SI de Compras: 5 razões para acompanhar os usos das ferramentas

Gestão do risco, gestão de fornecedores, automatização de tarefas: as funcionalidades das ferramentas de Compras são numerosas. No entanto, implementar uma ferramenta de Compras não é suficiente para ter Compras eficientes. Por melhor que seja a solução, enquanto não for verdadeiramente adotada pelos utilizadores, não produzirá os resultados esperados.

41% dos decisores de Compras afirmam que a fraca adoção dos novos processos e tecnologias constitui um obstáculo à transformação digital das Compras. (fonte: SAP)

Para favorecer essa adoção, o acompanhamento dos usos é essencial. Mas em que consiste exatamente? E porquê investir nele?

Acompanhamento da utilização das ferramentas de Compras: do que se trata?

O acompanhamento dos usos tem por objetivo ajudar os utilizadores a tirar o máximo partido das suas ferramentas digitais. Numa ferramenta de Compras, pode assumir várias formas:

• O onboarding dos utilizadores na ferramenta de Compras
• A formação dos utilizadores (internos e externos) na ferramenta de Compras
• A disponibilização de suporte ao utilizador
• A comunicação junto dos utilizadores

O que torna o acompanhamento dos usos particular é o seu carácter contínuo. O objetivo é prestar a ajuda adequada no momento certo, mesmo após a fase de implementação. O resultado: melhor desempenho das equipas e melhor retorno sobre o investimento a longo prazo.

Conheça agora as 5 principais razões para acompanhar os usos na sua ferramenta de Compras.

1. Melhorar a produtividade dos utilizadores

Graças aos dispositivos implementados, como a formação ou o suporte, o acompanhamento dos usos permite aumentar a produtividade dos utilizadores nas ferramentas de Compras. A formação ajuda-os a apropriar-se da solução; o suporte contínuo torna-os mais autónomos no dia a dia.

Como a Lemon Learning acelera a produtividade dos utilizadores

Na Lemon Learning, partimos de uma convicção simples: não é necessário tornar os utilizadores especialistas para aumentar a sua produtividade. O que importa é que dominem a funcionalidade certa no momento certo. É precisamente isso que a nossa plataforma de adoção digital proporciona, através de guias interativos integrados que permitem formar os utilizadores em tempo real e de forma totalmente autónoma, diretamente na ferramenta de Compras.

2. Aumentar o envolvimento dos utilizadores

O envolvimento dos utilizadores ocupa um lugar central na adoção das ferramentas de Compras. Quanto mais os utilizadores estiverem envolvidos, menos tenderão a abandonar a solução. Por outras palavras, o envolvimento afeta diretamente a taxa de abandono (churn rate) das ferramentas digitais.

Para favorecer esse envolvimento, o acompanhamento dos usos é fundamental: traduz-se em dispositivos de comunicação junto dos utilizadores e em suporte contínuo à ferramenta. O resultado é uma redução das frustrações e utilizadores comprometidos ao longo do tempo.

É aliás o tema de um webinar que organizámos com o nosso cliente Eiffage. Descubra o seu testemunho abaixo.

3. Melhorar a qualidade dos dados do SI de Compras

Acompanhar os usos na ferramenta de Compras contribui diretamente para a qualidade dos dados introduzidos no SI de Compras. Utilizadores mais autónomos e envolvidos são também mais rigorosos na utilização da ferramenta.

Como a Lemon Learning melhora a qualidade dos dados

Na Lemon Learning, a qualidade dos dados é um desafio que acompanhamos de perto com os nossos clientes. Graças aos guias interativos, os utilizadores são acompanhados passo a passo nos processos da ferramenta de Compras. Se um utilizador se esquecer de preencher um campo ou introduzir dados incorretos, surge automaticamente uma mensagem de alerta para que possa corrigir o erro antes de avançar.

4. Melhorar o funcionamento dos processos de Compras

O acompanhamento dos usos legitima a utilização da solução de Compras junto dos utilizadores e dá sentido às mudanças de processos introduzidas pela digitalização. Ao acompanhar os usos no SI de Compras, favorece a aceitação de todas as mudanças ligadas ao projeto de transformação digital, sejam novos processos ou simples atualizações das ferramentas.

Como a Lemon Learning apoia os processos de Compras

Com a Lemon Learning, é possível personalizar o acompanhamento dos usos na ferramenta de Compras. Graças à diferenciação pedagógica, a solução permite fornecer a informação e a formação certas ao utilizador certo, adaptando o conteúdo às diferentes populações de utilizadores, às suas funções e aos seus processos de negócio.

5. Otimizar os custos da digitalização das Compras

Ao favorecer a adoção da ferramenta de Compras, o acompanhamento dos usos traduz-se em poupanças concretas para a empresa:

• As licenças adquiridas são efetivamente utilizadas e bem aproveitadas.
• A implementação é rentabilizada: a ferramenta foi corretamente adotada, evitando uma falha que obrigaria a recomeçar o projeto do zero.
• A redução dos erros de introdução de dados evita custos adicionais de correção.
• A fiabilidade dos dados permite uma melhor tomada de decisão, com impacto direto na gestão do risco e dos custos.
• O departamento de Compras ganha em desempenho: automatização, poupança de tempo e maior qualidade dos resultados.

Agora que conhece as principais razões para acompanhar os usos na ferramenta de Compras, é altura de passar à prática. Saiba como implementar este acompanhamento passo a passo no nosso próximo artigo dedicado ao tema.

Fontes