Soluzioni e-Acquisti: utilizzi, sfide e adozione digitale

Gli Acquisti sono più che mai strategici per le aziende. La digitalizzazione degli Acquisti non è più un'opzione e l'utilizzo delle soluzioni e-Acquisti è diventato una necessità concreta. Qual è il valore aggiunto delle soluzioni e-Acquisti? Quale impatto ha avuto la crisi del Covid-19 sulle attività di Acquisto? E quale ruolo gioca la piattaforma di adozione digitale nel mondo degli e-Acquisti in piena trasformazione?

Sguardi incrociati di esperti sulle sfide degli Acquisti nell'era del digitale:

• Pierre Leroux, CEO e fondatore di Lemon Learning.
• Anne Tessier-Chênebeau, Direttrice Generale Aggiunta di Synertrade.
• Thomas Decamp, Direttore Commerciale di Proactis.
• Arnaud Malardé, Senior Product Marketing Manager di Ivalua.

1. Digitalizzazione degli Acquisti: perché utilizzare soluzioni e-Acquisti?

Nuove sfide, nuovi strumenti, nuovi utilizzi: la trasformazione digitale ha completamente rivoluzionato gli Acquisti. A lungo abituati a strumenti come Excel, i dipartimenti Acquisti si rivolgono oggi verso soluzioni e-Acquisti per gestire l'attività. Dalle soluzioni e-procurement alle soluzioni e-sourcing, le piattaforme e-Acquisti consentono alle aziende di rispondere alle sfide moderne, tra cui:

• Aumentare la qualità dei processi di approvvigionamento uniformandoli e automatizzandoli.
• Semplificare la gestione degli Acquisti e migliorarne il monitoraggio, centralizzando e mettendo in sicurezza i dati e facilitando la gestione delle gare d'appalto.

In sintesi, le soluzioni e-Acquisti permettono di avere Acquisti più agili e performanti, favorendo una migliore gestione delle spese. Thomas Decamp (Proactis) spiega:

"Gli Acquisti hanno l'obiettivo di mantenere la catena di approvvigionamento. Ciò significa che non bisogna creare interruzioni tra l'azienda e i suoi fornitori. Questo riguarda sia gli Acquisti strategici dell'azienda che gli Acquisti non strategici. Non interrompere il legame significa anche preservare il proprio ecosistema di fornitori e considerare i più piccoli."

Un'attività più che mai strategica, come sottolinea Anne Tessier-Chênebeau (Synertrade):

"Gli Acquisti, oggi, si posizionano come business partner dei COMEX, veri contributori di valore per sostenere i piani strategici delle loro organizzazioni."

E se gli Acquisti occupavano già un posto strategico all'interno delle aziende, questa posizione si è ulteriormente rafforzata durante la crisi sanitaria del 2020.

2. Cosa ha cambiato la crisi del Covid-19 per gli Acquisti

La crisi sanitaria è stata rivelatrice per la funzione Acquisti. Arnaud Malardé sottolinea:

"La crisi ha esacerbato la situazione delle aziende che non erano attrezzate."

Mentre alcuni dipartimenti dovevano già recuperare il ritardo in materia di digitalizzazione, l'intera funzione ha dovuto affrontare nuove sfide in tempi rapidi. L'esperto di Ivalua prosegue:

"Prima la priorità delle Direzioni Acquisti riguardava il miglioramento delle performance degli Acquisti nel medio-lungo termine: la trasformazione digitale, l'ottimizzazione dei processi e delle procedure e l'agilità degli Acquisti. La crisi ha obbligato a pensare a più breve termine. Altre priorità sono tornate in primo piano: la preservazione del cash, la generazione di risparmi e la sicurezza degli approvvigionamenti."

Il ruolo degli Acquisti è stato strategico durante la crisi e lo rimane ancora oggi. Thomas Decamp aggiunge:

"Gli Acquisti sono più che mai messi a contributo della performance dell'azienda. Ogni euro risparmiato sarà valorizzato nel P&L dell'azienda. Una collaborazione più fluida deve operarsi tra il dipartimento Acquisti e le finanze dell'azienda. Le soluzioni acquisti devono inoltre offrire nuove opzioni volte a trasformare i centri di costo in acceleratori di produttività e di risparmio (sconti) grazie all'automazione e alla riduzione del tempo di elaborazione dall'ordine al pagamento del fornitore."

