Le service RH est le pilier de toute organisation en croissance. Historiquement associé à des tâches administratives, de gestion des bureaux et des talents, la crise du Covid-19 a révélé la capacité d’adaptation des équipes RH. Ces professionnels sont devenus des stratèges, facilitateurs et empathes, guidant à la fois les managers et les employés à distance, tout en trouvant des solutions immédiates pour maintenir, voire augmenter, l’engagement des équipes dans toute l’organisation. Le télétravail, les nouvelles procédures de travail, le recrutement et même l’intégration à distance font désormais partie du quotidien. Cela rend la mise en place d’un SIRH essentielle pour centraliser les informations des employés. En résumé, les entreprises en expansion ont besoin de transformation digitale RH pour suivre l’évolution de leurs ressources les plus précieuses : leurs employés.
Cependant, toute nouvelle technologie implique de nouveaux défis. Si la transformation digitale RH est indispensable pour devenir une organisation d’avenir, la mise en place d’un SIRH nécessite également une gestion du changement à l’échelle de l’entreprise.
Dans cet article, nous allons explorer 4 défis récurrents liés à la mise en place d’un SIRH. Commençons par le logiciel.
À mesure que le rôle des services RH évolue, la demande pour des systèmes RH augmente également. Voici trois solutions RH courantes qui permettent d’automatiser les tâches quotidiennes dans votre entreprise :
Peu importe votre choix, surmonter les défis liés à l’adoption du logiciel est essentiel au succès de la mise en place d’un SIRH.
Le logiciel n’est pas une solution en soi
Un logiciel ne devient une solution d’entreprise que lorsque ses utilisateurs atteignent l’adoption numérique – un état obtenu grâce à la formation et à une pratique active. Aujourd’hui, votre SIRH doit être fonctionnel et accessible à tous, où qu’ils soient. Cependant, tous les utilisateurs ne sont pas identiques : leurs compétences numériques, leur localisation géographique et leur autonomie varient.
Chez Lemon Learning, nous offrons un accompagnement complet pour les logiciels SIRH, y compris SAP SuccessFactors, Cornerstone, Workday et Sage, grâce à l’intégration de notre plateforme d’adoption numérique. Examinons de plus près les 4 défis de la mise en place d’un SIRH et de l’adoption d’un logiciel.
Identifier les défis liés à l’adoption d’un logiciel est essentiel pour anticiper, prévenir et résoudre les problèmes des utilisateurs dans votre organisation.
Vous avez décidé d’investir dans un nouveau SIRH. En plus des défis techniques auxquels vous allez faire face, le premier changement doit être humain. Sans une main-d’œuvre agile et adaptable, habituée à une culture de changement, les moindres ajustements risquent de nuire aux opérations de l’entreprise. Que faire alors ? Les projets de mise en place d’un SIRH doivent suivre les principes fondamentaux de la gestion du changement, en adoptant une approche centrée sur les employés.
En recentrant la planification de la mise en œuvre sur les employés, vous pouvez augmenter de 12 % la probabilité de succès. Les organisations performantes donnent aux employés la liberté d’expérimenter de nouvelles solutions et idées, tout en établissant des garde-fous pour éviter les dérives. (Source: Gartner, 2020)
Chaque membre de votre organisation utilisera le SIRH, ce qui implique différents profils, usages et fréquences d’utilisation. Le SIRH doit donc bénéficier à tous en facilitant la collaboration entre employés, managers et RH pour une efficacité accrue.
Les managers ont besoin de temps pour gérer. La standardisation des processus peut leur faire économiser des heures, voire des jours chaque année, en validant les demandes de leur équipe. Besoin de vérifier la gestion des absences ? Suivre les performances ? Superviser la formation dans le LMS ? La formation au SIRH permet aux managers de rationaliser les processus et de gérer les tâches administratives pour plusieurs personnes au même endroit, libérant ainsi du temps pour se concentrer sur des missions opérationnelles.
L’auto-service des employés (Employee Self-Service ou ESS) leur permet de gérer leurs affaires avec autonomie et simplicité. Rendez-vous médical ? Congés ? Notes de frais ? Plus besoin de formulaires papier fastidieux ou d’emails sans réponse pour valider leurs demandes. L’ESS simplifie les processus autrefois longs et coûteux, réduit les erreurs de saisie et augmente l’efficacité, rendant la formation au SIRH indispensable.
Les services RH ont toujours besoin d’une vue d’ensemble sur la santé organisationnelle et la performance des employés. Un déploiement de SIRH à l’échelle de l’entreprise sans gestion du changement ni formation adéquate peut entraîner :
Mettre en place un SIRH sans formation suffisante peut impacter négativement les RH, les managers, la formation, les finances, ainsi que les employés eux-mêmes. La gestion du changement et la formation sont des étapes incontournables pour réussir un projet de mise en place.
🍋 Conseil Lemon Learning : formez directement vos utilisateurs dans le SIRH
Que ce soit Cornerstone, SAP SuccessFactors, Workday, ou autre, la plateforme d’adoption digitale de Lemon Learning peut accompagner vos utilisateurs tout au long de leur apprentissage. Elle permet de :
L’engagement des employés avec le SIRH est un défi crucial, tant du point de vue des données que de leur autonomisation. Mais ce n’est qu’un outil, n’est-ce pas ? En réalité, une moindre dépendance envers le service RH permet de gagner du temps pour toutes les parties impliquées, tout en centralisant les données pour offrir une vue claire et actualisée des paies, absences, avantages, procédures, politiques, et bien plus encore.
Un SIRH engageant aide les employés à mieux comprendre les valeurs de l’entreprise, ses objectifs stratégiques et la structure globale de l’organisation.
Dans une étude, 66 % des raisons de départ des employés étaient liées à des problèmes d’engagement, de culture, de bien-être et d’équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
(Source : Onboarding Statistics, B2B Reviews)
Le déploiement d’un portail en libre-service dans votre SIRH permet aux employés de prendre régulièrement en charge la gestion de leurs profils. Dans une organisation moyenne ou grande en croissance, ces processus RH apparemment simples sont en fait la base d’une gestion optimale du capital humain. Selon une étude portant sur 587 projets de SIRH, 16 % des entreprises ont mis en œuvre un SIRH pour soutenir leur croissance.
L’un des principaux défis de la réussite de la mise en place d’un SIRH est la fréquence d’utilisation. Bien que le SIRH soit utilisé par tous dans l’organisation, employés et managers ne l’utilisent pas nécessairement quotidiennement pour ses fonctions (par exemple, demandes d’absence, congés, fiches de paie, etc.). Une utilisation peu fréquente peut entraîner :
Mais les conséquences peuvent être plus graves : une faible adoption de l’outil peut impacter l’efficacité globale. Pour éviter ces problèmes, il est essentiel de proposer une formation interactive intégrée au SIRH, particulièrement pour les utilisateurs peu fréquents.
Que ce soit un SIRH, un ERP, un CRM, un logiciel métier ou une application interne, une formation interactive grâce à une intégration d’adoption numérique est indispensable pour garantir le succès de vos projets de mise en place.
Formez vos utilisateurs avec des guides interactifs intégrés. Avec Lemon Learning, vous pouvez :
La mise en place d’un SIRH est essentielle pour toute entreprise cherchant à s’adapter à l’ère numérique. Cependant, elle ne se limite pas à l’installation du logiciel ; elle nécessite une gestion du changement bien pensée, une formation efficace et une stratégie claire pour favoriser l’adoption par les utilisateurs.