Compras y las plataformas de adopción digital van de la mano y constituyen una respuesta directa a los desafíos modernos de las Compras. "No es casualidad que trabajemos a diario con Lemon Learning en nuestros clientes: esta adopción debe estar apoyada por una tecnología que permita guiar al usuario, ocasional o habitual, dentro de una solución digital."

"Hoy en día, el aspecto de ayuda a la navegación integrada que ofrece Lemon Learning es también una de las respuestas a los desafíos de adopción en nuestros clientes."

En juego: la reducción de las resistencias y las frustraciones relacionadas con lo digital, con el objetivo de facilitar el manejo y la optimización de las Compras.

De la digitalización a la crisis sanitaria, los departamentos de Compras han afrontado retos de gran calado. Y aunque estos retos distan mucho de haber concluido, algo es seguro: la elección de las herramientas utilizadas para afrontarlos es profundamente estratégica.