Pur avendo costretto i dipartimenti Acquisti a pensare a breve termine, la crisi sanitaria ha anche fatto nascere nuove piste di riflessione. Anne Tessier-Chênebeau rileva in particolare una nuova tendenza:

"Questa tendenza è una rimessa in discussione delle organizzazioni Acquisti sul modo di reinventare un nuovo modello, poiché ci si è resi conto che questa pandemia ha impattato tutte le aziende in tutto il mondo. Le strategie di sourcing in paesi a basso costo hanno forse i loro limiti. Quindi si pensa a temi che riguardano uno spettro molto più ampio. Localizzazione, rilocalizzazione e business sostenibile sono altrettanti temi che si impongono nei COMEX dei grandi gruppi, accanto a temi già chiave come la competitività delle aziende."

Questa crisi ha anche rivelato un'altra sfida altrettanto importante: quella dell'adozione digitale.

3. L'adozione delle soluzioni e-Acquisti: l'indispensabile del futuro degli Acquisti

Mentre i dipartimenti Acquisti non hanno altra scelta che optare per soluzioni e-Acquisti per assicurare la competitività delle aziende, l'adozione digitale appare come un elemento indispensabile senza il quale il successo della trasformazione digitale non avrà luogo.

Dal dipartimento Acquisti ai fornitori, l'adozione delle soluzioni e-Acquisti da parte degli utenti incide direttamente sulla performance delle attività. Eppure, se è l'ora del tutto digitale, questo non è tutt'altro che la norma. Per Pierre Leroux, CEO di Lemon Learning, il quadro è chiaro:

"Le soluzioni Acquisti affrontano sfide importanti in termini di adozione e gestione del cambiamento."

Un rischio significativo sotto molti aspetti. Se utilizzati poco, per niente o in modo errato, i SI Acquisti possono essere fonte di errori o rallentamenti nei processi, o ancora di interruzioni nella catena di approvvigionamento: un elemento essenziale per la continuità operativa delle aziende.

Per raccogliere la sfida dell'adozione digitale, alcuni fondamentali come la formazione degli utenti agli e-Acquisti sono d'obbligo. Ma per essere efficace, la formazione deve adattarsi alle esigenze reali degli utenti. Anne Tessier-Chênebeau osserva:

"È finita l'epoca delle guide utente, dei tutorial video in cui non si riconosce mai il proprio schermo perché non è uguale a quello che abbiamo davanti."

Arnaud Malardé porta l'esempio della formazione per i fornitori:

"È fondamentale che lo strumento sia semplice da usare per un fornitore. Un fornitore si connette meno frequentemente di un utente classico alla soluzione, a volte meno di una volta al mese. Non ha il tempo di imparare come funziona."

Non a caso, "i SI Acquisti non sono più riservati ai soli buyer", come spiega Anne Tessier-Chênebeau: "abbiamo un'intera gamma di profili di utenti finali che sta evolvendo e aprendosi. I dipartimenti finanza, rischio, qualità, supply chain, insieme ai fornitori dei nostri clienti, sono oggi utenti delle nostre soluzioni."

"Così la semplicità d'uso e l'UI/UX diventano fondamentali per garantire un'adozione massiva. In questo senso il mondo della tech oggi è guidato dagli utenti e dobbiamo adattarci con loro."

Come abbinare allora soluzioni e-Acquisti e adozione digitale per favorire una migliore esperienza utente? Per la Direttrice Generale Aggiunta di Synertrade, le soluzioni e-Acquisti e le piattaforme di adozione digitale vanno di pari passo e rappresentano una risposta concreta alle sfide moderne degli Acquisti:

"Non è un caso che lavoriamo quotidianamente con Lemon Learning presso i nostri clienti: questa adozione deve essere supportata da una tecnologia come quella di Lemon Learning, che permette di guidare l'utente, occasionale o abituale, in una soluzione digitale. Oggi, l'assistenza alla navigazione integrata offerta da Lemon Learning è una delle risposte alle sfide dell'adozione anche presso i nostri clienti."

In gioco: la riduzione delle resistenze e delle frustrazioni legate al digitale, con l'obiettivo di facilitare la presa in mano degli strumenti e ottimizzare le performance degli Acquisti.

Dalla digitalizzazione alla crisi sanitaria, la funzione Acquisti ha affrontato sfide straordinarie. E se queste sfide sono tutt'altro che risolte, una cosa è certa: la scelta degli strumenti e delle strategie di adozione per affrontarle è profondamente strategica. Per approfondire, scopri anche le 6 fasi per un'implementazione di successo del SI Acquisti.