Le mode opératoire est un document technique détaillant clairement tâche par tâche chacune des étapes nécessaires pour exécuter une instruction de travail.
Le mode opératoire est un document technique détaillant clairement tâche par tâche chacune des étapes nécessaires pour exécuter une instruction de travail. Sa mise en place permet d’atteindre plus facilement les objectifs d’un système de management de la qualité en entreprise en ce qui concerne le déploiement des actions d’amélioration des processus métier. Le mode opératoire garantit la sécurité, la qualité et l’efficacité des interventions des employés. Comment créer un mode opératoire clair et efficace ? Lemon Learning vous invite à lire cet article.
Avant de rédiger un mode opératoire, il faut faire un diagnostic exhaustif des besoins en assistance à la réalisation de tâches pour chaque poste de travail dans tous les départements concernés. Préciser les objectifs du guide à créer permettra d’identifier rapidement les ressources pédagogiques nécessaires à mobiliser. Cela fixe aussi le cadre d’action de l’équipe chargée de concevoir, de lancer et de suivre l’adoption du mode opératoire.
Pour optimiser l’organisation du travail dans l’entreprise, la mise en place d’une base de connaissances référençant les procédures et les modes opératoires est essentielle. On conseille de digitaliser massivement les processus métier. Cela facilite leur évaluation, car les tableaux de bord spécialisés permettent d’analyser par période les KPI et les graphiques liés à l’évolution de l’activité. Il faut prioritairement s’intéresser aux raisons expliquant les baisses de productivité opérationnelle constatées.
Pour susciter l’engagement des utilisateurs et atteindre les objectifs fixés, la démarche doit idéalement impliquer tous les acteurs de l’organigramme d’entreprise. Une enquête auprès des travailleurs, chefs de département ou responsables syndicaux peut grandement aider pour cette étape clé de l’élaboration d’un mode opératoire. Ils pourront relever les défaillances des modes opératoires déjà mis en œuvre. Ils formuleront les besoins actuels pour un accompagnement efficace dans la réalisation des tâches au quotidien.
Il faut se mettre dans la peau de l’opérateur pour identifier les sous-objectifs pour la réalisation de toute tâche nécessaire. Les étapes du processus sont structurées dans un souci de cohérence et de facilité de compréhension pour tous. La description de chaque étape commence par un verbe d’action. Pour une première fois, il est possible de s’inspirer d’un exemple de mode opératoire déjà utilisé par un partenaire d’affaires.
En créant le mode opératoire, il faut éviter d’utiliser excessivement des termes techniques compliqués. Il faut spécifier clairement les cas d’utilisation du guide proposé. Pour faciliter la compréhension, les instructions de travail doivent être accompagnées d’exemples d’application concrets.
Les images sont plus efficaces que les mots pour passer un message. Les contenus visuels aident à rendre les modes opératoires plus attrayants. Ils facilitent la compréhension rapide des instructions et permettent aux employés de mieux mémoriser les bons gestes. Choisissez des visuels adéquats de qualité professionnelle qui peuvent être téléchargés rapidement. Parmi les outils d’illustration des étapes de la procédure, on peut citer les vidéos, les graphiques, les schémas, les captures d’écran, etc.
Idéalement, vous devez choisir un guide digital qui s’affiche de manière personnalisée à la demande pour réaliser la procédure de travail concernée. Sur une semaine au moins, les utilisateurs finaux doivent évaluer la performance de l’outil en analysant la facilité d’accès au mode opératoire, son ergonomie d’utilisation, la qualité des informations fournies, la simplicité de lecture des contenus, etc.
Il sera parfois nécessaire de former certains collaborateurs pour une utilisation efficace de l’outil digital de gestion des modes opératoires de l’entreprise. Lemon Learning est une solution intuitive qui aide les salariés à rapidement prendre en main les logiciels web métier grâce à un apprentissage interactif directement inclus dans l’outil concerné.
Les collaborateurs qui utilisent régulièrement le mode opératoire font leurs feedbacks à l’équipe responsable du projet par rapport à leur expérience utilisateur. Vous pourrez améliorer les points forts et essayer de corriger les limites de la mise en place de la solution pour chaque poste de travail. C’est bénéfique pour la démarche d’amélioration continue des processus métier.
Après la validation finale du contenu et de la forme du guide par l’équipe d’experts, il faut créer et rendre accessible le document technique final pour tous les salariés concernés. Une intégration IT peut vous permettre de récolter en temps réel des données sur l’utilisation du mode opératoire pour faire éventuellement les ajustements nécessaires.
Les besoins et réalités de travail de toutes les parties prenantes doivent être considérés avant de rédiger un mode opératoire. Les étapes de la procédure doivent être claires, précises et concises.
Les modes opératoires sont des documents qui présentent de manière simple et détaillée les étapes d'une procédure, tâche par tâche.
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