El e-learning tiene ventajas, pero también límites claros cuando se aplica a la formación en software. Descubre cuáles son y cómo superarlos con una DAP
El e-learning es práctico, flexible y menos costoso que la formación presencial. Estas ventajas atraen a muchas organizaciones. Sin embargo, que sea beneficioso en términos generales no significa que resulte adecuado para cualquier tipo de formación corporativa.
El problema se hace evidente cuando hablamos de formación en software. Microsoft 365, SAP, Oracle, Smart HR o Salesforce: el número de herramientas y funcionalidades que los empleados deben dominar no deja de crecer. Para hacerlo con eficacia, la formación en herramientas digitales debe responder a retos exigentes: rapidez, accesibilidad, personalización y actualización constante.
En este artículo, Lemon Learning señala los principales límites de la formación en software con e-learning y explica cómo afrontarlos.
Imagínate aprendiendo a cocinar en el baño: ilógico, ¿verdad? Con la formación en software ocurre algo similar. Aprender a utilizar una herramienta desde un entorno distinto a la propia herramienta complica la retención del conocimiento.
Los empleados no recuerdan todo lo que aprenden durante un módulo de e-learning, y el tiempo que transcurre hasta que se sientan frente a la herramienta agrava el olvido. Si un empleado ha completado un módulo sobre Sopra HR y necesita realizar una tarea días o semanas después, deberá hacer un esfuerzo notable por recordar los pasos. Si no lo consigue, tendrá tres opciones: pedir ayuda a un compañero, repetir el módulo o abrir una solicitud al servicio de asistencia informática. En los tres casos, pierde tiempo y concentración.
La solución más eficaz es sencilla: formar a los empleados directamente desde el software.
Gracias a las plataformas de adopción digital (DAP) como Lemon Learning, es posible formar a los empleados directamente desde sus herramientas. Guías interactivas integradas en el software muestran paso a paso las distintas funciones, en tiempo real y en el momento exacto en que se necesitan. Tanto si se trata de un HRIS, un CRM, un ERP, un sistema de compras o un software propio, los empleados acceden a la información adecuada sin salir de la aplicación. El resultado es menor resistencia a las herramientas digitales, mayor adopción y mejor rendimiento.
No todos los empleados se sienten motivados cuando se trata de formarse en herramientas digitales. La flexibilidad del e-learning es una ventaja reconocida, pero llevada al extremo puede convertirse en un obstáculo: sin un instructor que haga seguimiento, cada empleado debe encontrar la motivación por sí mismo para completar los módulos. El resultado es que la organización pierde control sobre el nivel de compromiso y no puede garantizar la eficacia real de la formación.
Según la pirámide del aprendizaje, las personas retienen el 90 % de lo que practican, frente al 20 % de lo que escuchan o el 10 % de lo que leen. La mejor forma de aprender es haciendo.
Con el enfoque de aprendizaje activo que propone Lemon Learning, los empleados aprenden en el momento en que lo necesitan: ya sea crear un pedido desde un catálogo en Ivalua, gestionar una solicitud de presupuesto en Jira o enviar una comunicación desde Salesforce Marketing Cloud. Aprenden más rápido, retienen más y con menor esfuerzo. Además, la funcionalidad push de Lemon Learning permite comunicarse con los empleados directamente desde sus herramientas, añadiendo un punto de motivación e interacción a la experiencia formativa.
Crear un curso de e-learning lleva mucho tiempo. Se estima que preparar un módulo básico requiere en torno a 79 horas, frente a las 43 horas que costaría un curso presencial equivalente (Chapman Alliance LLC). Pero el verdadero problema no está en la creación inicial, sino en la actualización: en un entorno de transformación digital, las herramientas cambian con frecuencia y los contenidos formativos deben seguir ese ritmo. El e-learning tradicional dificulta precisamente esa actualización continua.
Con Lemon Learning, no es necesario dedicar horas a crear, modificar o actualizar la formación en software. Tanto si se opta por guías listas para usar como por contenido personalizado, la configuración se realiza en pocos clics y sin necesidad de conocimientos técnicos especiales. Esto permite mantener los contenidos al día sin que el equipo de formación tenga que paralizar otras tareas.
Una de las limitaciones más habituales del e-learning es su carácter genérico. Los módulos estándar suelen ser rígidos y poco adaptados a la realidad concreta de cada equipo, lo que hace que los empleados los perciban como alejados de sus problemas reales. La consecuencia es clara: menor implicación y menor transferencia del aprendizaje al puesto de trabajo.
Con Lemon Learning es sencillo crear cursos de formación en software adaptados al perfil de cada empleado y a los procesos reales de cada equipo. El resultado es una formación más relevante, más eficaz y que responde a las necesidades concretas de quien la recibe.
Los empleados disponen de poco tiempo para dedicar a la formación. Aunque el e-learning ofrece flexibilidad, sigue exigiendo que el empleado reserve un bloque de tiempo específico para completar los módulos. En entornos de trabajo intenso, esto es a menudo inviable.
El microlearning resuelve este problema con módulos de formación muy breves, de un máximo de 3 minutos. Este formato hace que el aprendizaje sea más flexible, más ágil y, sobre todo, más eficaz: la concisión del contenido favorece la retención y encaja fácilmente en la jornada laboral sin interrumpirla.
El e-learning presenta límites claros cuando se aplica a la formación en software: desconexión de la herramienta, contenidos genéricos y difíciles de actualizar, escasa motivación y demanda de tiempo que los empleados no siempre tienen. Ante estos retos, las plataformas de adopción digital ofrecen una respuesta más ajustada a la realidad de la transformación digital. ¿Quieres saber cómo mejorar la adopción de tus herramientas? Descubre cómo crear módulos de formación eficaces con las herramientas de Lemon Learning.
FUENTES
Las principales desventajas son: el aprendizaje ocurre fuera de la herramienta, los contenidos suelen ser genéricos y difíciles de actualizar, y los empleados deben encontrar tiempo extra para formarse, lo que reduce la retención y la aplicación práctica.
Sin centralización, los empleados recurren a compañeros, repiten módulos o abren tickets al servicio de asistencia cada vez que no recuerdan cómo realizar una tarea. Esto genera pérdida de tiempo, incoherencia en el aprendizaje y mayor resistencia a las herramientas digitales.
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