Los desafíos de implementación de un ERP (Enterprise Resource Planning) se dividen en dos grandes categorías: obstáculos técnicos, como la migración de datos y la integración de sistemas, y obstáculos organizativos, como la resistencia de los usuarios y la formación insuficiente. Comprender ambas categorías es el primer paso para una implantación exitosa.
Los principales proveedores de ERP, entre ellos SAP, Oracle e Infor, han ido reduciendo progresivamente el soporte de las soluciones ERP locales tradicionales, orientando a sus clientes hacia plataformas en la nube. Para muchas organizaciones, esta transición ha puesto de manifiesto un nuevo conjunto de problemas que se suman a las limitaciones históricas de los sistemas heredados. Esta guía aborda ambos aspectos para que los equipos de proyecto puedan anticiparse a lo que les espera.
Los sistemas ERP heredados imponen un conjunto creciente de restricciones que limitan la agilidad operativa. Comprender estas limitaciones ayuda a las organizaciones a construir el argumento empresarial para la modernización y a no subestimar el alcance de una actualización de ERP.
La incorporación a un ERP heredado puede llevar meses, ya que las interfaces no fueron diseñadas teniendo en cuenta las expectativas de la plantilla actual. Una mala experiencia de usuario dispara los costes de formación y aumenta el riesgo de errores en la introducción de datos, lo que a su vez compromete la precisión de los informes en toda la organización.
"La clave del éxito digital son los datos, y para capturarlos alguien tiene que introducirlos. No es el comité ejecutivo quien introduce los datos, sino el usuario final; si los introduce correctamente, entonces podemos utilizarlos."
Alexis de Nervaux, CDIO, Icade, en el podcast Lemon Learning CIO Pioneers
Dado que los ERP locales funcionan en los servidores propios de la empresa, el equipo de TI interno es responsable de cada parche, actualización y corrección de emergencia. Esto desvía recursos cualificados de proyectos estratégicos y crea un punto único de fallo cuando el conocimiento especializado abandona la organización.
Cada nuevo módulo o aumento de capacidad requiere una inversión adicional en hardware. Los años de personalización acumulada también ralentizan los ciclos de implantación, lo que dificulta responder con urgencia a los cambios competitivos o normativos.
Los entornos ERP locales a menudo no pueden cumplir los estándares actuales de protección de datos sin una inversión considerable. A medida que evolucionan los requisitos de cumplimiento, la brecha entre lo que puede ofrecer un sistema heredado y lo que esperan los organismos reguladores no deja de crecer.
Las integraciones SaaS, las aplicaciones móviles y las herramientas de análisis en tiempo real son ya expectativas estándar en el software empresarial. Los ERP heredados con frecuencia no pueden soportarlas sin middleware que añade costes y fragilidad.
Actualizar un ERP, ya sea de una versión local a otra o de local a la nube, plantea un conjunto de desafíos específicos que difieren de una implantación desde cero.
El ERP en la nube aborda la mayoría de las limitaciones estructurales de los sistemas locales. Comprender sus ventajas ayuda a las organizaciones a priorizar la inversión y a comunicar el valor a las partes interesadas más escépticas.
| Contras del ERP heredado | Ventajas del ERP en la nube |
| La incorporación puede llevar meses debido a una UX deficiente | Las actualizaciones gestionadas por el proveedor mejoran la interfaz de forma continua |
| El equipo de TI es responsable de todo el mantenimiento, soporte y las actualizaciones | El proveedor gestiona la infraestructura; TI se centra en el trabajo estratégico |
| Costes adicionales de hardware cada vez que se escala | Escalado elástico sin gasto de capital en servidores |
| Los estándares de seguridad no alcanzan los requisitos modernos | Seguridad y cumplimiento normativo de nivel empresarial gestionados por el proveedor |
| Incompatible con integraciones SaaS y acceso móvil | Las API abiertas permiten la integración con herramientas modernas y dispositivos móviles |
| Acceso remoto limitado, a menudo dependiente de VPN | Acceso seguro desde cualquier dispositivo o ubicación |
El ERP en la nube transfiere la responsabilidad de la infraestructura al proveedor, lo que libera a los equipos internos de TI para centrarse en proyectos que aporten valor en lugar de en el mantenimiento rutinario. El escalado de módulos hacia arriba o hacia abajo se produce sin interrumpir las operaciones empresariales.
