Por qué el acompañamiento de usos en su herramienta de Compras marca la diferencia

Gestión del riesgo, gestión de proveedores, automatización de tareas... Las funcionalidades de las herramientas de Compras son numerosas. Y sin embargo:

Implantar una herramienta de Compras no es suficiente para tener unas Compras eficientes.

Por muy buena que sea la herramienta, mientras no sea adoptada por sus usuarios, no proporcionará los resultados esperados.

El 41 % de los Responsables de Compras afirman que la escasa adopción de los nuevos procesos y tecnologías dentro de la función de Compras es una barrera para la transformación digital de las Compras. (Fuente: SAP)

Para favorecer la adopción de las herramientas de Compras, el acompañamiento del uso es esencial. A continuación explicamos en qué consiste y cuáles son sus cinco beneficios principales.

Acompañamiento del uso de las herramientas de Compras: ¿de qué hablamos?

El acompañamiento del uso tiene como objetivo ayudar a los usuarios a sacar el máximo partido de sus herramientas digitales. En una herramienta de Compras puede manifestarse de varias formas:

• El onboarding de usuarios en la herramienta de Compras
• La formación de los usuarios (internos y externos) en la herramienta de Compras
• La disponibilidad de un soporte para usuarios
• La comunicación dirigida a los usuarios

Lo que hace especial el acompañamiento de usos es su carácter continuo. El objetivo es ofrecer la ayuda adecuada en el momento oportuno, también después de la fase de despliegue. El resultado: un mejor rendimiento de los equipos y un mayor ROI a largo plazo.

Aquí tiene las cinco razones para acompañar los usos en su herramienta de Compras.

1. Mejorar la productividad de los usuarios

Gracias a dispositivos como la formación o el soporte, el acompañamiento de usos permite aumentar la productividad de los usuarios en las herramientas de Compras. La formación les ayuda a familiarizarse con la solución; el soporte les permite ser más autónomos a largo plazo.

Acelerar la productividad de los usuarios con la plataforma de adopción digital Lemon Learning

En Lemon Learning estamos convencidos de que no es necesario convertir a los usuarios en expertos para aumentar su productividad. Lo importante es que dominen la funcionalidad adecuada en el momento oportuno. Esto es precisamente lo que ofrece nuestra solución de adopción digital con su sistema de guías interactivas integradas, que permite a los usuarios formarse en las herramientas de Compras en tiempo real y de forma completamente autónoma.

2. Aumentar el compromiso de los usuarios

El compromiso de los usuarios es clave en la adopción de las herramientas de Compras. Cuanto más comprometidos estén los usuarios con su herramienta, menos tenderán a abandonarla. En otras palabras, el compromiso afecta directamente a la tasa de abandono (churn rate) de las soluciones digitales.

Para favorecer ese compromiso, el acompañamiento de usos es fundamental. Se traduce, entre otras cosas, en dispositivos de comunicación dirigidos a los usuarios y en un soporte integrado en la herramienta. El resultado: menos frustraciones y usuarios comprometidos a largo plazo.

Este es precisamente el objeto de un webinario que organizamos con nuestro cliente Eiffage. ¡Descubra su testimonio a continuación!

3. Mejorar la calidad de los datos del SI de Compras

Acompañar los usos en su herramienta de Compras también contribuye a mejorar la calidad de los datos introducidos en el SI de Compras. Al proporcionar un acompañamiento adecuado, los usuarios se vuelven más autónomos y más comprometidos con la solución, lo que les lleva a utilizarla con mayor rigor y atención.

Mejorar la calidad de los datos de su herramienta de Compras con Lemon Learning

En Lemon Learning ayudamos a nuestros clientes en sus retos de adopción digital a diario. La calidad de los datos es uno de los más relevantes. Gracias a las guías interactivas, nuestros clientes acompañan a sus usuarios paso a paso en el uso de la herramienta de Compras y se aseguran de que los procesos se ejecutan correctamente. Por ejemplo, si un usuario olvida rellenar un campo o introduce datos incorrectos, aparece un mensaje de error para que pueda corregirlos al instante.

4. Mejorar el funcionamiento de los procesos de Compras

Acompañar los usos en su herramienta de Compras permite legitimar el uso de la solución entre sus equipos y dar sentido a los cambios de procesos que conlleva la digitalización de las Compras.

Al acompañar los usos en su SI de Compras, favorece la aceptación del conjunto de cambios vinculados al proyecto de transformación digital, ya sean nuevos procesos o simples actualizaciones de las herramientas.

Mejorar el funcionamiento de los procesos de Compras con Lemon Learning

Con Lemon Learning puede personalizar el acompañamiento de los usos en su herramienta de Compras. Gracias a la diferenciación pedagógica, la solución le permite aportar la información correcta al usuario adecuado, adaptando la formación según las distintas poblaciones de usuarios, sus funciones y sus procesos de negocio.

5. Optimizar los costes de la digitalización de las Compras

El acompañamiento de los usos en su herramienta de Compras es también una palanca de optimización de costes. Al favorecer la adopción real de la solución, genera ahorros concretos en múltiples frentes:

• Las licencias adquiridas se utilizan realmente, y se utilizan bien.
• El despliegue se rentabiliza: la herramienta se ha implantado correctamente y se evita un fracaso que obligaría a cambiar de solución y comenzar de nuevo.
• La reducción de errores en la introducción de datos evita costes adicionales.
• La fiabilidad de los datos permite una mejor toma de decisiones para una gestión más eficaz del riesgo y de los costes.
• El departamento de Compras gana en rendimiento: automatización, ahorro de tiempo, mayor calidad, etc.

Ahora que conoce las razones por las que es importante acompañar los usos en su herramienta de Compras, es el momento de pasar a la práctica. Descubra cómo hacerlo paso a paso en nuestro artículo sobre adopción digital para IT Procurement.

Fuentes