Según AtosOrigin, el 66% de los proyectos de gestión del cambio superan el presupuesto inicial, se retrasan o no implementan las funcionalidades previstas.
Ante esta cifra tan llamativa, una certeza: es absolutamente necesario crear un programa de cambio eficaz antes de llevarlo a cabo. Sin embargo, muchas empresas disponen de recursos limitados, tanto en términos de presupuesto como de equipos, y aún así tienen que implementar el proceso en plantillas con una gran cantidad de empleados.
Lemon Learning ha elaborado una serie de 3 artículos con consejos concretos para asegurar el éxito de tu proyecto de gestión del cambio. Para ello, tres sencillos pasos a seguir: la fase de diagnóstico, la fase de impulso (acompañamiento, formación y comunicación) y la fase de gestión del cambio.
Este primer artículo dedicado a la fase de diagnóstico se inspira en el método de Moutot & Autissier y te guiará en la fase preliminar al lanzamiento del proyecto.
Tanto si se trata de un cambio en los procesos, sistemas, funciones o estructura organizativa, la gestión del cambio sólo puede tener éxito si se basa en una evaluación precisa de la situación actual.
Análisis de la situación inicial
Antes de ser digital u organizativo, el cambio es ante todo cultural. Según David Autissier y Jean-Michel Moutot, la comprensión del sistema cultural del entorno en el que se produce el cambio es el paso previo a cualquier proyecto de gestión del cambio. Nos permite identificar las fuerzas en las que podemos confiar, pero también evitar la resistencia.
En concreto, la gestión del cambio varía de un país a otro (diferencias lingüísticas y culturales, etc.), de una estructura a otra (startup, PYME, multinacional, etc.), de un sector de actividad a otro, de un contexto a otro y, simplemente, de una organización a otra. ¿Entonces, cuáles son las claves para un análisis efectivo?
Este análisis consiste en :
- Identificar los problemas de funcionamiento en las propias herramientas, procesos y equipos y sus repercusiones operacionales. Al inicio del análisis, un inventario de la situación actual: ¿tienen los equipos dificultades para familiarizarse con los nuevos procesos de trabajo implementados en el departamento? ¿Los responsables de ventas no utilizan todas las funcionalidades del CRM cuando tratan con clientes potenciales? ¿Los empleados tienen dificultades para usar las nuevas funcionalidades de intranet de la empresa y solicitan apoyo muy a menudo?
- Crear una imagen rápida de las personas implicadas. Puede clasificar a estos actores según su nivel de implicación en el proyecto. Los responsables de la toma de decisiones toman la decisión de cambiar y la inician (Alta Dirección); los jefes de proyecto son responsables del éxito del proyecto y contribuyen a él desde cerca o desde lejos (equipo del proyecto, expertos empresariales, directores de operaciones, directores de formación, recursos humanos, gestión de sistemas de información); los usuarios y/o beneficiarios del proyecto son los principales actores del cambio (equipos de trabajo afectados por el cambio, todos los empleados).
- Identificar los riesgos percibidos del cambio para los directivos, los equipos operativos y los empleados. Estos riesgos pueden estar relacionados con el temor a lo desconocido, el temor a no ser consultado o involucrado en el cambio, el hecho de que no se perciba ningún valor añadido ni a nivel individual ni a nivel de grupo, una posible falta de habilidades, un mal momento o una posible redefinición de las responsabilidades del puesto y, por lo tanto, una pérdida de poder.
- Identificar los resultados y beneficios esperados. Los beneficios percibidos pueden variar de un actor a otro. En el caso de la aplicación de nuevos programas informáticos, por ejemplo, la alta dirección puede ver la oportunidad de aplicar nuevos instrumentos de gestión, digitalizar procesos o mejorar la eficiencia y la productividad de los empleados, los equipos operacionales verán una forma de alcanzar sus objetivos y ahorrar tiempo y eficacia.
