Guia completo para o seu projeto SIRH

Para otimizar os processos de negócio da gestão de recursos humanos, as empresas dificilmente podem prescindir hoje da implementação de um projeto SIRH (sistema de informação para a gestão de recursos humanos). Este designa, na empresa, o conjunto de processos digitais e soluções de software. Permitem otimizar, gerir e acompanhar o desempenho dos recursos humanos. Para garantir os melhores resultados, o projeto SIRH deve ser objeto de uma organização metódica que tenha em conta as necessidades reais de gestão de recursos humanos. Como ter sucesso na gestão do projeto SIRH da sua empresa?

Compreender a importância do projeto SIRH

Hoje em dia, a transformação digital e a melhoria da experiência de trabalho dos colaboradores são imperativos para a melhoria do desempenho na empresa. Implementar um projeto SIRH coerente permite automatizar, simplificar, homogeneizar e fluidificar todos os processos de RH da empresa. O responsável pelo projeto SIRH encarrega-se de encontrar e implementar os softwares que respondem verdadeiramente às necessidades da empresa em matéria de gestão de salários, gestão do recrutamento, coordenação das equipas, etc. A gestão da mobilidade interna e da formação contínua também pode ser informatizada.

Um software de RH ajuda também o colaborador a usufruir de um espaço digital seguro para centralizar e aceder em tempo real aos seus dados profissionais confidenciais. Estas informações dizem respeito a diversos processos de negócio:

• formação contínua,
• contratos de serviço,
• gestão de salários,
• gestão de ausências, etc.

A implementação de um projeto SIRH visa assim reduzir a solicitação do serviço de RH por parte dos colaboradores. Deve também reduzir a produção de procedimentos administrativos importantes para a gestão de recursos humanos. O SIRH permite-lhe ainda cumprir todas as obrigações legais previstas no Código do Trabalho no que diz respeito ao tratamento dos trabalhadores.

Estratégias para ter sucesso no seu projeto SIRH

Para ter sucesso num projeto SIRH, a iniciativa deve ser inteiramente apoiada pela equipa dirigente da empresa. Isso facilita a disponibilização do financiamento para implementar as melhores soluções. Deve também obter a adesão e o envolvimento incondicional dos sindicatos de trabalhadores, da DRH e da DSI para conduzirem juntos o projeto. Cada interveniente deve conhecer com precisão as vantagens da adoção de um SIRH eficaz para a evolução de cada cargo e o desempenho da sua empresa.

O mais importante é encontrar um responsável sério e competente para conduzir a elaboração, a gestão e o acompanhamento-avaliação do projeto SIRH. A sua empresa tem principalmente duas opções aqui para otimizar a gestão de recursos humanos. Pode designar um responsável pelo projeto SIRH pertencente seja à direção de recursos humanos, seja à direção de sistemas de informação. O responsável pelo projeto designado internamente pode frequentar uma formação junto de um organismo acreditado para complementar as suas competências e conhecimentos em matéria de gestão de sistemas de informação de RH.

Se solicitar os serviços de um consultor independente de SIRH, deve analisar minuciosamente as experiências de trabalho, a sua reputação e o seu nível de formação. Idealmente, este consultor deve dominar o ambiente operacional e as perspetivas de evolução para uma empresa da sua dimensão e do seu setor de atividade.

As etapas essenciais de um projeto SIRH

Para conseguir autonomizar os seus colaboradores e libertar as equipas de RH das tarefas de gestão que consomem muito tempo, nenhuma etapa do projeto SIRH deve ser abordada levianamente. O responsável pelo projeto assegura a organização harmoniosa dos meios humanos, financeiros e técnicos para o alcance dos resultados.

A definição das necessidades da empresa

Deve delimitar o âmbito do projeto para chegar à redação do caderno de encargos para a implementação do sistema de informação de recursos humanos. Em concertação com os intervenientes envolvidos, o chefe de projeto SIRH deverá identificar os desafios, os riscos e os benefícios esperados da iniciativa. Deverá realizar uma auditoria das ferramentas digitais de RH e dos processos de RH já implementados.

Isso permite encontrar pistas de melhoria para gerir o processamento salarial, o recrutamento, as notas de despesas, as entrevistas, os planeamentos de atividade, etc. O caderno de encargos do projeto SIRH terá em conta os objetivos de implementação do projeto, o orçamento, as melhorias desejadas, as evoluções a prever, os prazos de implementação, etc.

A escolha do software de gestão de RH

O chefe de projeto SIRH baseia-se nas necessidades e expectativas dos futuros utilizadores para escolher a solução dotada das melhores funcionalidades. O seu sistema de informação deve poder adaptar-se à evolução dos regulamentos laborais e das necessidades do negócio. Deverá escolher um software de RH acessível a partir de todos os suportes informáticos. Deve poder ser implementado facilmente e integrar-se nas ferramentas existentes.

O editor do software deve ainda oferecer um suporte eficaz para facilitar a utilização contínua da sua solução. O consultor SIRH gere a parametrização da sua solução de RH e a realização dos testes unitários, a etapa dos testes do software no seu ambiente de trabalho e, por fim, a etapa de colocação em produção e exploração da solução.

A gestão da mudança

Antes, durante e após a implementação do SIRH, deve tranquilizar os colaboradores que apresentam resistências em relação à digitalização dos processos de RH. Trata-se de fornecer um acompanhamento personalizado a cada colaborador para superar as dificuldades técnicas na utilização das novas soluções. O acompanhamento deve ser diário para responder às questões, recolher os feedbacks sobre a utilização das soluções e realizar as atualizações necessárias na ferramenta.

Poderão ser necessárias formações intensivas personalizadas para facilitar a adoção completa e eficaz das novas ferramentas de RH. A utilização de uma solução web eficaz como a Lemon Learning permite integrar diretamente guias interativos e tutoriais contextuais nos softwares para facilitar a aprendizagem.

Maximizar os benefícios do projeto SIRH

Para maximizar os benefícios do projeto SIRH, deve obter o envolvimento das equipas a longo prazo. Solicite regularmente as opiniões dos utilizadores para fazer reajustamentos construtivos e federadores no projeto de sistema de informação. Numa lógica de melhoria contínua, deverá definir indicadores-chave de desempenho (KPI) para analisar progressivamente os resultados e impactos do projeto.

Para ter sucesso num projeto SIRH, deve envolver o conjunto das partes interessadas da empresa em cada etapa do processo. O chefe de projeto SIRH deve poder identificar com precisão as necessidades e objetivos do negócio em cada etapa. Poderá então propor soluções económicas e eficazes para atingir os objetivos de otimização da gestão dos recursos humanos.