Les modes opératoires sont des documents physiques ou digitaux qui présentent de manière simple et détaillée les étapes d’une procédure, tâche par tâche. Leur but est de simplifier et d’optimiser les processus métier dans l’entreprise. Instrument phare de la mise en place d’une stratégie de management de la qualité, le mode opératoire sert à garantir la sécurité et la pérennité du savoir-faire de la société. Il aide à booster la productivité de chaque collaborateur à son poste de travail. Quel est le meilleur exemple de mode opératoire pour votre entreprise ?
Le guide interactif est un contenu pédagogique intégré en surcouche d’un logiciel pour faciliter la prise en main pas à pas de l’outil numérique en question. Cet exemple de mode opératoire est disponible à la demande 24/7 quand l’utilisateur rencontre un problème. Cette solution évite les pertes de temps et les tracasseries liées à l’effort de l’opérateur qui cherche à se rappeler les informations mémorisées ou à consulter une ressource (vidéo, PDF, image, manuel utilisateur, etc.) en dehors de l’outil digital.
Créer un mode opératoire interactif permet d’autonomiser les collaborateurs dans l’apprentissage des méthodes de travail. En quelques clics, ils peuvent l’utiliser autant de fois que nécessaire. Le cerveau pourra ainsi progressivement graver durablement les bons gestes dans la mémoire procédurale. Le déploiement d’un guide interactif est très souvent géré grâce à une plateforme d’adoption digitale comme Lemon Learning. Avec notre outil, l’utilisateur peut profiter d’un accompagnement pas-à-pas dans les étapes de la procédure de travail grâce à :
Adopter ces types de modes opératoires réduit considérablement les demandes de support.
Les vidéos tutoriels sont un exemple largement répandu de mode opératoire pour l’exécution des instructions de travail. Ils proposent une manière interactive, ludique et dynamique de faire découvrir les étapes détaillées des processus métier aux collaborateurs. La mise en place de ces modes opératoires aide grandement à faciliter la compréhension des utilisateurs. Le cerveau peut assimiler plus rapidement une grande quantité de données complexes présentées sous forme d’images, comparativement à un contenu textuel. En moyenne, le traitement des informations visuelles se fait 60 000 fois plus vite que celui d’un texte.
Pour un mode opératoire, ces vidéos explicatives doivent avoir une qualité professionnelle (bonne clarté d’image, excellente voix off, facilité de streaming ou de téléchargement, etc.). Idéalement, il faut utiliser des visuels de courte durée (2 à 3 minutes maximum) pour retenir l’attention du spectateur tout au long de la lecture du guide. Ce type de support est idéal pour expliquer des procédures complexes comme un process de vente.
Il s’agit de combiner des diagrammes, des graphiques, des images et du texte pour présenter de la manière la plus succincte et aguichante possible l’information. Il s’agit de la meilleure alternative si l’on veut proposer le mode opératoire sous forme de visuel sans avoir à investir dans la réalisation d’une vidéo professionnelle. Les infographies sont très efficaces pour présenter les étapes détaillées de procédures simples comme la gestion des rendez-vous client ou l’organisation des entretiens annuels d’évaluation.
Les manuels PDF téléchargeables présentent, sous forme de texte structuré, les instructions techniques pour bien effectuer les missions d’un poste de travail en entreprise. Elle permet d’expliquer tâche par tâche n’importe quel type de procédure (simple ou complexe). Rédiger le mode opératoire sous forme d’article prend généralement peu de temps et est très économique. Le format est également facile à partager.
Il est essentiel de trouver un expert doté d’une excellente capacité de restitution pédagogique pour créer un support facilement compréhensible par tous. Un manuel d’opération PDF efficace privilégie les phrases courtes et évite les répétitions inutiles. Dans le texte rempli de présentations d’exemples concrets de terrain, on utilise très souvent des listes à puces pour expliquer plusieurs instructions successives d’une même tâche.
Rédigez le mode opératoire en utilisant une application mobile spécialisée qui peut proposer plusieurs templates de présentation des instructions de travail. Les informations sont disponibles de n’importe où et 24/7 à condition d’avoir une bonne connexion internet. Cette solution pratique optimise la proactivité du support pour les équipes de terrain. Les applications mobiles spécialisées possèdent des modules de recherche et de filtrage des données en fonction des mots-clés employés. En quelques secondes, l’utilisateur peut accéder à des captures d’écran, vidéos ou manuels PDF qui peuvent l’aider à gérer rapidement la problématique concernée en suivant quelques étapes simples.
Ce tableau récapitule les points forts et les limites de chaque exemple de mode opératoire.
| Modes opératoires | Avantages | Limites |
|---|---|---|
| Guide interactif | – Favorise le Learning by Doing – Disponible 24/7 – Facile à mettre à jour – Outil intuitif et évolutif – Réduction du cout du support |
Utilisable uniquement et directement dans les logiciels SaaS tels des CRM, SIRH, ERM |
| Vidéo tutoriel | – Convient pour l’explication étape par étape des procédures complexes – Très facile à comprendre grâce au format visuel – Format de mode opératoire dynamique et engageant |
Coût de production relativement élevé pour avoir d’excellentes vidéos |
| Infographie | – Meilleur compromis entre mode opératoire sous forme de texte et vidéo tutoriel – Facile à comprendre grâce aux illustrations visuelles – Pertinent pour expliquer les processus métier simples |
Pas très adapté à l’explication des procédures de travail très complexes (étape par étape ou tâche par tâche) |
| Manuels PDF téléchargeables | – Convient pour présenter les tâches de tous les types de procédures (simples ou complexes) – Facile à rédiger et à partager |
Peut être difficile à comprendre pour certains néophytes sans l’introduction de plusieurs éléments visuels pour illustrer les exemples |
| Application mobile | – Disponible 24/7 – Aide à centraliser et à diffuser facilement plusieurs sortes de ressources pour les équipes de terrain : infographies, tutoriels, captures d’écran, textes, etc. |
Peut être moins efficace s’il faut l’utiliser dans une zone où la connexion internet est mauvaise |
L’analyse des facteurs suivants peut vous aider à choisir le meilleur format de mode opératoire pour chaque poste de travail dans votre entreprise :
Il est essentiel d’analyser les demandes support les plus fréquentes pour les équipes opérationnelles. Il faut aussi correctement évaluer les besoins et le profil des utilisateurs des modes opératoires à créer. Une enquête auprès des collaborateurs permet de mieux définir les bases de choix de la solution d’assistance la plus efficace.
Il existe plusieurs types de modes opératoires pour présenter les procédures de travail d’une entreprise : vidéos tutoriels, guides interactifs, manuels PDF, infographies, applications mobiles, etc. Le meilleur exemple de mode opératoire est celui qui répond précisément aux besoins des utilisateurs et qui peut facilement s’adapter à l’évolution des postes dans l’entreprise.