Guida completa per il successo del tuo progetto HRIS

Per ottimizzare i processi aziendali di gestione delle risorse umane, le aziende difficilmente possono fare a meno oggi dell'implementazione di un progetto HRIS (sistema informativo per la gestione delle risorse umane). Esso designa, in azienda, l'insieme dei processi digitali e delle soluzioni software. Questi consentono di ottimizzare, gestire e monitorare le prestazioni delle risorse umane. Per garantire i migliori risultati, il progetto HRIS deve essere oggetto di un'organizzazione metodica che tenga conto delle reali esigenze di gestione delle risorse umane. Come riuscire nella gestione del progetto HRIS della vostra azienda?

Comprendere l'importanza del progetto HRIS

Oggi, la trasformazione digitale e il miglioramento dell'esperienza lavorativa dei collaboratori sono imperativi per il miglioramento delle prestazioni aziendali. Implementare un progetto HRIS coerente consente di automatizzare, semplificare, omogenizzare e fluidificare tutti i processi HR dell'azienda. Il responsabile del progetto HRIS si occupa di trovare e distribuire i software che rispondono realmente alle esigenze dell'azienda in materia di gestione delle retribuzioni, gestione del reclutamento, coordinamento dei team, ecc. Anche la gestione della mobilità interna e della formazione continua può essere informatizzata.

Un software HR aiuta anche il dipendente a usufruire di uno spazio digitale sicuro per centralizzare e accedere in tempo reale ai propri dati professionali riservati. Queste informazioni riguardano vari processi aziendali:

• formazione continua,
• contratti di servizio,
• gestione delle retribuzioni,
• gestione delle assenze, ecc.

L'implementazione di un progetto HRIS mira quindi a ridurre le richieste al servizio HR da parte dei dipendenti. È necessario anche ridurre la produzione delle pratiche amministrative importanti per la gestione delle risorse umane. L'HRIS consente inoltre di rispettare tutti gli obblighi legali previsti dal Codice del lavoro riguardanti il trattamento dei dipendenti.

Strategie per realizzare con successo il vostro progetto HRIS

Per realizzare con successo un progetto HRIS, l'iniziativa deve essere interamente supportata dal team dirigente dell'azienda. Ciò facilita la messa a disposizione dei finanziamenti necessari per distribuire le migliori soluzioni. È necessario ottenere anche l'adesione e il coinvolgimento incondizionato dei sindacati dei lavoratori, della direzione HR e della direzione IT per portare avanti insieme il progetto. Ogni attore deve conoscere con precisione i vantaggi dell'adozione di un HRIS efficiente per l'evoluzione di ciascun ruolo e le prestazioni della vostra azienda.

La cosa più importante resta trovare un responsabile serio e competente per condurre l'elaborazione, la gestione e il monitoraggio-valutazione del progetto HRIS. La vostra azienda ha principalmente due scelte in questo caso per ottimizzare la gestione delle risorse umane. Potete designare un responsabile del progetto HRIS appartenente alla direzione delle risorse umane oppure alla direzione dei sistemi informativi. Il responsabile del progetto designato internamente può seguire una formazione presso un organismo accreditato per completare le proprie competenze e conoscenze in materia di gestione dei sistemi informativi HR.

Se vi avvalete dei servizi di un consulente HRIS indipendente, dovete analizzare con attenzione le esperienze lavorative, la reputazione e il livello di formazione. Idealmente, questo consulente deve padroneggiare l'ambiente operativo e le prospettive di evoluzione per un'azienda delle vostre dimensioni e del vostro settore di attività.

Le fasi essenziali di un progetto HRIS

Per riuscire ad autonomizzare i vostri collaboratori e liberare i team HR dalle attività di gestione che richiedono molto tempo, nessuna fase del progetto HRIS va affrontata con leggerezza. Il responsabile del progetto garantisce l'organizzazione armoniosa delle risorse umane, finanziarie e tecniche per il raggiungimento dei risultati.

La definizione dei bisogni dell'azienda

È necessario delimitare il perimetro del progetto per arrivare alla redazione del capitolato per l'implementazione del sistema informativo delle risorse umane. In concertazione con gli attori coinvolti, il responsabile del progetto SIRH dovrà identificare le sfide, i rischi e i benefici attesi dall'iniziativa. Sarà necessario realizzare un audit degli strumenti digitali HR e dei processi HR già messi in atto.

Ciò consente di trovare piste di miglioramento per gestire le buste paga, il reclutamento, le note spese, i colloqui, i piani di attività, ecc. Il capitolato del progetto SIRH terrà conto degli obiettivi di implementazione del progetto, del budget, dei miglioramenti desiderati, delle evoluzioni da prevedere, dei tempi di distribuzione, ecc.

La scelta del software di gestione HR

Il responsabile del progetto SIRH si basa sui bisogni e sulle aspettative dei futuri utenti per scegliere la soluzione dotata delle migliori funzionalità. Il sistema informativo deve potersi adattare all'evoluzione delle normative del lavoro e alle esigenze aziendali. Sarà necessario scegliere un software HR accessibile da tutti i supporti informatici. Deve potersi distribuire facilmente e integrarsi agli strumenti esistenti.

L'editore del software deve infine offrire un supporto efficace per facilitare l'utilizzo continuativo della propria soluzione. Il consulente SIRH gestisce la parametrizzazione della soluzione HR e la realizzazione dei test unitari, la fase di test del software nel proprio ambiente di lavoro e infine la fase di messa in produzione e sfruttamento della soluzione.

La gestione del cambiamento

Prima, durante e dopo la distribuzione del SIRH, è necessario rassicurare i dipendenti che hanno reticenze rispetto alla digitalizzazione dei processi HR. Si tratterà di fornire un accompagnamento personalizzato a ogni dipendente per superare le difficoltà tecniche nell'utilizzo delle nuove soluzioni. L'accompagnamento deve essere quotidiano per rispondere alle domande, raccogliere i feedback sull'utilizzo delle soluzioni e realizzare gli aggiornamenti necessari sullo strumento.

Potrebbero essere necessarie formazioni intensive personalizzate per facilitare la presa in mano completa ed efficace dei nuovi strumenti HR. L'utilizzo di una soluzione web efficace come Lemon Learning permette di integrare direttamente guide interattive e tutorial contestuali nei software per facilitare l'apprendimento.

Massimizzare i benefici del progetto SIRH

Per massimizzare i benefici del progetto SIRH, è necessario ottenere l'impegno dei team sul lungo termine. Sollecitate regolarmente le opinioni degli utenti per effettuare riadattamenti costruttivi e federatori sul progetto di sistema informativo. In un'ottica di miglioramento continuo, sarà necessario definire degli indicatori chiave di prestazione (KPI) per analizzare progressivamente i risultati e gli impatti del progetto.

Per riuscire in un progetto SIRH, è necessario coinvolgere l'insieme delle parti interessate dell'azienda in ogni fase del processo. Il responsabile del progetto SIRH deve poter censire con precisione i bisogni e gli obiettivi aziendali in ogni fase. Potrà quindi proporre soluzioni economiche ed efficaci per il raggiungimento degli obiettivi di ottimizzazione della gestione delle risorse umane.