SI Compras: acompanhamento de usos é essencial

Gestão do risco, gestão de fornecedores, automatização de tarefas, etc. as funcionalidades das ferramentas de Compras são numerosas. E no entanto: 

Implementar uma ferramenta de Compras não é suficiente para ter Compras eficientes.

Pergunta-se porquê? É simples. Por melhor que seja a ferramenta de Compras, enquanto não for adotada pelos seus utilizadores, não produzirá os resultados desejados.

41% dos Decisores de Compras afirmam que a fraca adoção dos novos processos e tecnologias no seio da função de Compras constitui um obstáculo à transformação digital das Compras (fonte: SAP)

Para favorecer a adoção das ferramentas de Compras, o acompanhamento da utilização é essencial. Mas em que consiste exatamente? 

Acompanhamento da utilização das ferramentas de Compras: do que se trata? 

Acompanhamento da utilização? Comecemos por esclarecer este termo.

O acompanhamento da utilização tem por objetivo ajudar os utilizadores a tirar o máximo partido das suas ferramentas digitais. Numa ferramenta de Compras, pode manifestar-se de várias formas: 

• O onboarding dos utilizadores na ferramenta de Compras
• A formação dos utilizadores (internos e externos) na ferramenta de Compras
• A disponibilização de um suporte ao utilizador 
• A comunicação junto dos utilizadores 

O que torna o acompanhamento dos usos particular é o seu carácter contínuo. O objetivo é simples: prestar a ajuda adequada aos seus utilizadores no momento certo, mesmo após a fase de implementação. O resultado? Um melhor desempenho das equipas e um melhor ROI a longo prazo. 

Agora que já sabe tudo sobre o acompanhamento dos usos, é altura de entrar no vivo do assunto. Eis 5 razões para acompanhar os usos na sua ferramenta de Compras. 

1. Melhorar a produtividade dos utilizadores

Graças aos dispositivos implementados, como a formação ou o suporte aos utilizadores, o acompanhamento dos usos permite aumentar a produtividade dos utilizadores nas ferramentas de Compras. 

Concretamente, enquanto a formação permite aos utilizadores apropriar-se da sua ferramenta de Compras, o suporte permite-lhes ser mais autónomos na solução a longo prazo.

Acelerar a produtividade dos utilizadores com a plataforma de adoção digital Lemon Learning: 

Na Lemon Learning, estamos convictos de que não é necessário tornar os utilizadores especialistas para aumentar a sua produtividade. O que é importante é que os seus utilizadores dominem a funcionalidade certa no momento certo. É precisamente isso que propomos com a nossa solução de adoção digital e o seu sistema de guias interativos integrados, que permite aos utilizadores formar-se nas ferramentas de Compras em tempo real e de forma totalmente autónoma. 

2. Aumentar o envolvimento dos utilizadores

O envolvimento dos utilizadores ocupa um lugar central na adoção das ferramentas de Compras. Em suma, quanto mais os seus utilizadores estiverem envolvidos nas suas ferramentas de Compras, menos terão tendência a abandoná-las. Por outras palavras, o envolvimento dos utilizadores afeta diretamente a taxa de abandono (churn rate) das ferramentas digitais. 

Para favorecer o envolvimento dos utilizadores nas ferramentas de Compras, o acompanhamento dos usos é fundamental. Entre outros aspetos, traduz-se em dispositivos de comunicação junto dos utilizadores e num suporte ao utilizador para a ferramenta. O resultado? Uma redução das frustrações na ferramenta de Compras e utilizadores envolvidos ao longo do tempo.

É aliás o objeto de um webinar que organizámos com o nosso cliente Eiffage. Descubra o seu testemunho abaixo!

Mas não é tudo. 

3. Melhorar a qualidade dos dados do SI de Compras

Sim, leu bem. Acompanhar os usos na sua ferramenta de Compras pode ajudá-lo a melhorar a qualidade dos dados introduzidos no seu SI de Compras.

Como, perguntará? É simples. Como viu, ao fornecer um acompanhamento adequado aos seus utilizadores na sua ferramenta de Compras, eles ficam mais autónomos e envolvidos nas suas ferramentas. Graças a estes dois elementos, serão também mais conscienciosos na utilização da ferramenta de Compras.

Melhorar a qualidade dos dados da sua ferramenta de Compras com a Lemon Learning: 

Na Lemon Learning, ajudamos os nossos clientes nos seus desafios de adoção digital no dia a dia. Entre estes, a qualidade dos dados é um desafio de grande importância. Graças aos guias interativos, os nossos clientes acompanham os seus utilizadores passo a passo na apropriação da ferramenta de Compras e asseguram-se de que os processos são corretamente executados. A título de exemplo, se um utilizador se esquecer de preencher um campo ou introduzir dados incorretos, aparecerá uma mensagem de erro para lhe permitir corrigi-los. 

4. Melhorar o funcionamento dos processos de Compras

Deseja melhorar o funcionamento dos seus processos de Compras? Então não se pode dar ao luxo de negligenciar o acompanhamento dos usos.

Acompanhar os usos na sua ferramenta de Compras permite legitimar a utilização da solução de Compras junto dos seus utilizadores. Mais ainda, permite dar sentido às mudanças de processos induzidas por a digitalização das Compras.

De facto, ao acompanhar os usos no seu SI de Compras, favorece a aceitação do conjunto das mudanças ligadas ao seu projeto de transformação digital. Quer se trate de mudanças como novos processos ou de simples atualizações das suas ferramentas de Compras.

Melhorar o bom funcionamento dos processos de Compras com a Lemon Learning:

Com a Lemon Learning, pode personalizar o acompanhamento dos usos na sua ferramenta de Compras. Graças à diferenciação pedagógica, a nossa solução permite-lhe fornecer a (in)formação certa ao utilizador certo. Pode assim adaptar a sua formação de acordo com as diferentes populações de utilizadores, as suas funções e os seus processos de negócio.

5. Otimizar os custos da digitalização das Compras

Otimizar os seus custos: é para isso que serve o acompanhamento dos usos na sua ferramenta de Compras. Como o acompanhamento dos usos favorece a adoção da sua ferramenta de Compras, é sinónimo de numerosas poupanças para a sua empresa.

• As suas licenças adquiridas são realmente utilizadas (e bem utilizadas).
• A sua implementação é rentabilizada: a ferramenta foi corretamente implementada e evitou uma falha que teria implicado uma mudança de solução digital e um recomeço do zero do seu projeto.
• A redução dos erros de introdução de dados evita custos adicionais.
• A fiabilidade dos dados permite uma melhor tomada de decisão para uma melhor gestão do risco e dos custos.
• O seu departamento de Compras ganha em desempenho (automatização, tempo, qualidade, etc.)

Agora que sabe por que é importante acompanhar os usos na sua ferramenta de Compras, está na hora de passar à prática. Descubra como acompanhar os usos na sua ferramenta de Compras passo a passo no nosso próximo artigo.

Fontes