SI Acquisti: 5 motivi per investire nell'accompagnamento degli utenti

Gestione del rischio, gestione dei fornitori, automazione delle attività: le funzionalità degli strumenti Acquisti sono numerose. Eppure implementare uno strumento Acquisti non è sufficiente per avere un reparto Acquisti performante.

Per quanto possiate disporre del miglior strumento disponibile sul mercato, finché non sarà adottato dagli utenti non produrrà i risultati desiderati. Secondo una ricerca SAP, il 41% dei Responsabili Acquisti afferma che la scarsa adozione dei nuovi processi e delle nuove tecnologie rappresenta un ostacolo alla trasformazione digitale della funzione Acquisti.

Per favorire questa adozione, l'accompagnamento degli utilizzi è essenziale. Ma in cosa consiste esattamente? E perché investirci?

Accompagnamento degli utilizzi sugli strumenti Acquisti: di cosa si tratta?

L'accompagnamento degli utilizzi ha l'obiettivo di aiutare gli utenti a sfruttare al massimo i loro strumenti digitali. Su uno strumento Acquisti, può manifestarsi in diversi modi:

• L'onboarding degli utenti sullo strumento Acquisti
• La formazione degli utenti (interni ed esterni) sullo strumento Acquisti
• La messa a disposizione di un supporto dedicato agli utenti
• La comunicazione continua verso gli utenti

Ciò che caratterizza l'accompagnamento degli utilizzi è il suo carattere continuo. L'obiettivo è fornire il supporto adeguato nel momento giusto, anche dopo la fase di distribuzione. Il risultato? Migliori prestazioni dei team e un ROI più solido nel lungo termine.

Ecco i 5 principali motivi per accompagnare gli utilizzi sul vostro strumento Acquisti.

1. Migliorare la produttività degli utenti

Grazie ai dispositivi messi in atto, come la formazione e il supporto dedicato, l'accompagnamento degli utilizzi consente di aumentare la produttività degli utenti sugli strumenti Acquisti.

In concreto, la formazione permette agli utenti di prendere in mano il loro strumento Acquisti, mentre il supporto continuo li rende più autonomi nel lungo termine, riducendo i tempi di blocco e le richieste di assistenza.

Come Lemon Learning accelera la produttività degli utenti

In Lemon Learning siamo convinti che non sia necessario fare degli utenti degli esperti per aumentare la loro produttività. Ciò che conta è che ogni utente padroneggi la funzionalità giusta nel momento in cui ne ha bisogno. È proprio questo ciò che proponiamo con la nostra soluzione di adozione digitale: guide interattive integrate che consentono agli utenti di formarsi sullo strumento Acquisti in tempo reale e in piena autonomia.

2. Aumentare il coinvolgimento degli utenti

Il coinvolgimento degli utenti occupa un posto centrale nell'adozione degli strumenti Acquisti. In sintesi: più gli utenti sono coinvolti, meno tendono ad abbandonare la soluzione. Il coinvolgimento incide direttamente sul tasso di abbandono (churn rate) degli strumenti digitali.

Per favorire questo coinvolgimento, l'accompagnamento degli utilizzi si traduce in azioni concrete: comunicazione regolare verso gli utenti, supporto dedicato allo strumento, riduzione delle frustrazioni quotidiane. Il risultato è una base di utenti coinvolta e stabile nel tempo.

È proprio l'oggetto di un webinar che abbiamo organizzato con il nostro cliente Eiffage. Scoprite la loro testimonianza qui sotto.

3. Migliorare la qualità dei dati del SI Acquisti

Accompagnare gli utilizzi del vostro strumento Acquisti contribuisce direttamente a migliorare la qualità dei dati inseriti nel SI Acquisti.

Come? Utenti più autonomi e più coinvolti sono anche più scrupolosi nell'utilizzo dello strumento: seguono i processi correttamente, compilano i campi obbligatori e inseriscono informazioni accurate.

Come Lemon Learning migliora la qualità dei dati

Con Lemon Learning, i clienti accompagnano i propri utenti passo dopo passo nella presa in mano dello strumento Acquisti, garantendo che i processi vengano eseguiti correttamente. Ad esempio, se un utente dimentica di compilare un campo obbligatorio o inserisce dati errati, compare un messaggio contestuale che lo guida nella correzione immediata.

4. Migliorare il funzionamento dei processi Acquisti

L'accompagnamento degli utilizzi contribuisce a legittimare l'utilizzo della soluzione Acquisti presso i team e a dare un senso concreto ai cambiamenti di processo indotti dalla digitalizzazione.

Accompagnando gli utenti sul SI Acquisti, favorite l'accettazione di tutti i cambiamenti legati al progetto di trasformazione digitale: nuovi processi, aggiornamenti dello strumento, evoluzioni organizzative.

Come Lemon Learning supporta i processi Acquisti

Con Lemon Learning potete personalizzare l'accompagnamento in base alle diverse popolazioni di utenti. Grazie alla differenziazione pedagogica, la soluzione vi permette di fornire la giusta informazione al giusto utente, adattando la formazione ai ruoli e ai processi aziendali specifici di ciascun profilo.

5. Ottimizzare i costi della digitalizzazione degli Acquisti

Un accompagnamento efficace degli utilizzi favorisce l'adozione dello strumento Acquisti e genera risparmi concreti per l'azienda. In particolare:

• Le licenze acquistate vengono realmente utilizzate, e utilizzate correttamente.
• Il deployment è redditizio: lo strumento è stato distribuito con successo, evitando il rischio di dover cambiare soluzione e ricominciare da capo.
• La riduzione degli errori di inserimento evita costi aggiuntivi e rilavorazioni.
• L'affidabilità dei dati consente una migliore presa di decisione, con ricadute positive sulla gestione del rischio e dei costi.
• Il dipartimento Acquisti guadagna in performance complessiva: automazione, risparmio di tempo, qualità dei processi.

Ora che sapete perché è importante accompagnare gli utilizzi sul vostro strumento Acquisti, è il momento di passare alla pratica. Scoprite come farlo passo dopo passo nel nostro articolo dedicato all'implementazione di un SI Acquisti in 6 passi.

Fonti