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MES vs ERP : les grandes différences
Apprenez en plus sur les différences qui existent entre deux d'entre eux : les systèmes MES (Manufacturing Execution System) et ERP (Enterprise...
Découvrez les différences clés entre les procédures et les modes opératoires en entreprise, essentiels pour les systèmes de management de la qualité.
Procédure et mode opératoire, voici deux termes qui sont couramment employés concernant l’organisation des activités et tâches en entreprise. Ces approches tirent leur origine des exigences de la mise en place d’un système de management de la qualité. Elles permettent d’assurer la sécurité, l’efficacité et la cohérence des processus métier tout en optimisant le savoir-faire de l’entreprise. Quelles sont les principales différences entre procédure et mode opératoire ? Leadeur français des solutions d’adoption digitale professionnelle, Lemon Learning en dit davantage.
Qu’est-ce qu’une procédure ?
Une procédure sert à décrire la suite ordonnée d’activités à mettre en place pour atteindre un objectif important donné à court ou moyen terme. Elle doit permettre de respecter des normes préétablies qui régissent l’activité de l’entreprise. Elle sert à détailler un processus métier en expliquant la manière de réaliser chaque étape de celle-ci.
La procédure aide à formaliser et à standardiser les démarches qualité au sein de l’entreprise afin d’obtenir des résultats réguliers et excellents en ce qui concerne la productivité des actifs. C’est un document technique rédigé par une équipe d’experts en management. Lire ce guide permet aux nouveaux employés d’avoir plus rapidement une bonne idée sur la culture d’entreprise et la démarche de préservation du savoir-faire en interne.
Contenu et structure d’une procédure de travail
Il n’existe pas vraiment de structure type pour la rédaction d’une procédure de travail. Voici néanmoins les éléments que l’on doit y retrouver :
- les étapes principales du processus dans l’ordre adéquat (avec une présentation des ressources financières, matérielles et humaines nécessaires pour atteindre chacun des objectifs spécifiques fixés),
- les responsables chargés de chaque activité dans la procédure de travail,
- l’attribution d’une durée et d’une date butoir pour chaque étape.
Il est possible de faire une légère description des étapes sans rentrer dans les détails pointus.
Exemple de procédure
Pour réaliser un processus de recrutement, la procédure à mettre en place peut être composée des étapes suivantes :
- identification du besoin de recruter,
- définition du poste et du profil de candidature,
- rédaction et diffusion de l’offre d’emploi,
- tri des candidatures,
- réalisation de l’entretien d’embauche,
- sélection du candidat idéal,
- intégration du nouvel employé à l’équipe.
Certaines procédures de travail contiennent une introduction qui présente brièvement le processus métier concerné et son bien-fondé pour l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un mode opératoire ?
Un mode opératoire est un document qui présente en détail les instructions de travail associées à une ou plusieurs étapes d’une procédure de travail. Il peut être présenté grâce à une vidéo, un guide interactif, une infographie, une application mobile, une capture d’écran ou un PDF. Il se concentre sur l’enchainement logique d’actions techniques à mener sur le très court terme pour atteindre les objectifs de la procédure.
Très utile pour les collaborateurs débutants, il permet d’optimiser les ressources financières et temporelles liées à l’exécution d’une opération. Il limite au maximum le risque d’erreurs et d’omissions dans la réalisation des tâches courantes relatives à un poste de travail.
Contenu et structure d’un mode opératoire
Il contient une introduction faisant très brièvement référence à la procédure de travail concernée. Le contexte d’utilisation du mode opératoire pour le poste concerné doit aussi être décrit. Le document présente ensuite de manière succincte et claire toutes les petites tâches techniques à effectuer.
Exemple de mode opératoire
Pour la procédure liée au processus de recrutement, le mode opératoire peut expliquer comment réaliser un entretien d’embauche. Le guide présentera en détail les modalités associées à l’invitation du candidat dans les locaux de l’entreprise, à l’accueil de l’intéressé jusqu’au développement des axes du questionnaire d’embauche. Le déroulement des tests de compétences et la clôture de l’entrevue seront aussi détaillés.
Comparaison entre procédure et mode opératoire
Voici un tableau récapitulatif présentant les avantages de la procédure de travail et du mode opératoire pour la réalisation des processus métier.
| Approches | Avantages |
|---|---|
| Procédure de travail | – Servir de schéma directeur pour la réalisation des activités essentielles pour la vie de l’entreprise – Gagner en productivité – Améliorer la collaboration entre les services de la société – Éviter la commission d’erreurs dans la prise de décision stratégique – Respecter les exigences règlementaires du secteur d’activité |
| Mode opératoire | – Faciliter l’intégration des nouveaux employés – Réduire les tickets de support – Améliorer la démarche de formation dans l’entreprise – Optimiser l’utilisation des ressources de travail |
Le mode opératoire et la procédure sont peu flexibles, car leur évolution doit respecter les dispositions des normes d’activité qui ne connaissent que très peu de changements au fil des années. Ils sont grandement tributaires du niveau des avancées technologiques. Ces deux approches du système de management de la qualité contribuent à l’amélioration des processus métier au sein de l’entreprise. Un autre point commun entre procédure de travail et les étapes d’un mode opératoire est que le guide peut être présenté sous l’un ou l’autre des formats suivants : infographie, vidéo, un texte avec liste à puces, tableau, organigramme, etc.
Vous pouvez aussi gérer toutes les modalités de déploiement de votre approche grâce à un logiciel spécialisé comme Lemon Learning. Alors que la réalisation de la procédure mobilise le savoir-faire de plusieurs services ou départements, le mode opératoire est généralement destiné à une seule personne.
Quand utiliser une procédure et quand utiliser un mode opératoire ?
Tout dépend des besoins spécifiques de l’entreprise en ce qui concerne l’optimisation des processus métier. Le budget et le niveau d’expertise des destinataires du guide sont aussi des facteurs à considérer. Pour faciliter le travail d’agents d’exécution sur le terrain ou au bureau, les modes opératoires sont plus efficaces. Plus épurés, ils vont directement à l’essentiel pour aider rapidement à effectuer les tâches spécifiques retenues. La procédure est utilisée pour responsabiliser les chefs de services/département ou les cadres supérieurs de conception par rapport à l’exécution de certaines activités relatives aux axes clés du développement des activités de l’entreprise.
La procédure permet de situer les responsabilités d’action et les délais pour les grandes étapes d’un processus. Le mode opératoire présente dans le détail les instructions techniques de travail pour les agents d’exécution. Ils sont tous des instruments au service de la mise en place du système de management de la qualité en entreprise.