Créer un mode opératoire est un axe clé de la stratégie de gestion des connaissances et de management de qualité au sein de l’entreprise. Il est essentiel pour améliorer la productivité de chaque actif à son poste de travail. Quels sont précisément les avantages de rédiger un mode opératoire pour la formation des employés ? Spécialiste des solutions digitales d’adoption des logiciels métier, Lemon Learning propose des éléments de réponse.
Le mode opératoire est un document qui décrit de manière précise, concise et détaillée chaque étape associée à la réalisation des tâches liées à une procédure donnée. Il aide à comprendre les tenants et aboutissants de chaque instruction de travail concernant un poste donné au sein de l’entreprise.
Les modes opératoires peuvent être sous plusieurs formes : vidéos, captures d’écran, images, tableaux, logigrammes, etc. La mise en place de ces outils permet de garantir la sécurité, la fiabilité, la cohérence et l’efficacité des opérations de formation continue des employés.
Mettre en place un mode opératoire présente plusieurs bénéfices significatifs pour l’amélioration de la qualité de formation des collaborateurs.
Créer un guide performant permet à chaque utilisateur d’accéder en quelques secondes à toutes les ressources nécessaires pour gérer de manière autonome une problématique courante en rapport avec son poste de travail. Rédiger et diffuser un mode opératoire aide à réduire significativement les risques d’omission ou d’erreur grave dans la réalisation des processus de l’entreprise. Cela limite considérablement les interventions de l’équipe de support technique.
Réalisez facilement l’intégration et la formation des nouveaux employés en leur fournissant un document détaillé pour effectuer leur mission en toute sécurité et autonomie pour la première fois. La mise en place d’un mode opératoire facilite ainsi le travail de supervision ou de coaching initial des managers, mentors internes désignés ou responsables d’équipe.
Après la dispense de ses cours, le formateur ne sera pas disponible 24/7 pour accompagner ses apprenants dans la mise en pratique des connaissances acquises en situation réelle de travail. Trouver rapidement chaque fois l’information essentielle pour mener à bien une tâche est très souvent compliqué, car une multitude de contenus pédagogiques sont fournis à l’apprenant au moment de la formation. Il n’est par ailleurs pas très évident pour l’opérateur de se rappeler toutes les choses apprises. Les modes opératoires apportent un soutien pédagogique presque instantané pour résoudre soi-même le problème en face. Ils sont surtout très utiles quand il faut prendre en main un logiciel doté de plusieurs fonctionnalités.
Pour créer un mode opératoire efficace et agile destiné à dynamiser les processus métier, Lemon Learning propose d’ailleurs d’intégrer son Assistant IA dans les logiciels utilisés en entreprise. Cet outil interactif disponible tout le temps est capable de parcourir en quelques secondes plusieurs bibliothèques différentes de ressources pédagogiques diverses. Il peut rédiger rapidement des réponses fiables et personnalisées pour aider l’utilisateur autant de fois que la demande est faite. L’objectif est d’aider les salariés à se familiariser avec les instructions de travail pour intégrer le plus rapidement possible les gestes adéquats dans leur mémoire procédurale. Cela permet de booster la productivité de l’entreprise de manière durable.
L’existence d’un référentiel de connaissances évolutif lié aux procédures et modes opératoires dans l’entreprise permet d’accroitre l’intérêt des collaborateurs pour les actions de formation. L’utilisation de ces outils participe au renforcement continu des compétences et des connaissances professionnelles. Les employés peuvent ainsi rester en phase avec les exigences de qualité liées à l’expression du savoir-faire de l’entreprise.
Un mode opératoire efficace cherche à éliminer les difficultés du collaborateur à effectuer les tâches liées à son poste de travail au sein de l’entreprise.
Il faut lister les processus et les procédures métier à détailler. Toute activité ciblée doit être convertie en plusieurs opérations simples, cohérentes et faciles à comprendre pour un débutant. Réfléchissez aussi à la sélection des meilleurs moyens pour optimiser chaque action de formation (captures d’écran, images, vidéos, chatbots, bulles informationnelles, etc.). Si la rédaction du mode opératoire concerne la prise en main d’un logiciel métier, Lemon Learning est l’outil qu’il vous faut donner des tooltips. Vous pourrez aussi communiquer en temps réel avec les collaborateurs et accélérer la formation autonome et fiable de vos équipes.
Il faut tenir compte de l’expérience du collaborateur ciblé et de l’évolution des pratiques professionnelles pour son poste. Pour informer sur une procédure complexe, les guides interactifs, arbres à décision et vidéos sont largement utilisés. Pour les opérations simples, des infographies ou des textes avec listes à puces présentant des exemples concrets peuvent faire l’affaire. Dans un contenu purement textuel, il faut penser à ajouter des visuels pour faciliter la compréhension des étapes du mode opératoire. Vous devez toujours préciser les cas d’utilisation de la solution d’assistance.
Le guide doit être validé par les responsables spécialisés les plus compétents de l’entreprise. Un tableau de bord analytique peut servir à évaluer les modalités d’adoption du mode opératoire par les employés. Grâce aux retours des collaborateurs, il faudra effectuer régulièrement la mise à jour du contenu pour résoudre efficacement les nouvelles problématiques métier.
Le mode opératoire est outil d’explication des instructions de travail pour un poste donné en entreprise. Il aide grandement les employés engagés dans une démarche de formation continue personnelle.