E-Compras: soluções, usos e adoção digital

As Compras são mais do que nunca estratégicas para as empresas. A digitalização das Compras já não é uma opção e a utilização das soluções e-Compras tornou-se uma evidência. Mas qual é o valor acrescentado dessas soluções? Que impacto teve a crise da Covid-19 nas atividades de Compras? E qual é o lugar da adoção digital no mundo das e-Compras em plena transformação?

Perspetivas cruzadas de especialistas sobre os desafios das Compras na era digital:

• Pierre Leroux, CEO e fundador da Lemon Learning.
• Anne Tessier-Chênebeau, Diretora-Geral Adjunta da Synertrade.
• Thomas Decamp, Diretor Comercial na Proactis.
• Arnaud Malardé, Senior Product Marketing Manager na Ivalua.

1. Digitalização das Compras: porque utilizar soluções e-Compras?

Novos desafios, novas ferramentas, novos usos: a transformação digital perturbou completamente as Compras. Habituados durante muito tempo a ferramentas como o Excel, os departamentos de Compras orientam-se hoje para soluções e-Compras para gerir a atividade. Das soluções de e-procurement às de e-sourcing, as soluções e-Compras permitem às empresas responder a desafios modernos como:

• Aumentar a qualidade dos processos de aprovisionamento, uniformizando-os e automatizando-os.
• Simplificar a gestão das Compras e melhorar o seu acompanhamento, centralizando e protegendo os dados e facilitando a gestão dos concursos.

Em suma, as soluções de e-Compras permitem ter Compras mais ágeis e eficientes, favorecendo uma melhor gestão das despesas. Thomas Decamp (Proactis) explica: "As Compras têm como objetivo manter a cadeia de abastecimento. Ou seja, não se deve criar rutura entre a empresa e os seus fornecedores. Isto diz respeito tanto às Compras estratégicas como às não estratégicas. Não romper o vínculo é também preservar o ecossistema de fornecedores e considerar os mais pequenos." Uma atividade mais do que nunca estratégica, como salienta Anne Tessier-Chênebeau (Synertrade):

"As Compras, hoje, posicionam-se como parceiro de negócio dos COMEX, verdadeiros contribuidores de valor para apoiar os planos estratégicos das suas organizações."

E se as Compras já ocupavam um lugar estratégico no seio das empresas, essa posição acentuou-se durante a crise sanitária.

2. O que a crise da Covid-19 mudou para as Compras

Reveladora: foi isso que a crise sanitária representou para as Compras. Arnaud Malardé (Ivalua) salienta:

"A crise exacerbou a situação das empresas que não estavam equipadas."

Enquanto alguns departamentos já tinham de recuperar o atraso em matéria de digitalização, toda a função teve de enfrentar novos desafios. Em pouco tempo, as prioridades mudaram. O especialista da Ivalua prossegue: "Antes, a prioridade das Direções de Compras incidia sobre a melhoria do desempenho a médio e longo prazo: a transformação digital, a otimização dos processos e a agilidade das Compras. A crise obrigou a pensar a mais curto prazo. Outras prioridades voltaram ao primeiro plano: a preservação do cash, a geração de poupanças e a segurização dos abastecimentos."

O papel das Compras foi estratégico durante a crise e continua a sê-lo ainda hoje.

"As Compras são mais do que nunca chamadas a contribuir para o desempenho da empresa. Cada euro poupado será valorizado no P&L. Uma colaboração mais fluida deve operar-se entre o departamento de Compras e as finanças da empresa. As soluções de compras devem também oferecer novas opções destinadas a transformar centros de custos em aceleradores de produtividade e de poupanças, graças à automatização e à redução do tempo de tratamento da encomenda até ao pagamento do fornecedor.", Thomas Decamp

Embora tenha forçado os departamentos de Compras a pensar a curto prazo, a crise sanitária fez nascer novas pistas de reflexão. Anne Tessier-Chênebeau assinala uma nova tendência: "Esta tendência é um questionamento das organizações de Compras sobre a forma de reinventar um novo modelo, uma vez que nos apercebemos que esta pandemia impactou todas as empresas em todo o mundo. As estratégias de sourcing em países de baixo custo têm talvez os seus limites. Por isso, pensa-se em temas que dizem respeito a um espetro muito mais alargado."