Herramientas clave: Para ayudarte con este análisis inicial, asegúrate de integrar herramientas que te permitan medir el alcance del cambio que se desea implementar, tanto cuantitativa como cualitativamente. Hay varias posibilidades:
- Envía, por correo electrónico o por medio de una notificación a través del programa informático ya instalado, cuestionarios específicos a las personas implicadas en el proyecto.
- Organiza talleres o entrevistas para obtener más datos cualitativos, donde puedas al mismo tiempo tomar nota de la realidad de los empleados, lo que te permitirá valorar las expectativas y temores de tus colaboradores para poder comunicar mejor con ellos sobre el proyecto posteriormente.
Resultados: toda la información reunida durante esta primera etapa de análisis se puede agrupar en un solo documento: el documento marco. Este documento permite a la alta dirección tener una visión general de los objetivos del proyecto y de los recursos disponibles. También sirve de base para el director del proyecto.
Evaluar la gestión del cambio y asignar los recursos necesarios
Tras el análisis viene la etapa de ajuste, teniendo en cuenta tanto la amplitud del cambio en términos de objetivos (número de personas, funciones y establecimientos afectados) como su alcance, es decir, la importancia y el impacto de este cambio en los objetivos en cuestión en relación con los distintos componentes de la empresa (cultura, competencias de los empleados o los esfuerzos de acción que se esperan de los distintos actores).
Último paso de la fase de diagnóstico: la constitución del equipo del proyecto. En esta etapa se debe identificar y nombrar:
- Un responsable de proyecto. Participa en los comités directivos y estará a cargo del avance de las operaciones.
- Los contactos del responsable del proyecto en los diferentes grupos afectados por el cambio. Se encargan de pasar la información desde dentro para medir regularmente el cambio y reajustar las acciones realizadas si es necesario. También pueden contribuir a apoyar las acciones de gestión del cambio (es el caso, por ejemplo, de los responsables de comunicación o de formación).
- Un jefe de proyecto externo a la empresa, si es necesario. Su función es asegurar que el sistema de información cumple las expectativas de los usuarios. El proveedor de servicios que le proporcionará el nuevo software puede, por ejemplo, ofrecer este enlace esencial entre la empresa y la solución implementada.
Gestión del cambio: La metodología de Lemon Learning
Líder en la adopción de software y en la gestión del cambio, Lemon Learning acompaña a numerosas empresas en la gestión del cambio y a millones de usuarios en el uso diario de sus herramientas.
En un contexto de cambio tecnológico incesante, la transformación digital de las empresas y, con ella, la digitalización del trabajo, se han convertido en elementos esenciales para la mejora de su rendimiento.
La metodología Lemon Learning consiste en:
- Guías interactivas que se integran directamente en las herramientas de los usuarios para guiarlos paso a paso y fomentar tasas de consulta de 7 a 10 veces superiores a las del contenido estándar o la documentación interna;
- Un método, el de “Aprender Haciendo“, que promueve el aprendizaje en situación real a través de un formato de micro-aprendizaje que involucra activamente a los usuarios;
- un equipo polivalente que acompaña a sus clientes antes, durante y después de la puesta en marcha del proyecto, proporcionándoles apoyo y contenidos de calidad;
- Seguimiento y gestión del cambio: Gracias a un completo panel de control que incluye estadísticas de uso y porcentajes de finalización de la guía por actividad, oficina y departamento, los clientes de Lemon Learning pueden medir el retorno de la inversión de sus campañas y de su formación.
Al final de esta primera fase de diagnóstico, has analizado las necesidades y los riesgos asociados al cambio, has cuantificado tu proyecto y has nombrado a los responsables a diferentes niveles. Está todo listo para pasar a la siguiente fase, en la que organizarás los sistemas de formación, acompañamiento y comunicación.
Descubre nuestras soluciones prácticas para implementar estas herramientas operativas en el siguiente artículo.