Un ERP SaaS (Software as a Service) funciona mediante suscripción, sustituyendo el elevado gasto de capital inicial por costes operativos predecibles. El proveedor gestiona las actualizaciones de forma automática, reduciendo el riesgo de utilizar software obsoleto.
El ERP en la nube es accesible desde cualquier dispositivo conectado a internet, lo que lo hace muy adecuado para equipos de trabajo híbridos y remotos. Los empleados pueden acceder a los mismos datos y flujos de trabajo tanto si están en la oficina, como en casa o en el lugar de trabajo.
Los proveedores de ERP en la nube ofrecen soporte continuo y controles de gobernanza integrados, incluidas trazas de auditoría, acceso basado en roles y opciones de residencia de datos. Estas funcionalidades ayudan a las organizaciones a cumplir los requisitos normativos sin necesidad de construir una infraestructura de cumplimiento desde cero. Los desafíos de gobernanza del ERP en la nube, como la gestión de los controles de acceso en una infraestructura compartida, son reales, pero mucho más abordables que los problemas equivalentes en entornos locales.
La migración al ERP en la nube resuelve muchas limitaciones de los sistemas heredados, pero introduce sus propios retos de implantación. Estos desafíos son principalmente organizativos más que técnicos, y la adopción por parte de los usuarios se sitúa en el centro de casi todos ellos.
Los principales retos a los que se enfrentan los directores de proyectos ERP y los responsables del cambio son:
Un sistema ERP se describe a menudo como el sistema nervioso central de una empresa, porque conecta y coordina los datos de todas las funciones empresariales. Esto convierte la adopción digital en un factor crítico de éxito, no en algo secundario. La solución de gestión del cambio de Lemon Learning ayuda a las organizaciones a integrar orientación dentro de la aplicación directamente en las plataformas ERP, reduciendo los costes de formación y acelerando el tiempo hasta la competencia.
Para profundizar en el lado humano de las implantaciones ERP, el artículo sobre por qué fracasan las implantaciones ERP analiza los patrones organizativos que hacen que los proyectos se estanquen tras la puesta en marcha.
Para los equipos que planifican o gestionan actualmente una migración, la guía sobre mejores prácticas para la implantación de ERP en la nube ofrece un marco práctico para estructurar la transición.
Los retos más comunes en la implantación de un ERP incluyen la resistencia al cambio por parte de los usuarios finales, una planificación deficiente de la migración de datos, una gestión inadecuada del proyecto, la complejidad de la integración con los sistemas existentes y una formación insuficiente. La adopción por parte de los usuarios se sitúa sistemáticamente entre los obstáculos más difíciles, ya que los empleados deben aprender nuevos flujos de trabajo sin dejar de mantener las operaciones diarias.
¿A qué retos se enfrentan las organizaciones durante las transformaciones ERP?+Las organizaciones se enfrentan tanto a retos técnicos como organizativos durante las transformaciones ERP. Los retos técnicos incluyen errores en la migración de datos, fallos en la integración de sistemas y brechas de seguridad. Los retos organizativos incluyen la resistencia al cambio, la falta de claridad en la responsabilidad del proyecto, las desviaciones presupuestarias y las bajas tasas de adopción por parte de los usuarios. Abordar el lado humano de la transformación es tan importante como el lado técnico.
¿Cuáles son los retos específicos de los sistemas ERP heredados?+Los sistemas ERP heredados presentan retos como el acceso remoto limitado, una arquitectura rígida e inflexible, una compatibilidad deficiente con las integraciones SaaS modernas, elevados costes de mantenimiento informático interno y estándares de seguridad obsoletos. Estas limitaciones dificultan cada vez más que las empresas en crecimiento escalen sus operaciones o den soporte a plantillas distribuidas.
¿Cuáles son los principales retos de la implantación de un ERP en la nube para las empresas en crecimiento?+Las empresas en crecimiento se enfrentan a retos como la complejidad de la migración de datos al pasar de entornos locales a la nube, los requisitos de gobernanza y cumplimiento normativo en un entorno de infraestructura compartida, la formación del personal en nuevas interfaces, la gestión del cambio en múltiples departamentos de forma simultánea y la selección del modelo de suscripción adecuado que se adapte a las necesidades empresariales en evolución.
Sarah supervisa todo lo relacionado con el marketing de atracción, explorando los múltiples usos empresariales y temas relacionados con la adopción digital. Sus experiencias anteriores incluyen el marketing B2C y de producto en el ámbito de la escucha social, identificando tendencias emergentes del sector.