Per ottimizzare i processi aziendali di gestione delle risorse umane, le aziende difficilmente possono fare a meno dell'implementazione di un progetto HRIS (sistema informativo per la gestione delle risorse umane). L'HRIS designa l'insieme dei processi digitali e delle soluzioni software che consentono di ottimizzare, gestire e monitorare le attività legate al personale. Per garantire i migliori risultati, il progetto deve essere organizzato in modo metodico, tenendo conto delle reali esigenze della funzione HR. Come riuscire nella gestione del progetto HRIS della vostra azienda?
La trasformazione digitale e il miglioramento dell'esperienza lavorativa dei collaboratori sono oggi leve fondamentali per le prestazioni aziendali. Implementare un progetto HRIS coerente consente di automatizzare, semplificare, omogenizzare e fluidificare tutti i processi HR dell'azienda. Il responsabile del progetto si occupa di individuare e distribuire i software che rispondono concretamente alle esigenze in materia di gestione delle retribuzioni, reclutamento, coordinamento dei team, mobilità interna e formazione continua.
Un software HR offre inoltre al dipendente uno spazio digitale sicuro per centralizzare e consultare in tempo reale i propri dati professionali. Queste informazioni riguardano processi quali:
L'implementazione di un progetto HRIS mira quindi a ridurre le richieste al servizio HR da parte dei dipendenti e ad alleggerire la produzione delle pratiche amministrative. L'HRIS consente inoltre di rispettare gli obblighi legali previsti dalla normativa sul lavoro riguardanti il trattamento dei dati dei dipendenti.
Per realizzare con successo un progetto HRIS, l'iniziativa deve essere pienamente supportata dal team dirigente. Questo facilita la messa a disposizione dei finanziamenti necessari e legittima il progetto agli occhi di tutta l'organizzazione. È altrettanto importante ottenere il coinvolgimento dei sindacati dei lavoratori, della direzione HR e della direzione IT, affinché ogni attore comprenda i vantaggi concreti dell'adozione di un HRIS efficiente per il proprio ruolo e per le prestazioni dell'azienda.
La scelta di un responsabile serio e competente è un fattore determinante per l'elaborazione, la gestione e il monitoraggio del progetto HRIS. L'azienda ha principalmente due opzioni: designare un responsabile interno proveniente dalla direzione delle risorse umane oppure dalla direzione dei sistemi informativi. Il responsabile designato può seguire una formazione presso un organismo accreditato per rafforzare le proprie competenze in materia di gestione dei sistemi informativi HR.
Se si ricorre a un consulente HRIS indipendente, è necessario valutare con attenzione le esperienze pregresse, la reputazione e il livello di formazione. Idealmente, il consulente deve conoscere l'ambiente operativo e le prospettive di evoluzione specifiche per il settore e le dimensioni dell'azienda.
Per autonomizzare i collaboratori e liberare i team HR dalle attività amministrative più onerose, nessuna fase del progetto HRIS va affrontata con leggerezza. Il responsabile del progetto garantisce il coordinamento armonioso delle risorse umane, finanziarie e tecniche necessarie al raggiungimento dei risultati.
Il primo passo consiste nel delimitare il perimetro del progetto per arrivare alla redazione del capitolato per l'implementazione del sistema informativo delle risorse umane. In concertazione con tutti gli attori coinvolti, il responsabile del progetto dovrà identificare le sfide, i rischi e i benefici attesi. È necessario realizzare un audit degli strumenti digitali HR e dei processi già in uso.
Questo audit consente di individuare piste di miglioramento per la gestione delle buste paga, del reclutamento, delle note spese, dei colloqui e dei piani formativi. Il capitolato del progetto HRIS terrà conto degli obiettivi di implementazione, del budget disponibile, dei miglioramenti attesi, delle evoluzioni future, dei tempi di distribuzione e dei criteri di successo.
Il responsabile del progetto si basa sui bisogni e sulle aspettative dei futuri utenti per selezionare la soluzione con le funzionalità più adatte. Il sistema informativo deve potersi adattare all'evoluzione delle normative sul lavoro e alle esigenze aziendali nel tempo. È importante scegliere un software HR accessibile da tutti i dispositivi, facile da distribuire e integrabile con gli strumenti già in uso.
L'editore del software deve offrire un supporto efficace per facilitare l'utilizzo continuativo della soluzione. Il consulente HRIS gestisce la parametrizzazione, i test unitari, la fase di collaudo nell'ambiente di lavoro reale e infine la messa in produzione.
Prima, durante e dopo la distribuzione dell'HRIS, è fondamentale rassicurare i dipendenti che mostrano resistenze rispetto alla digitalizzazione dei processi HR. Occorre prevedere un accompagnamento personalizzato per aiutare ciascun utente a superare le difficoltà tecniche nell'utilizzo delle nuove soluzioni. Questo accompagnamento deve essere continuo: rispondere alle domande, raccogliere i feedback e apportare gli aggiornamenti necessari allo strumento.
Possono essere necessarie formazioni mirate per favorire una presa in mano completa ed efficace dei nuovi strumenti HR. Come sottolinea Pierre-Alexandre Mass, DSI de transition: "Puoi realizzare il progetto più interessante del mondo, ma se non c'è supporto per gli utenti, l'adozione sarà molto limitata. Occorrono quindi strumenti che permettano alle persone di sviluppare competenze su questi nuovi strumenti in modo semplice e intuitivo."
L'utilizzo di una soluzione come Lemon Learning permette di integrare direttamente guide interattive e tutorial contestuali nei software HR, facilitando l'apprendimento nel momento del bisogno, senza interrompere il flusso di lavoro. Per approfondire questo aspetto, scoprite come Lemon Learning supporta i team HR nell'adozione dei nuovi strumenti digitali.
Per massimizzare i benefici del progetto HRIS, è necessario ottenere l'impegno dei team sul lungo termine. Raccogliere regolarmente le opinioni degli utenti permette di effettuare riadattamenti costruttivi e di mantenere alta la motivazione intorno al progetto. In un'ottica di miglioramento continuo, è utile definire indicatori chiave di prestazione (KPI) per analizzare progressivamente i risultati e gli impatti del progetto.
In sintesi, per riuscire in un progetto HRIS è necessario coinvolgere tutte le parti interessate in ogni fase del processo. Il responsabile del progetto deve censire con precisione i bisogni e gli obiettivi aziendali, proponendo soluzioni economicamente sostenibili ed efficaci per ottimizzare la gestione delle risorse umane.
Lukas Joseph guida la strategia di inbound marketing e di digital adoption di Lemon Learning. Esplora gli usi concreti delle piattaforme di adozione digitale in azienda e le tendenze emergenti del settore, unendo marketing di prodotto, crescita B2B e formazione degli utenti.