"Localização, relocalização e negócio sustentável são temas que se impõem nos COMEX dos grandes grupos, a par de temas já chave como a competitividade das empresas."

Esta crise revelou também outro desafio igualmente importante: o da adoção digital.

3. A adoção das soluções e-Compras: o indispensável do futuro das Compras

Enquanto os departamentos de Compras já não têm outra opção senão adotar soluções de e-Compras para assegurar a competitividade das empresas, a adoção digital surge como um elemento indispensável sem o qual o sucesso da transformação digital não se concretiza.

Do departamento de Compras aos fornecedores, a adoção das soluções e-Compras pelos utilizadores afeta diretamente o desempenho das atividades. No entanto, se o momento é o do tudo digital, essa adoção está longe de ser a norma. Para Pierre Leroux, CEO da Lemon Learning, o diagnóstico é claro:

"As soluções de Compras enfrentam desafios importantes em matéria de adoção e gestão da mudança."

Um risco considerável em muitos aspetos. Quando pouco, mal ou nunca utilizados, os SI de Compras podem ser fonte de erros, de abrandamento nos processos ou de rutura na cadeia de abastecimento, tão essencial à sobrevivência das empresas.

Para enfrentar o desafio da adoção digital, a formação dos utilizadores nas e-Compras é indispensável. Mas para ser eficaz, deve adaptar-se às necessidades reais de aprendizagem. Anne Tessier-Chênebeau refere: "Acabou a época dos guias de utilizador e dos tutoriais em vídeo onde nunca reconhecemos o nosso ecrã porque não é igual ao que temos à nossa frente." Arnaud Malardé apresenta o caso da formação para fornecedores: "É primordial que a ferramenta seja simples de utilizar para um fornecedor. Um fornecedor liga-se menos frequentemente do que um utilizador comum à solução, por vezes menos de uma vez por mês. Não tem tempo para aprender como funciona."

E com razão, "os SI de Compras já não estão reservados apenas aos compradores", como explica Anne Tessier-Chênebeau: "Temos toda uma gama de perfis de utilizadores finais que está a evoluir e a abrir-se. Os departamentos de finanças, risco, qualidade, supply chain, juntamente com os fornecedores dos nossos clientes, são utilizadores das nossas soluções."

"Assim, a simplicidade de utilização e a UI/UX tornam-se fundamentais para garantir uma adoção massiva. O mundo da tecnologia hoje é orientado pelos utilizadores e temos de nos adaptar com eles!"

Como conjugar então soluções de e-Compras e adoção digital para favorecer uma melhor experiência do utilizador? Para a Diretora-Geral Adjunta da Synertrade, as soluções e-Compras e as plataformas de adoção digital andam a par e são precisamente uma resposta aos desafios modernos das Compras. "Não é por acaso que trabalhamos diariamente com a Lemon Learning junto dos nossos clientes: esta adoção deve ser apoiada por uma tecnologia como a que a Lemon Learning disponibiliza, que permite guiar o utilizador, ocasional ou habitual, numa solução digital."

"Hoje, o apoio à navegação integrada que a Lemon Learning oferece é também uma das respostas aos desafios de adoção junto dos nossos clientes."

Em jogo: a redução das resistências e das frustrações relacionadas com o digital, com o objetivo de facilitar a apropriação e a otimização das Compras.

Da digitalização à crise sanitária, os departamentos de Compras têm enfrentado desafios consideráveis. E embora esses desafios estejam longe de chegar ao fim, uma coisa é certa: a escolha das ferramentas utilizadas para os enfrentar é profundamente estratégica.